Eine Praktikumsmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Praktikumsmesse entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Organisation der teilnehmenden Unternehmen. Beginne mit Datum und Ort, kläre früh die Standflächen und halte Anmeldungen zentral fest. Danach folgen Einladungen, Werbung, Besucherliste und Beschilderung. In den letzten Tagen geht es um Technik, Catering, Aufbau und Zugang zum Veranstaltungsort. So erkennst du rechtzeitig, was noch fehlt und was am Messetag selbst erledigt werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
- 3
Anmeldeformular veröffentlichen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbung in sozialen Medien posten
- 6
Poster verteilen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Organisationsdaten prüfen
2 Personen
- 10
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Besucherliste exportieren
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Standschilder drucken
- 15
Programm und Lageplan drucken
2 Personen
- 16
Informationspakete zusammenstellen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Catering vorbereiten
3 Personen
- 20
Standortschlüssel abholen
- 21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 22
Saal kontrollieren
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Standnummern anbringen
2 Personen
- 26
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 27
Registriertische aufbauen
2 Personen
- 28
Namensschilder bereitlegen
- 29
Pläne aufhängen
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
- 32
Mikrofon testen
2 Personen
- 33
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 34
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 35
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 36
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Event
- 37
Teilnehmende Organisationen empfangen
3 Personen
- 38
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 39
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 40
Besucher empfangen
3 Personen
- 41
Programm vorstellen
- 42
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 47
Lautstärke kontrollieren
- 48
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
- 49
Benutzte Becher sammeln
2 Personen
- 50
Bestand prüfen
- 51
Abendpause-Catering bereitstellen
3 Personen
- 52
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 53
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 54
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 55
Geräte ausschalten
2 Personen
- 56
Catering aufräumen
3 Personen
- 57
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 58
Dekoration entfernen
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Saal reinigen
4 Personen
- 62
Materialien einpacken
3 Personen
- 63
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 66
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 67
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 32
- StühleAnz. 180
- RegistrierungsthekeAnz. 2
- StehtischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- USB-SticksAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- SchälchenAnz. 24
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
Dekoration
- StandbeschilderungAnz. 32
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- MessestandbannerAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 32
- PflanzenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- SchreibtischlampenAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischsetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- EimerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Papierwaren
- NamensschilderAnz. 220
- ProgrammhefteAnz. 250
- PläneAnz. 250
- AnmeldelistenAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 40
- StifteAnz. 80
- StifteAnz. 24
- KlebebandAnz. 8
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 6
- TackerAnz. 4
- KlammernAnz. 8
- KlemmbretterAnz. 8
- UmschlägeAnz. 100
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 12
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
- NotausgangsschilderAnz. 6
Tipps
- Lege die Standaufteilung erst fest, wenn die Organisationsdaten geprüft sind. Plane pro Aussteller einen klar bezeichneten Platz ein und drucke Standnummern sowie Standschilder spätestens 3 Tage vorher.
- Veröffentliche das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vor der Messe und prüfe die Angaben wöchentlich. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
- Exportiere die Besucherliste am Tag vor der Messe und bereite Namensschilder nach dieser Version vor. Lege einige leere Schilder für Nachmeldungen an, statt die Registrierung mit handschriftlichen Improvisationen aufzuhalten.
- Teste Projektor, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere außerdem Verlängerungskabel, Laptops, USB-Sticks und Powerbanks an den jeweiligen Ständen.
- Hole den Standortschlüssel frühzeitig ab und bringe Materialien, Beschilderung und Catering geordnet zum Veranstaltungsort. Rechne für Saalkontrolle, Tisch- und Stuhlaufbau sowie Standnummern mindestens 90 Minuten ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Praktikumsmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu Organisationen. Einladungen und Anmeldeformular sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wie viele Aussteller braucht eine Praktikumsmesse?
- Das hängt von Raum und Zielgruppe ab, aber plane für jeden Aussteller einen eigenen Stand und ausreichend Abstand für Besucher ein. Prüfe die Standaufteilung spätestens 2 Wochen vorher, damit Engpässe noch behoben werden können.
- Wann sollte man Namensschilder und Lageplan drucken?
- Drucke Namensschilder, Standschilder, Programm und Lageplan 1 bis 3 Tage vor der Messe, nachdem die Anmeldedaten geprüft wurden. Halte zusätzlich einige leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Praktikumsmesse?
- Plane für Saalkontrolle, Tische, Stühle, Registrierungstheke, Beschilderung und Technik mindestens 90 Minuten ein. Bei vielen Ständen oder umfangreicher Präsentationstechnik sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
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