Cómo organizar una feria de libros infantiles sin perder detalles

Organizar una feria de libros infantiles requiere coordinar permisos, expositores, actividades y una zona de lectura en un orden claro. Empieza por reservar el lugar, fijar fecha y horario y confirmar qué autorizaciones necesitas. Después puedes cerrar el programa, gestionar las inscripciones y preparar los puestos, los libros y los pagos. La última semana conviene dedicarla a confirmar responsables, voluntarios, horarios y necesidades de cada expositor.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la ubicación del mercado
2
Solicitar permiso de mercado
3
Fijar la fecha y las horas
4
Buscar expositores
2 personas
5
Seleccionar actividades infantiles
2 personas
6
Preparar el programa del rincón de lectura
2 personas
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Distribuir carteles promocionales
2 personas
10
Publicar la página del evento en línea
11
Registrar a los expositores
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Confirmar al lector
15
Comprar actividades para niños
2 personas
16
Finalizar la recogida de libros
3 personas
17
Clasificar libros
4 personas
18
Premiar libros
3 personas
19
Clasificar los libros por género
3 personas
20
Hacer el plano de puestos
2 personas
21
Informar a los responsables de los stands
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Publicar horarios de lectura
24
Gestionar la forma de pago para el puesto del mercado
25
Recoger cambio en efectivo
26
Hacer la compra
2 personas
27
Comprobar los materiales
2 personas
28
Preparar libros y materiales
4 personas
29
Preparar la caja y las tarjetas de precios
2 personas

Evento

30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar carpas
4 personas
33
Montar los puestos del mercado
6 personas
34
Montar el rincón de lectura
3 personas
35
Montar la carpa de manualidades
3 personas
36
Preparar la búsqueda del tesoro
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar los aperitivos
2 personas
41
Instruir a los voluntarios
2 personas
42
Recibir a los expositores
3 personas
43
Abrir la caja
2 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Vender libros
6 personas
46
Coordinar la lectura en voz alta
2 personas
47
Coordinar la actividad de manualidades
3 personas
48
Guiar la búsqueda del tesoro
2 personas
49
Servir las bebidas
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer los aperitivos
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Anunciar la última ronda de ventas
55
Cerrar la caja
2 personas
56
Registrar la salida de los expositores
3 personas
57
Empaquetar los libros de forma segura
4 personas

Seguimiento

58
Desmontar mesas y sillas
4 personas
59
Desmontar las carpas
4 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Limpiar el lugar
4 personas
63
Retirar los residuos
2 personas
64
Recoger objetos perdidos
65
Devolver los materiales
2 personas
66
Clasificar los libros no vendidos
3 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Ingresar los ingresos de ventas
2 personas
69
Retirar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 40
Mesas plegablescant. 4
Estanteríascant. 6
Pufscant. 12
Mantelescant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Materiales del mercado

Libros infantilescant. 500
Etiquetas de preciocant. 600
Marcapáginascant. 500
Cajas de cajacant. 3
Datáfonoscant. 2
Cajitas para cambiocant. 3
Listas de precioscant. 15
Pegatinas con nombrecant. 150
Carteles para los expositorescant. 15
Flechas de rutacant. 20
Carpetas portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 10

Decoración

Guirnaldas de libroscant. 8
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Paneles decorativoscant. 12
Mantelescant. 12
Ganchos adhesivoscant. 40
Decoración de mesacant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2

Cocina

Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 12
Cajas para manualidadescant. 8
Juegos de lápices de colorescant. 20
Delantales infantilescant. 12
Sets de selloscant. 8
Portalápicescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Pinzas de servircant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el espacio y solicita el permiso del mercado antes de anunciar la fecha. Deja al menos 4 semanas para recibir respuestas y corregir requisitos del lugar.
Cierra primero el programa infantil y el rincón de lectura. Confirma al lector y publica los horarios como mínimo 7 días antes para que las familias puedan organizarse.
Pide a cada expositor sus datos, necesidades y preferencias con tiempo. Elabora el plano de puestos y comunícalo al menos 3 días antes, incluyendo mesas, estanterías y tomas de corriente si hacen falta.
Clasifica los libros antes del montaje y sepáralos por género. Prepara etiquetas de precio, listas de precios, marcapáginas y cajas de almacenamiento para que los puestos no tengan que improvisar durante la feria.
Define los pagos antes del día del evento: quién usa datáfono, quién cobra en efectivo y cuánto cambio necesita. Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas para cubrir información, lecturas y apoyo a los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de libros infantiles?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, tramitar el permiso, buscar expositores, cerrar las actividades y enviar las invitaciones sin hacerlo todo en la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Confirma sus inscripciones entre 10 y 14 días antes de la feria. Envía el plano de puestos, el horario de montaje y las instrucciones de pago al menos 3 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria infantil?: Calcula 1 voluntario por cada 3 o 4 puestos, más 2 personas para la zona de lectura y las actividades. Organiza turnos de 2 a 3 horas para mantener la atención durante toda la jornada.
¿Cuándo hay que preparar los libros y las etiquetas de precio?: Termina la recogida y clasificación de libros entre 5 y 7 días antes. Coloca las etiquetas de precio y prepara las listas de precios el día anterior, dejando el montaje físico para unas 2 horas antes de abrir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.