Cómo organizar una feria de empleo de prácticas sin improvisar
Una feria de empleo de prácticas funciona cuando las organizaciones participantes, los puestos y el registro están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza confirmando fecha y ubicación, y después trabaja en paralelo las inscripciones, la comunicación y la distribución del espacio. La última semana sirve para verificar datos y preparar materiales, no para decidir cuántas mesas caben. Este plan te ayuda a ordenar 69 tareas y 57 elementos sin perder de vista lo que suele fallar: confirmaciones, conexiones y orientación de los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar el texto promocional
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Llevar la lista de expositores
- 9
Asignar puestos
2 personas
- 10
Hacer reservas
- 11
Enviar información a los expositores
- 12
Elaborar el plano
- 13
Comprobar las indicaciones de la ruta
- 14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 15
Diseñar tarjetas de nombre
- 16
Diseñar la señalización
- 17
Preparar carpetas informativas
2 personas
- 18
Imprimir la lista de asistencia
- 19
Preparar las acreditaciones y pulseras
2 personas
- 20
Confirmar a los expositores por teléfono
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
- 25
Despejar el suelo del salón
4 personas
- 26
Montar mesas de stand
4 personas
- 27
Colocar las sillas
3 personas
- 28
Colocar manteles
2 personas
- 29
Numerar los stands de los expositores
2 personas
- 30
Colgar señalización
2 personas
- 31
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 32
Preparar los materiales de presentación
2 personas
- 33
Colocar carpetas informativas en los stands
2 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Montar el buffet de aperitivos
2 personas
- 36
Comprobar los baños
Evento
- 37
Recibir a los expositores
3 personas
- 38
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
- 39
Atender la mesa de registro
2 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 41
Repartir acreditaciones
2 personas
- 42
Informar a los visitantes
2 personas
- 43
Comprobar los stands
2 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Mantener el buffet ordenado
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los carteles de ruta
- 50
Reponer el stock en el punto de café
- 51
Guiar el momento fotográfico en los stands
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Despedir a los expositores
2 personas
- 54
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
Seguimiento
- 55
Reunir materiales de presentación
3 personas
- 56
Desmontar los materiales del stand
4 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Lavar la vajilla
2 personas
- 59
Limpiar el rincón del café
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar la sala
3 personas
- 62
Retirar la señalización
2 personas
- 63
Recoger objetos perdidos
- 64
Cerrar el recinto
2 personas
- 65
Devolver el material alquilado
2 personas
- 66
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 67
Archivar los datos de los participantes
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
- 69
Gestionar las facturas pendientes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 20
- Mesas para visitantescant. 10
- Sillascant. 80
- Mostrador de registro
- Taburetes de barcant. 6
- Mantelescant. 30
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 2
- Pantallas de presentacióncant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cargadores USBcant. 8
- Punto de acceso wifi móvilcant. 2
- Impresora de etiquetas
- Baterías externascant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 10
- Cúterescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Banners de standcant. 20
- Letreros con logo y nombrecant. 20
- Banderascant. 8
- Decoración vegetalcant. 12
- Masilla adhesivacant. 10
- Bridascant. 100
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 40
- Carpetas portapapelescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Pulserascant. 150
- Carpetas informativascant. 120
- Soportes de presentacióncant. 20
- Tableros de corchocant. 10
- Flechas de señalizacióncant. 20
- Postes separadorescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de escritoriocant. 10
- Iluminación de emergenciacant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Juego de fregonacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de organizaciones antes de asignar puestos. Pide a cada participante sus necesidades de mesa, electricidad y presentación, y envía la distribución definitiva al menos 7 días antes.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente margen para recoger preferencias dietéticas y datos de asistencia. Imprime la lista final y prepara acreditaciones, pulseras y tarjetas de nombre cuando falten 24-48 horas.
- Diseña el plano pensando en el recorrido real: registro en la entrada, mesas de visitantes despejadas y expositores visibles. Comprueba también las indicaciones de la ruta y coloca señalización antes de que llegue el primer participante.
- Prueba el equipo en el lugar, no solo en la oficina. Comprueba portátil, tablets, pantallas, cables, regletas, cargadores y el punto de acceso wifi móvil; lleva baterías externas para cubrir una jornada completa.
- Reserva tiempo para la apertura y la seguridad. Llega con antelación suficiente para despejar el suelo, revisar las rutas de evacuación, montar el mostrador de registro, enfriar las bebidas y confirmar por teléfono a los expositores que aún no hayan respondido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo de prácticas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación y organizaciones participantes. Deja cerrados el plano, las reservas y la información a expositores al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de prácticas?
- Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes si necesitas imprimir asistencia, acreditaciones y tarjetas de nombre. Reserva el último día para corregir datos y preparar las preferencias dietéticas, no para seguir rediseñando el evento.
- ¿Cómo distribuyo los puestos de los expositores?
- Asigna los puestos cuando tengas la lista definitiva de organizaciones y sus necesidades técnicas. Envía el plano y las instrucciones 7 días antes, y deja pasillos despejados para que el registro y las rutas de evacuación sigan funcionando.
- ¿Qué debo comprobar el día de la feria de empleo?
- Haz una revisión entre 60 y 90 minutos antes de abrir: seguridad y evacuación, suelo despejado, registro, señalización, conexiones, pantallas, bebidas y materiales informativos. Llama también a los expositores que no hayan confirmado su llegada.
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