So organisierst du eine Softwaremesse ohne Lücken

Eine Softwaremesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Ort und Messekonzept fest, bevor du Aussteller ansprichst oder Technik reservierst. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung, Programm, Einladungen und die Abstimmung technischer Anforderungen. Plane feste Fristen ein: Viele Probleme entstehen, weil Ausstellerdaten, WLAN-Bedarf oder Ernährungswünsche erst wenige Tage vor dem Messetag abgefragt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Messekonzept und Thema festlegen
3 Personen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Besuchereinladung erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Ausstellerbedingungen versenden
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Catering reservieren
2 Personen
12
Ausrüstung reservieren
2 Personen
13
Messeplan erstellen
2 Personen
14
Standplätze zuweisen
2 Personen
15
Ausstelleraufteilung bestätigen
16
Programm und Vorführungen planen
3 Personen
17
Sprecher informieren
18
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
19
Genehmigungen prüfen
20
Versicherung und Sicherheit prüfen
21
Werbematerial gestalten
2 Personen
22
Programm online veröffentlichen
23
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Besucherliste ausdrucken
26
Ausstellerbriefing versenden
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Aussteller telefonisch bestätigen
2 Personen
30
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
31
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
32
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
33
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
34
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
35
Stellwände aufbauen
4 Personen
36
Stromanschlüsse und Kabel verlegen
3 Personen
37
Präsentationsbildschirm installieren
2 Personen
38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
39
Demonstrations-Laptops anschließen
3 Personen
40
Internetverbindung testen
2 Personen
41
Aussteller empfangen
3 Personen
42
Ausstellerstände einrichten
8 Personen
43
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
44
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen

Event

45
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
46
Besucher empfangen
3 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
49
Besucher zu den Ständen begleiten
2 Personen
50
Vorführungen betreuen
3 Personen
51
Mikrofone und Präsentationen bedienen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks auffüllen
2 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Technische Fragen lösen
2 Personen
58
Programmpunkte ankündigen
59
Besucher über die Abreise informieren
2 Personen
60
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen
61
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Geräte ausschalten
2 Personen
63
Standmaterial sammeln
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Materialien zurückbringen
3 Personen
69
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
70
Ausstellermaterialien zurückgeben
2 Personen
71
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Teilnehmerdaten archivieren
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 18
Besucher-StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
Registrierungstisch
HockerAnz. 12
StandwändeAnz. 18
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 12
BildschirmeAnz. 8
Projektor
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
WLAN-RouterAnz. 2
Netzwerk-SwitchesAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
HDMI-KabelAnz. 8
NetzwerkkabelAnz. 20
USB-C-AdapterAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
Laptop-LadegeräteAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Catering

KühlboxenAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ServierplattenAnz. 12
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
Einkäufe

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
PflanzenAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 100
PräsentationstafelnAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtstativeAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlgitterAnz. 4

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Konzept. Stelle danach die Ausstellerliste zusammen und verschicke Einladungen mit einer klaren Anmeldefrist von zwei bis drei Wochen.
Frage technische Anforderungen direkt mit der Anmeldung ab. Erfasse pro Stand benötigte Laptops, Bildschirme, HDMI- oder USB-C-Adapter, Netzwerkanschlüsse und Strom; bestätige fehlende Angaben spätestens 14 Tage vor der Messe.
Erstelle den Messeplan erst, wenn die Ausstelleraufteilung weitgehend feststeht. Weise Standplätze, Besucher-Stühle, Stehtische und Standwände mindestens 7 Tage vorher zu und sende jedem Aussteller seinen Aufbauplatz.
Plane Vorführungen mit festen Zeitfenstern und informiere Sprecher spätestens 3 Wochen vorher. Prüfe für jede Präsentation Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult gemeinsam in einem Techniktest.
Reserviere Catering nach der Anmeldefrist und rechne Ernährungswünsche getrennt aus. Bereite Registrierungstisch, Namensschilder und Besucherliste am Vortag vor, damit der Einlass nicht durch Nachdrucke und fehlende Daten stockt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Softwaremesse organisieren?: Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Messetag. In den ersten zwei Wochen legst du Termin, Ort und Konzept fest; danach bleiben genug Zeit für Aussteller, Genehmigungen, Technik und Einladungen.
Wann sollte man Aussteller zu einer Softwaremesse einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von zwei bis drei Wochen. Die endgültigen Standplätze solltest du spätestens 7 Tage vor der Messe bestätigen.
Wie viel Zeit braucht die technische Planung einer Softwaremesse?: Sammle technische Anforderungen mindestens 6 Wochen vorher und führe 7 bis 14 Tage vor der Messe einen vollständigen Test durch. Prüfe dabei WLAN, Netzwerk-Switches, Kabel, Bildschirme, Präsentationslaptop und Tonanlage.
Wann muss man das Catering für eine Softwaremesse bestellen?: Reserviere das Catering spätestens 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige die Personenzahl nach Ende der Anmeldefrist. Ernährungswünsche sollten mindestens 10 Tage vor der Veranstaltung an den Caterer gehen.

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