Organiser un salon des sports nautiques, étape par étape

Un salon des sports nautiques se prépare d’abord comme un rendez-vous professionnel, puis comme un espace d’accueil fluide pour les visiteurs. Commencez par fixer la date et les horaires, puis confirmez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Le plan des stands, le programme, les badges et les informations de stationnement doivent être finalisés avant l’installation. Sur place, prévoyez une vérification du lieu, des passages dégagés et un acheminement du matériel dans le bon ordre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires du salon
2
Établir la liste des participants
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Préparer le plan du stand
2 personnes
8
Envoyer l’organisation des exposants
9
Réserver le catering
10
Publier les informations de stationnement
11
Élaborer le programme
2 personnes
12
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
13
Créer les badges nominatifs
14
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer le plan du salon
16
Vérifier les informations des exposants
2 personnes
17
Rassembler le matériel de présentation
3 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Dégager le sol et les passages
3 personnes
23
Marquer les emplacements
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les parois des stands
4 personnes
27
Installer les présentoirs
3 personnes
28
Installer les panneaux de stand
2 personnes
29
Accrocher les plans du salon
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
31
Installer le comptoir d'information
2 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer l’enregistrement des essais en mer
2 personnes
36
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
37
Vérifier les prises électriques et les câbles
2 personnes

Événement

38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Décharger le matériel du stand
4 personnes
40
Enregistrer les exposants
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Présenter le programme
2 personnes
44
Soutenir les exposants
2 personnes
45
Inscrire aux essais en mer
2 personnes
46
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
47
Encadrer les démonstrations
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Maintenir le buffet propre
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les installations sanitaires
54
Dégager les voies de circulation
2 personnes
55
Prendre des photos du salon
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

59
Stocker les restes de catering en toute sécurité
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les parois du stand
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
66
Nettoyer les sols
3 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
73
Envoyer un mot de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 20
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Panneaux de standqté 24
Supports de présentationqté 12
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Lampes rechargeablesqté 12
Microphone à main
Enceinte Bluetoothqté 2

Matériel de sport

Gilets de sauvetageqté 20
Pagaiesqté 8
Planches de paddleqté 4
Kayaksqté 4
Canoësqté 2
Pompes de gonflageqté 4
Aussièresqté 12
Bouéesqté 10
Lignes de lancerqté 6
Boîtes de rangement étanchesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de sports nautiquesqté 12
Nappes bleuesqté 20
Panneaux de standqté 24
Plans du salonqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Affiches du programmeqté 12
Affiches d'informationqté 12
Cadres de bannièreqté 8
Bannièresqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24

Catering

Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 200
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 100
Serviettes en papierqté 300
Tampons d’accèsqté 2
Formulaires visiteursqté 250
Formulaires d'essai en merqté 100
Presse-papiersqté 12
Essai de braceletsqté 100
Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et la capacité d’accueil avant d’inviter les exposants. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les confirmations et les besoins alimentaires.
Envoyez aux exposants un plan précis avec leur emplacement, les horaires d’arrivée et les informations pratiques. Vérifiez les coordonnées et les besoins de chaque stand avant l’impression des documents.
Traitez les inscriptions visiteurs au fil de l’eau et préparez les badges nominatifs avant le jour d’ouverture. Imprimez aussi le plan du salon et le programme pour limiter les demandes à l’accueil.
Réservez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, puis prévoyez les boissons et le matériel de service. Refroidissez les boissons la veille et utilisez des glacières ou des thermos pour maintenir les températures.
Organisez l’installation dans cet ordre : vérifier le lieu, dégager les passages, marquer les emplacements, monter les tentes, puis installer tables, chaises et supports de présentation. Contrôlez les rallonges, multiprises, éclairages et équipements nautiques avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des sports nautiques ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer la date, inviter les exposants, traiter les inscriptions et commander le catering. Commencez plus tôt si plusieurs stands ou équipements nautiques doivent être acheminés.
Quand envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant le salon, avec les horaires, les conditions d’installation et les informations pratiques. Demandez une confirmation définitive au plus tard 2 à 3 semaines avant l’événement.
Quand imprimer les badges et le plan du salon ?: Finalisez et vérifiez les informations 3 à 5 jours avant l’ouverture, puis imprimez les badges et le plan. Ce délai permet encore de corriger une inscription ou un changement d’exposant.
Que faut-il vérifier le jour de l’installation ?: Contrôlez le lieu, les passages, les emplacements marqués, les tentes et le mobilier avant l’arrivée des exposants. Testez aussi les rallonges, multiprises, machines à café, éclairages, microphone et enceinte au moins 2 heures avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.