Organiser un salon des stages, étape par étape

Un salon des stages se prépare d’abord comme un projet d’accueil, puis comme un événement. Commencez par confirmer la date et le lieu, avant de mobiliser les organisations participantes et d’ouvrir les inscriptions. Le nombre d’exposants détermine ensuite le plan des stands, le mobilier, les badges et les documents à imprimer. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les branchements électriques et la récupération des clés le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Contacter les organisations participantes
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
6
Distribuer les affiches
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les informations de l'organisation
2 personnes
10
Préparer le plan du stand
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Exporter la liste des visiteurs
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer les panneaux des stands
15
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
16
Préparer les dossiers d’information
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer le service traiteur
3 personnes
20
Récupérer les clés du lieu
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Vérifier la salle
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Placer les numéros des stands
2 personnes
26
Installer le comptoir d'information
2 personnes
27
Aménager les tables d’inscription
2 personnes
28
Préparer les badges nominatifs
29
Afficher les plans
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
32
Tester le microphone
2 personnes
33
Vérifier l'éclairage
2 personnes
34
Mettre en place le point café
3 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Installer les poubelles
2 personnes

Événement

37
Accueillir les organisations participantes
3 personnes
38
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Présenter le programme
42
Soutenir les exposants
2 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Animer les présentations
2 personnes
47
Vérifier le niveau sonore
48
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
49
Rassembler les gobelets utilisés
2 personnes
50
Vérifier les stocks
51
Assurer la restauration de la pause du soir
3 personnes
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Faire le check-out des exposants
2 personnes
54
Rassembler les objets trouvés

Suivi

55
Éteindre l’équipement
2 personnes
56
Ranger le service traiteur
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer la salle
4 personnes
62
Emballer le matériel
3 personnes
63
Fermer le lieu
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
66
Envoyer un message de remerciement aux participants
67
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 180
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Petits bolsqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Panneaux de standqté 32
Panneaux directionnelsqté 12
Bannière de salonqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 32
Plantesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de bureauqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 4

Catering

Courses

Papeterie

Badges nominatifsqté 220
Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Listes d’inscriptionqté 6
Blocs-notesqté 40
Stylosqté 80
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Presse-papiersqté 8
Enveloppesqté 100

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour contacter les organisations, publier le formulaire et laisser le temps aux visiteurs de s’inscrire.
Fixez une date limite d’inscription des exposants environ 3 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de vérifier leurs informations, d’attribuer les stands et d’imprimer les panneaux avec les bons noms.
Construisez le plan des stands à partir du nombre confirmé d’organisations, en gardant une allée suffisamment large pour les visiteurs. Numérotez les emplacements avant l’installation afin d’éviter les changements improvisés sur place.
Exportez la liste des visiteurs 2 à 3 jours avant l’événement pour préparer les badges nominatifs et le comptoir d’inscription. Vérifiez aussi les besoins alimentaires recueillis : une information manquante devient difficile à corriger le matin même.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures le jour J. Faites d’abord vérifier la salle, les tables, les chaises, les rallonges et le matériel de projection, puis installez les panneaux et le service traiteur.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon des stages ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premiers jours servent à confirmer le lieu et à contacter les organisations participantes, puis viennent les inscriptions, la communication et la préparation logistique.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des stages ?: Prévoyez au moins 2 heures pour récupérer les clés, vérifier la salle, installer les tables et les chaises, placer les numéros de stands et tester le matériel. Ajoutez 30 minutes si le lieu est nouveau pour l’équipe.
Quand fermer les inscriptions à un salon des stages ?: Fermez les inscriptions des organisations environ 3 semaines avant l’événement pour finaliser le plan des stands et les panneaux. Pour les visiteurs, une exportation de la liste 2 à 3 jours avant suffit généralement pour préparer les badges.
Combien de boissons prévoir pour un salon des stages ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Prévoyez davantage d’eau si le salon dure plusieurs heures ou si la salle est chaude.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.