Cómo organizar una feria de empleo de prácticas
Una feria de empleo de prácticas empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero confirma la fecha y el lugar, reúne a las organizaciones participantes y abre las inscripciones; después convierte esos datos en un plano de puestos y una lista de materiales. La preparación final incluye acreditaciones, carteles, programa, catering y equipos audiovisuales. El día del evento, reserva tiempo para recoger las llaves, revisar la sala y montar cada puesto antes de recibir a los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
- 3
Publicar el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar promoción en redes sociales
- 6
Distribuir carteles
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Comprobar los datos de la organización
2 personas
- 10
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 11
Hacer reservas
- 12
Exportar la lista de visitantes
- 13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 14
Imprimir carteles de stand
- 15
Imprimir el programa y el plano
2 personas
- 16
Preparar los paquetes de información
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar el catering
3 personas
- 20
Recoger las llaves del recinto
- 21
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 22
Comprobar la sala
2 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Colocar números de stand
2 personas
- 26
Montar el mostrador de información
2 personas
- 27
Montar las mesas de registro
2 personas
- 28
Preparar tarjetas con nombres
- 29
Colgar planos
2 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
- 32
Probar el micrófono
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación
2 personas
- 34
Montar el punto de café
3 personas
- 35
Preparar los aperitivos
3 personas
- 36
Colocar cubos de basura
2 personas
Evento
- 37
Recibir a las organizaciones participantes
3 personas
- 38
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
- 39
Atender la mesa de registro
2 personas
- 40
Recibir a los visitantes
3 personas
- 41
Presentar el programa
- 42
Apoyar a los expositores
2 personas
- 43
Servir café y té
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Coordinar presentaciones
2 personas
- 47
Comprobar el nivel de sonido
- 48
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
- 49
Recoger vasos usados
2 personas
- 50
Comprobar el inventario
- 51
Gestionar el catering de la pausa de la tarde
3 personas
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Registrar la salida de los expositores
2 personas
- 54
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Recoger el catering
3 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Retirar la decoración
3 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar la sala
4 personas
- 62
Empaquetar materiales
3 personas
- 63
Cerrar el recinto
2 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 66
Enviar agradecimiento a los participantes
- 67
Archivar fotos y archivos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 32
- Sillascant. 180
- Mostrador de registrocant. 2
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Memorias USBcant. 3
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cuencoscant. 24
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Carteles de standcant. 32
- Señales de orientacióncant. 12
- Banner de la feriacant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 32
- Plantascant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de escritoriocant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 4
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Tarjetas de nombrecant. 220
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 250
- Listas de inscripcióncant. 6
- Bloc de notascant. 40
- Bolígrafoscant. 80
- Rotuladorescant. 24
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta adhesiva de doble caracant. 6
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Portapapelescant. 8
- Sobrescant. 100
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 4
- Señales de salida de emergenciacant. 6
Consejos
- Cierra la participación de las organizaciones antes de hacer el plano de puestos. Comprueba sus datos y deja una fecha límite concreta para cambios; si esperas hasta la semana del evento, tendrás que rehacer carteles, números y programa.
- Abre las inscripciones con suficiente margen para exportar la lista de visitantes y preparar las tarjetas de nombre. Recoge las preferencias dietéticas junto con el formulario, no por mensajes separados durante los últimos días.
- Prepara una carpeta para cada organización con su información, el cartel de stand y las indicaciones del recinto. Imprime también el programa, el plano y las señales de orientación: depender solo de archivos digitales ralentiza el registro.
- Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y los portátiles antes de cargar el material. Lleva cables alargadores, regletas, memorias USB y baterías externas, porque suelen faltar justo cuando empieza una presentación.
- Programa el montaje con tiempo para comprobar la sala, colocar mesas, sillas y números de stand, y montar el registro. Enfría las bebidas y prepara el café cuando la distribución esté terminada, para no mover termos, tazas y catering entre los puestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo de prácticas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En las dos primeras semanas confirma fecha, ubicación y organizaciones; reserva las últimas 2 semanas para inscripciones, impresión, compras y comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los visitantes?
- Ciérralas entre 3 y 5 días antes de la feria. Así puedes exportar la lista, preparar las tarjetas de nombre y ajustar el catering sin hacer cambios durante el montaje.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la feria?
- Reserva al menos 2 horas para un montaje con mesas, sillas, registro y puestos numerados. Añade 30 minutos para revisar proyector, pantalla, micrófonos, altavoces y conexiones antes de abrir las puertas.
- ¿Qué se suele olvidar en una feria de empleo de prácticas?
- Lo más habitual son las señales de orientación, los números de stand, las regletas y las copias impresas del plano y el programa. Compruébalos en una lista de carga el día anterior y lleva también un margen de 10% en vasos, tazas y material de registro.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!