Zo organiseer je een boekenbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de deelnemers en de indeling, niet met de hapjes. Leg eerst datum, openingstijden en voorwaarden vast, zodat standhouders weten waar ze aan toe zijn. Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en maak daarna de standindeling, bezoekersplattegrond en het programma. Regel vervolgens printwerk, betaalmogelijkheden, bewegwijzering en catering. Vooral reserveringen, stroom voor pinapparaten en duidelijke informatie voor standhouders worden bij een boekenbeurs vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Deelnemersformulier aanmaken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Beurs promoten via sociale media
2 personen
6
Promotieposters verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Standindeling maken
2 personen
11
Reserveringen controleren
12
Afspraken met standhouders bevestigen
2 personen
13
Programma voor bezoekers maken
2 personen
14
Plattegrond voor bezoekers maken
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Bezoekersfolders printen
18
Prijslijsten printen
19
Inschrijfformulieren printen
20
Boekentafels labelen
2 personen
21
Kassa- en betaalprocedure maken
2 personen
22
Contant geld voorbereiden
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Materialen verzamelen
2 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Licht en temperatuur controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
30
Standplaatsen markeren
2 personen
31
Standhouders ontvangen
3 personen
32
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
33
Boekenstands inrichten
8 personen
34
Infobalie inrichten
2 personen
35
Kassa inrichten
2 personen
36
Betaalapparatuur testen
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Programma ophangen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Entree en garderobe inrichten
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Toegang en registratie verzorgen
3 personen
46
Informatie bij de infobalie geven
2 personen
47
Kassa beheren
2 personen
48
Standhouders ondersteunen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Boekentafels netjes houden
3 personen
54
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
55
Eindsignaal aankondigen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
57
Standhouders laten afbouwen
3 personen
58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

60
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
61
Overgebleven boeken verzamelen
3 personen
62
Materialen sorteren
3 personen
63
Servies en glazen afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
68
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
69
Overgebleven catering opruimen
2 personen
70
Kassageld en administratie verwerken
2 personen
71
Standhouders informeren over afhandeling
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Printers
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 40
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 32
Tafellopersaantal 16
Boekstandbordjesaantal 32
Infobordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Klembordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Kantoor

Pennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Permanentmarkersaantal 12
Papierrollenaantal 6
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandhoudersaantal 4
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 300
Nummerstickersaantal 400
Naamkaartjesaantal 100
Papierverspreidersaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen pas uit nadat de deelnemersvoorwaarden, uiterste aanmelddatum en openingstijden vaststaan. Plan minimaal 2 weken tussen de sluitingsdatum van de inschrijving en de beurs om de deelnemerslijst en standindeling af te ronden.
Maak de standindeling zodra de eerste reserveringen binnen zijn en controleer haar daarna opnieuw. Noteer per tafel de standhouder, het aantal tafels en eventuele stroombehoefte; zo voorkom je dat een pinapparaat of printer zonder aansluiting staat.
Print bezoekersfolders, plattegronden, prijslijsten en inschrijfformulieren uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg ook naamkaartjes en labels per stand klaar, want die worden vaak pas tijdens de opbouw gezocht.
Test de kassa’s, pinapparaten, laptops, printers en verlengsnoeren vóór de deuren opengaan. Leg de betaalprocedure in één korte instructie vast en bereid contant wisselgeld apart voor, zodat verkopers niet zelf een oplossing hoeven te zoeken.
Plan drank en hapjes op basis van het programma, niet alleen van het bezoekersaantal. Koel dranken vooraf in koelboxen en controleer minstens 1 uur voor opening of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik deelnemers voor een boekenbeurs uitnodigen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de beurs. Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor de deelnemerslijst, standindeling en bevestiging van afspraken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een boekenbeurs?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, labels, bewegwijzering en techniek. Plan extra tijd als standhouders zelf hun boeken uitpakken of als je meerdere kassa’s en pinapparaten moet testen.
Wanneer maak je de plattegrond van een boekenbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de reserveringen binnenkomen en werk die uiterlijk 1 week voor de beurs definitief bij. Print de bezoekersversie daarna opnieuw als er nog tafels of standhouders veranderen.
Hoeveel drank moet ik voorzien op een boekenbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per aanwezige persoon en vul daarna aan op basis van de duur en temperatuur. Zet water, koffie en andere dranken minstens 1 uur voor opening klaar; gekoelde dranken bewaar je tot vlak voor gebruik in koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.