Organiser un salon du lapin, étape par étape

Un salon du lapin se prépare d’abord comme un événement animalier, puis comme un accueil du public. Commencez par confirmer la date et le lieu, rédiger les conditions de participation et ouvrir les inscriptions. En parallèle, contactez les exposants, prévoyez l’intervention d’un vétérinaire et recensez les besoins des animaux. Les derniers jours servent surtout à vérifier les réservations, répartir les bénévoles, préparer les stands et organiser l’arrivée des lapins.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Faire appel à un vétérinaire
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Tenir le registre des animaux
2 personnes
10
Préparer le plan du stand
2 personnes
11
Préparer les formulaires d’évaluation
2 personnes
12
Créer les informations visiteurs
13
Élaborer le plan
14
Partager les informations de stationnement
15
Vérifier les réservations
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Coordonner le transport des animaux
2 personnes
18
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
19
Publier la promotion en ligne
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les listes de prix
22
Imprimer les étiquettes des animaux
2 personnes
23
Vérifier les stocks
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Acheter des produits frais à conserver au froid
26
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
27
Récupérer les clés du lieu
28
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Monter les cages des animaux
4 personnes
32
Numéroter les cages
2 personnes
33
Aménager les tables de jury
3 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Installer la table traiteur
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Suspendre la décoration
2 personnes
38
Placer les panneaux d’information
2 personnes
39
Effectuer le contrôle du bien-être animal
2 personnes

Événement

40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Enregistrer les animaux
3 personnes
42
Remplir les cages des animaux
4 personnes
43
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
44
Encaisser l’entrée
2 personnes
45
Informer les visiteurs
2 personnes
46
Présenter les lapins
4 personnes
47
Réaliser le jugement des animaux
3 personnes
48
Vérifier les enclos pour animaux
2 personnes
49
Ressortir l’eau et le foin
2 personnes
50
Servir les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
54
Rassembler les déchets
2 personnes
55
Préparer la remise des prix
2 personnes
56
Animer la remise des prix
3 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Décharger les animaux en toute sécurité
4 personnes
60
Faire le check-out des exposants
2 personnes
61
Clore l'enregistrement des animaux
2 personnes

Suivi

62
Vider les cages
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
66
Nettoyer les sols
3 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger les restes
73
Archiver les données d'inscription
74
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Chariots de transportqté 3

Matériel pour animaux

Cages à lapinsqté 80
Tables à cageqté 20
Bacs à eauqté 90
Gamellesqté 90
Filets à foinqté 80
Caisses de transportqté 12
Balances pour animauxqté 2
Tapis de protectionqté 90
Paniers de transportqté 8
Sacs à crottesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 6
Pincesqté 4
plateauxqté 6

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Téléphones portablesqté 4
Imprimante d'étiquettes
Calculatricesqté 3

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 16
Badges nominatifsqté 100
Étiquettes pour animauxqté 100
Nappesqté 24
Ballonsqté 100
Rubansqté 10
Listes de prixqté 30
Coupes de prixqté 12
Classeurs de certificatsqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 10
Essuie-toutqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les informations de chaque participant, notamment les besoins alimentaires et les données nécessaires au registre des animaux. Fixez une date limite au moins 10 jours avant le salon pour éviter les changements de dernière minute.
Ne planifiez pas les stands avant d’avoir la liste des exposants et le nombre de lapins confirmés. Prévoyez les cages, tables à cage, bacs à eau, gamelles et filets à foin selon les effectifs réellement inscrits.
Réservez le vétérinaire avant de publier toutes les informations pratiques. Confirmez son créneau au moins une semaine à l’avance et indiquez clairement aux bénévoles où se trouvent les balances, les caisses de transport et les tapis de protection.
Préparez l’accueil des visiteurs séparément de celui des animaux. Les badges, l’inscription sur place, les informations de stationnement et les listes de prix doivent être imprimés au plus tard la veille.
Organisez le transport et l’installation avec des chariots, des caisses et des bénévoles identifiés. Faites une vérification des stocks la veille, en particulier pour l’eau, le foin, les sacs à crottes, les produits frais et le matériel de service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du lapin ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions, réserver un vétérinaire et organiser le transport des animaux.
Quand faut-il contacter les exposants pour un salon du lapin ?: Contactez-les environ 6 semaines avant l’événement. Demandez une confirmation définitive 10 à 14 jours avant afin de pouvoir finaliser le plan des stands, les étiquettes et les badges.
Quand fermer les inscriptions des lapins ?: Fermez les inscriptions au minimum 10 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de tenir le registre des animaux, préparer les cages et vérifier les besoins alimentaires ou de transport.
Que faut-il préparer la veille d’un salon du lapin ?: La veille, installez ou regroupez les tables, cages, tables à cage, balisage et matériel d’accueil. Vérifiez aussi les stocks, les listes imprimées, les produits à conserver au froid et le planning des bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.