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Checklist pour organiser un salon du livre jeunesse

Un salon du livre jeunesse demande une préparation coordonnée entre exposants, auteurs, bénévoles et familles. Commence par réserver le lieu, fixer les horaires et vérifier les autorisations nécessaires, puis construis le programme autour des lectures et des activités pour enfants. Les inscriptions, la collecte des livres et le plan des stands doivent être finalisés avant la communication publique. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans l’ordre, ainsi que le mobilier et le matériel à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu du marché

  • Demander le permis de marché

  • Fixer la date et les horaires

  • Recruter des exposants

    2 personnes

  • Sélectionner les activités pour enfants

    2 personnes

  • Établir le programme du coin lecture

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Distribuer les affiches promotionnelles

    2 personnes

  • Publier la page de l’événement en ligne

  • Enregistrer les exposants

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer le lecteur

  • Acheter des activités pour enfants

    2 personnes

  • Clore la collecte de livres

    3 personnes

  • Trier les livres

    4 personnes

  • Évaluer les livres

    3 personnes

  • Répartir les livres par genre

    3 personnes

  • Préparer le plan du stand

    2 personnes

  • Informer les exposants

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Publier les horaires de lecture

  • Prévoir le mode de paiement pour le stand du marché

  • Récupérer la monnaie

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Préparer les livres et le matériel

    4 personnes

  • Préparer la caisse et les étiquettes de prix

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les tentes de fête

    4 personnes

  • Installer les stands du marché

    6 personnes

  • Aménager le coin lecture

    3 personnes

  • Aménager la tente de bricolage

    3 personnes

  • Préparer la chasse au trésor

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Ouvrir la caisse

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Vendre des livres

    6 personnes

  • Encadrer la lecture

    2 personnes

  • Encadrer l’activité de bricolage

    3 personnes

  • Encadrer la chasse au trésor

    2 personnes

  • Servir les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Annoncer le dernier tour de vente

  • Fermer la caisse

    2 personnes

  • Faire le check-out des exposants

    3 personnes

  • Emballer les livres en toute sécurité

    4 personnes

Suivi

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Trier les livres invendus

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Déposer le produit des ventes

    2 personnes

  • Ranger les stocks restants

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 12
  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 40
  • Tables pliantesqté 4
  • Bibliothèquesqté 6
  • Poufsqté 12
  • Couverturesqté 6
  • Bacs de rangementqté 20

Matériel de marché

  • Livres pour enfantsqté 500
  • Étiquettes de prixqté 600
  • Marque-pagesqté 500
  • Caissesqté 3
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Bacs à monnaieqté 3
  • Listes de prixqté 15
  • Étiquettes nominativesqté 150
  • Panneaux des exposantsqté 15
  • Flèches de directionqté 20
  • Chemises à pinceqté 6
  • Sets de stylosqté 10

Décoration

  • Guirlandes de livresqté 8
  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Ballonsqté 100
  • Assiettes décorativesqté 12
  • Nappesqté 12
  • Crochets adhésifsqté 40
  • Décoration de tableqté 12

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Bouilloiresqté 2

Cuisine

  • Thermosqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Planches à découperqté 2
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Ciseauxqté 12
  • Bacs de bricolageqté 8
  • Sets de crayons de couleurqté 20
  • Tabliers pour enfantsqté 12
  • Kits de tamponsqté 8
  • Pots à stylosqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 40
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Pinces de serviceqté 6

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 6
  • Lampes LEDqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 3
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 4
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le lieu et vérifie le permis de marché avant d’annoncer la date. Prévois aussi les horaires d’installation et de rangement, qui ne correspondent pas forcément aux heures d’ouverture au public.
  • Ne limite pas les inscriptions aux exposants : demande dès le départ leurs besoins alimentaires et leurs contraintes. Relance les personnes qui n’ont pas confirmé au moins 7 jours avant le salon.
  • Prépare le programme du coin lecture avec des horaires précis et confirme le lecteur suffisamment tôt. Publie les créneaux en ligne dès qu’ils sont définitifs afin d’éviter les demandes contradictoires le jour même.
  • Traite les livres en plusieurs étapes : clôture de la collecte, tri, évaluation, puis classement par genre. Termine cette organisation avant de préparer le plan des stands, sinon les caisses et les tables risquent d’être déplacées plusieurs fois.
  • Désigne les bénévoles par zone et par créneau, notamment pour l’accueil, les lectures, les activités et le stand du marché. Vérifie avant l’ouverture le mode de paiement, les terminaux et la monnaie, car ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au premier achat.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du livre jeunesse ?
Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. La réservation du lieu, la demande de permis, le recrutement des exposants et la préparation du programme prennent généralement plusieurs semaines.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
Envoie une première invitation environ 6 semaines avant le salon, puis une confirmation 7 à 10 jours avant. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand faut-il préparer les livres et les stands ?
Clôture la collecte des livres au moins 10 jours avant l’événement pour pouvoir les trier, les évaluer et les répartir par genre. Finalise ensuite le plan des stands 3 à 5 jours avant l’installation.
Que prévoir pour le paiement sur le stand du marché ?
Prépare le mode de paiement, les terminaux, les caisses et la monnaie au moins 48 heures avant l’ouverture. Teste les terminaux et compte la monnaie le jour précédent pour repérer immédiatement tout manque.

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