Organiser un marché aux plantes sans rien oublier

Un marché aux plantes demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, répartir les emplacements et transmettre les bonnes informations aux vendeurs avant leur arrivée. Le jour même, l’installation des tentes et des stands, l’arrosage des plantes, les paiements et les livraisons doivent suivre un ordre précis. Cette checklist rassemble 76 tâches et 76 équipements pour préparer chaque étape sans courir après le matériel au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les producteurs et les vendeurs
2 personnes
Valider définitivement les vendeurs
2 personnes
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Créer le plan
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le marché en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux vendeurs
Commander le catering
Vérifier les toilettes
Vérifier les prévisions météo
Gérer l'argent liquide et la monnaie
Tester la caisse et le terminal de paiement
Récupérer les plantes et le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Arroser les plantes
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes

Événement

Recevoir les livraisons des vendeurs
3 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les vendeurs
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Disposer les plantes par stand
6 personnes
Afficher les tarifs
3 personnes
Installer la table d’atelier
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester le son et le micro
Vérifier l’entrée et l’itinéraire
2 personnes
Faire l'annonce d'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Emballer les plantes
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Arroser les plantes
2 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Animer l’atelier
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Soutenir les vendeurs pendant la vente
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

Rassembler les plantes restantes
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Entretenir les plantes restantes
2 personnes
Informer les vendeurs du règlement
Enregistrer les objets trouvés
Ranger la décoration
2 personnes
Ranger les produits de nettoyage
Évacuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Tabouretsqté 8
Tables pour plantesqté 16
Chariots de transportqté 4
Palettesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Haut-parleur
Microphone
Chargeurs de batterieqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Arrosoirqté 6
Pulvérisateursqté 4
Seauxqté 6

Matériel de marché

Plantes d’intérieurqté 120
Plantes d’extérieurqté 150
Plantes aromatiquesqté 80
Bulbesqté 40
Sachets de grainesqté 120
Pots de fleursqté 100
Bacs à plantesqté 40
Bacs de cultureqté 60
Sacs de terreauqté 20
Étiquettes pour plantesqté 300
Étiquettes de prixqté 250
Sacs de transportqté 250
Papier cadeauqté 6
Cordeqté 4
Plateaux à plantes pour le transportqté 30
Gants de travailqté 12
Sécateursqté 6
Pelles à mainqté 6
Mètres rubansqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Chevalets de trottoirqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Nappeqté 12
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 2
Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les producteurs : vérifiez ensuite les autorisations nécessaires et les éventuelles déclarations, car ces délais peuvent conditionner toute l’organisation.
Préparez le plan des stands avant d’envoyer les informations aux vendeurs. Prévoyez notamment les tables pour plantes, les chariots de transport et un accès dégagé pour les livraisons.
Testez la caisse et chaque terminal de paiement avant l’ouverture. Comptez la monnaie, chargez les batteries et gardez des rallonges ainsi que des multiprises disponibles pour les machines à café et les autres équipements.
Vérifiez les prévisions météo quelques jours avant le marché, puis contrôlez les tentes de réception le matin même. Une tente montée trop tard peut retarder l’installation de tous les stands.
Organisez l’arrivée des plantes et du matériel par créneaux. Arrosez les plantes si nécessaire, triez les matériaux et dégagez le site au fur et à mesure pour éviter que les chariots et les palettes bloquent les passages.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché aux plantes ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de trouver le lieu, vérifier les autorisations, contacter les producteurs et confirmer les vendeurs.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché aux plantes ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture pour monter les tentes, installer les stands et placer les tables pour plantes. Ajoutez du temps si plusieurs vendeurs livrent eux-mêmes leurs plantes et leur matériel.
Que faut-il prévoir pour les paiements d’un marché aux plantes ?: Préparez une caisse avec suffisamment de monnaie et testez chaque terminal de paiement avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi les chargeurs de batterie et une solution de secours si la connexion ou l’alimentation pose problème.
Quand confirmer les besoins des vendeurs et le catering ?: Recueillez les besoins alimentaires et les informations pratiques au moment de l’inscription, puis envoyez les détails définitifs aux vendeurs au moins 7 jours avant le marché. Commandez le catering après avoir consolidé le nombre de participants.

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