Organiser un salon des stages, étape par étape

Un salon des stages se prépare d’abord avec les organisations participantes, puis avec un suivi précis des inscriptions et des emplacements. Commence par confirmer la date et le lieu avant d’ouvrir le formulaire d’inscription et d’envoyer les invitations. Les dernières semaines servent surtout à stabiliser la liste des exposants, préparer les badges, les dossiers et le plan de salle. La veille et le jour même, les oublis concernent souvent les branchements, l’orientation des visiteurs et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Contacter les organisations participantes
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier le texte promotionnel
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Tenir à jour la liste des exposants
9
Répartir les emplacements
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Envoyer les informations aux exposants
12
Établir le plan
13
Vérifier l’itinéraire
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Concevoir les badges nominatifs
16
Concevoir la signalétique
17
Composer les dossiers d'information
2 personnes
18
Imprimer la liste de présence
19
Préparer les badges et les bracelets
2 personnes
20
Confirmer les exposants par téléphone
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
25
Libérer le sol de la salle
4 personnes
26
Installer les tables hautes
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer les nappes
2 personnes
29
Numéroter les stands des exposants
2 personnes
30
Installer la signalétique
2 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
32
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
33
Placer les dossiers d’information sur les stands
2 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Installer le buffet d’amuse-bouches
2 personnes
36
Vérifier les toilettes

Événement

37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
41
Distribuer les badges
2 personnes
42
Informer les visiteurs
2 personnes
43
Vérifier les stands
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Maintenir le buffet en ordre
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les panneaux d’itinéraire
50
Réapprovisionner le point café
51
Encadrer le moment photo aux stands
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
54
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

55
Rassembler le matériel de présentation
3 personnes
56
Démonter les matériaux du stand
4 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Nettoyer le point café
2 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer la salle
3 personnes
62
Retirer la signalétique
2 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
64
Fermer le lieu
2 personnes
65
Retourner les matériels de location
2 personnes
66
Stocker le matériel restant
2 personnes
67
Archiver les données des participants
68
Envoyer un message de remerciement
69
Traiter les factures en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 20
Tables pour les visiteursqté 10
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 30
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 2
Écrans de présentationqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeurs USBqté 8
Hotspot Wi-Fi mobileqté 2
Imprimante d'étiquettes
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 10
Couteaux Stanleyqté 4
Planches à découperqté 4
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Bannières de standqté 20
Panneaux logo et nomqté 20
Drapeauxqté 8
Décoration végétaleqté 12
Pâte adhésiveqté 10
Serre-câblesqté 100
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 50
Blocs-notesqté 40
Chemises à pinceqté 6
Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 150
Dossiers d'informationqté 120
Présentoirsqté 20
Panneaux d’affichageqté 10
Flèches directionnellesqté 20
Poteaux de balisageqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 10
Éclairage de secoursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Kit de lavageqté 2
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Confirme la date, le lieu et les organisations participantes avant de lancer la communication. Garde une liste des exposants à jour pour éviter d’attribuer deux fois le même emplacement.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses au fil de l’eau. Demande les besoins alimentaires dès le formulaire, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu avant de faire les réservations.
Prépare le plan de salle avant d’envoyer les informations aux exposants. Place les tables de stand, le comptoir d’inscription et les tables visiteurs en vérifiant que les rallonges et multiprises atteignent bien les équipements.
Ne laisse pas les badges, bracelets, dossiers d’information et signalétique au dernier jour. Imprime aussi la liste de présence et prévois une solution de secours si l’imprimante d’étiquettes ou le Wi-Fi mobile ne fonctionne pas.
Le jour de l’événement, ouvre le lieu suffisamment tôt pour contrôler les issues de secours, libérer le sol et installer les boissons. Refroidis-les à l’avance et vérifie les chargeurs, batteries externes, écrans et ordinateurs avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des stages ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, contacter les organisations, ouvrir les inscriptions et envoyer les informations aux exposants. Gardez les 7 derniers jours pour le plan, les badges, les achats et les confirmations téléphoniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des stages ?: Ouvrez le formulaire dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Fixez une date de clôture environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les emplacements et les réservations.
Quand préparer le plan des stands ?: Commencez le plan dès que les exposants sont identifiés, puis verrouillez-le 5 à 7 jours avant l’ouverture. Cette marge permet d’envoyer les consignes, de vérifier les branchements et de corriger un désistement.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle le jour du salon ?: Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Prévoyez ce temps pour installer les tables, la signalétique et le comptoir d’inscription, refroidir les boissons et contrôler les issues de secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.