Organiser un salon du livre sans rien laisser au dernier moment

Un salon du livre se prépare d’abord comme un projet d’inscriptions, puis comme un parcours pour les visiteurs. Commence par fixer la date et les horaires, rédiger les conditions de participation et ouvrir un formulaire clair. Ensuite, construis la liste des exposants, le plan des stands et le programme avant de lancer la communication finale. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, imprimer les documents et préparer l’accueil, les paiements et les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Créer le formulaire des participants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Promouvoir le salon sur les réseaux sociaux
2 personnes
6
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Préparer le plan du stand
2 personnes
11
Vérifier les réservations
12
Confirmer les rendez-vous avec les exposants
2 personnes
13
Créer le programme des visiteurs
2 personnes
14
Créer un plan pour les visiteurs
15
Concevoir la signalétique
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer les brochures pour les visiteurs
18
Imprimer les listes de prix
19
Imprimer les formulaires d’inscription
20
Étiqueter les tables de livres
2 personnes
21
Créer la procédure de caisse et de paiement
2 personnes
22
Préparer l’argent liquide
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier l'éclairage et la température
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Marquer les emplacements
2 personnes
31
Accueillir les exposants
3 personnes
32
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
33
Aménager les stands de livres
8 personnes
34
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
35
Installer la caisse
2 personnes
36
Tester le matériel de paiement
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Afficher le programme
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les en-cas
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Gérer l'accès et l'inscription
3 personnes
46
Donner des informations au comptoir d'information
2 personnes
47
Gérer la caisse
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Maintenir les tables à livres en ordre
3 personnes
54
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
55
Annoncer le signal de fin
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
57
Faire démonter les stands
3 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Rassembler les objets trouvés

Suivi

60
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
61
Rassembler les livres restants
3 personnes
62
Trier les matériaux
3 personnes
63
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
64
Collecter et trier les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Retirer la signalétique
2 personnes
68
Rendre les objets empruntés
2 personnes
69
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
70
Gérer la caisse et la comptabilité
2 personnes
71
Informer les exposants du déroulement
72
Gérer les objets trouvés
73
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 16

Décoration

Nappesqté 32
Chemins de tableqté 16
Panneaux de stand de livresqté 32
Panneaux d’informationqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Bureau

Stylosqté 40
Crayonsqté 20
Marqueurs permanentsqté 12
Rouleaux de papierqté 6
Blocs-notesqté 12
Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Calculatricesqté 3
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 300
Autocollants numérotésqté 400
Badges nominatifsqté 100
Distributeurs de papierqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, les horaires d’ouverture et une date limite d’inscription dès le départ. Prévois au moins 4 à 6 semaines entre l’ouverture des inscriptions et le salon pour traiter les réponses et relancer les participants.
Demande dans le formulaire les besoins alimentaires, les horaires d’arrivée et les besoins en équipement. Mets la liste des participants à jour chaque semaine, puis vérifie les réservations et confirme les rendez-vous avec les exposants 7 jours avant.
Dessine le plan des stands avant d’imprimer les badges et la signalétique. Indique les numéros de table sur le plan visiteur et sur place afin d’éviter les changements improvisés le matin du salon.
Prépare les documents en une seule vague 3 à 5 jours avant l’événement : programme, plan visiteurs, brochures, listes de prix et formulaires d’inscription. Imprime 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs et les pertes de dernière minute.
Teste la procédure de caisse et de paiement avant l’ouverture, avec chaque terminal et chaque caisse. Prépare aussi l’argent liquide, refroidis les boissons et installe les en-cas au moins 1 heure avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du livre ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’ouvrir les inscriptions pendant 3 à 4 semaines, de construire le plan des stands et de finaliser le programme avant les impressions.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoie-les dès que la date, les horaires et les conditions de participation sont fixés, de préférence 6 semaines avant le salon. Relance les personnes qui n’ont pas répondu après 10 à 14 jours.
Quand imprimer les programmes et les plans du salon ?: Imprime-les 3 à 5 jours avant l’événement, après la dernière vérification des exposants et des horaires. Ajoute environ 10 % d’exemplaires pour absorber les changements et les visiteurs supplémentaires.
Que faut-il préparer le matin d’un salon du livre ?: Réserve les 2 premières heures à l’installation : tables, chaises, signalétique, badges, documents et branchements. Termine ensuite les tests de paiement et installe les boissons et les en-cas au moins 1 heure avant l’ouverture.

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