Organiser un salon du livre jeunesse : méthode et planning

Un salon du livre jeunesse se prépare en plusieurs étapes : réserver le lieu, fixer les horaires, recruter les exposants, puis construire un programme adapté aux enfants. Le travail le plus souvent sous-estimé concerne les inscriptions, le tri des livres et la circulation dans l’espace. Prévoyez aussi assez tôt le coin lecture, les activités, les bénévoles et les moyens de paiement. Ce plan vous aide à suivre l’ordre des préparatifs jusqu’à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du marché
2
Demander le permis de marché
3
Fixer la date et les horaires
4
Recruter des exposants
2 personnes
5
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
6
Établir le programme du coin lecture
2 personnes
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
10
Publier la page de l’événement en ligne
11
Enregistrer les exposants
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer le lecteur
15
Acheter des activités pour enfants
2 personnes
16
Clore la collecte de livres
3 personnes
17
Trier les livres
4 personnes
18
Évaluer les livres
3 personnes
19
Répartir les livres par genre
3 personnes
20
Préparer le plan du stand
2 personnes
21
Informer les exposants
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Publier les horaires de lecture
24
Prévoir le mode de paiement pour le stand du marché
25
Récupérer la monnaie
26
Faire les courses
2 personnes
27
Vérifier le matériel
2 personnes
28
Préparer les livres et le matériel
4 personnes
29
Préparer la caisse et les étiquettes de prix
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer les tentes de fête
4 personnes
33
Installer les stands du marché
6 personnes
34
Aménager le coin lecture
3 personnes
35
Aménager la tente de bricolage
3 personnes
36
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Ouvrir la caisse
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Vendre des livres
6 personnes
46
Encadrer la lecture
2 personnes
47
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
48
Encadrer la chasse au trésor
2 personnes
49
Servir les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Annoncer le dernier tour de vente
55
Fermer la caisse
2 personnes
56
Faire le check-out des exposants
3 personnes
57
Emballer les livres en toute sécurité
4 personnes

Suivi

58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Évacuer les déchets
2 personnes
64
Rassembler les objets trouvés
65
Rapporter le matériel
2 personnes
66
Trier les livres invendus
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Déposer le produit des ventes
2 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Bibliothèquesqté 6
Poufsqté 12
Couverturesqté 6
Bacs de rangementqté 20

Matériel de marché

Livres pour enfantsqté 500
Étiquettes de prixqté 600
Marque-pagesqté 500
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Bacs à monnaieqté 3
Listes de prixqté 15
Étiquettes nominativesqté 150
Panneaux des exposantsqté 15
Flèches de directionqté 20
Chemises à pinceqté 6
Sets de stylosqté 10

Décoration

Guirlandes de livresqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Assiettes décorativesqté 12
Nappesqté 12
Crochets adhésifsqté 40
Décoration de tableqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 12
Bacs de bricolageqté 8
Sets de crayons de couleurqté 20
Tabliers pour enfantsqté 12
Kits de tamponsqté 8
Pots à stylosqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pinces de serviceqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, la date et les horaires : vérifiez le permis nécessaire avant de confirmer les exposants ou d’imprimer les affiches. Gardez une marge d’au moins 4 à 6 semaines pour les démarches administratives.
Fixez rapidement la capacité du salon et le nombre de stands. Un plan avec tables, bibliothèques, poufs et fauteuils de lecture évite de réserver du mobilier sans prévoir les passages et les zones d’attente.
Ne limitez pas la communication aux invitations : publiez la page de l’événement, distribuez les affiches et envoyez les informations pratiques aux exposants. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille.
Traitez les livres en plusieurs temps : clôturez la collecte, triez-les par genre, évaluez leur état et préparez les étiquettes de prix avant l’installation. Les caisses, listes de prix et marque-pages doivent être regroupés par stand pour ne pas les chercher le matin.
Préparez le jour J avec un planning de bénévoles et des horaires de lecture publiés à l’avance. Testez le microphone et les haut-parleurs avant l’ouverture, et prévoyez la monnaie ainsi que les terminaux de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du livre jeunesse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir le permis éventuel, recruter les exposants, organiser les activités et communiquer les horaires de lecture.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon du livre jeunesse ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement. Une relance 10 à 14 jours avant aide à confirmer les inscriptions et à recueillir les besoins alimentaires restés en suspens.
Comment organiser le coin lecture pour les enfants ?: Définissez le programme au moins 3 semaines à l’avance et confirmez le lecteur avant de publier les horaires. Installez les poufs et les couvertures dans une zone séparée des stands, avec un passage dégagé vers l’entrée.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon du livre jeunesse ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, 1 pour les paiements et 1 pour le coin lecture ou les activités, puis ajoutez 1 personne par tranche de 30 à 40 visiteurs attendus. Répartissez les horaires en créneaux de 2 à 3 heures pour éviter les absences.

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