Eine Wassersportmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Wassersportmesse entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbau. Bestätige zuerst Termin und Öffnungszeiten, lade danach Standbetreiber und Besucher ein und halte Anmeldungen sowie Ernährungswünsche zentral fest. Erst wenn Ausstellerdaten und Standgrößen vorliegen, lässt sich die Standaufteilung zuverlässig erstellen. In der letzten Woche stehen Drucksachen, Catering, Materialtransport und die Kontrolle des Veranstaltungsorts im Mittelpunkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -zeiten bestätigen
2
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
3
Standbetreiber einladen
2 Personen
4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Standaufteilung erstellen
2 Personen
8
Standbetreiber-Einteilung verschicken
9
Catering reservieren
10
Parkinformationen veröffentlichen
11
Programm erstellen
2 Personen
12
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
13
Namensschilder gestalten
14
Namensschilder drucken
2 Personen
15
Messeplan drucken
16
Ausstellerdaten prüfen
2 Personen
17
Präsentationsmaterial sammeln
3 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
21
Ort überprüfen
2 Personen
22
Boden und Durchgänge freiräumen
3 Personen
23
Standplätze markieren
3 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Standwände aufstellen
4 Personen
27
Präsentationsständer aufstellen
3 Personen
28
Stand-Schilder aufstellen
2 Personen
29
Messepläne aufhängen
2 Personen
30
Wegweiser aufstellen
2 Personen
31
Informationsstand einrichten
2 Personen
32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
35
Probefahrtenregistrierung bereitstellen
2 Personen
36
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
37
Stromanschlüsse und Kabel kontrollieren
2 Personen

Event

38
Aussteller empfangen
3 Personen
39
Standmaterialien ausladen
4 Personen
40
Standbetreiber registrieren
2 Personen
41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Besucher registrieren
3 Personen
43
Programm vorstellen
2 Personen
44
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
45
Probefahrten anmelden
2 Personen
46
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
47
Vorführungen betreuen
3 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet sauber halten
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Sanitäre Anlagen kontrollieren
54
Laufwege freihalten
2 Personen
55
Fotos von der Messe machen
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
57
Aussteller verabschieden
2 Personen
58
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

59
Cateringreste sicher verstauen
2 Personen
60
Geschirr sammeln
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Standwände abbauen
4 Personen
63
Partyzelte abbauen
4 Personen
64
Werbematerial sammeln
3 Personen
65
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
66
Böden reinigen
3 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
72
Dankeschön an Besucher senden
73
Dankeschön an die Standbetreiber verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 20
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
StandwändeAnz. 24
PräsentationsregaleAnz. 12
Informationsstand
KleiderständerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 60
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermokannenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
Wiederaufladbare LampenAnz. 12
Handmikrofon
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Sportmaterial

SchwimmwestenAnz. 20
PaddelAnz. 8
PaddleboardsAnz. 4
KajaksAnz. 4
KanusAnz. 2
AufblaspumpenAnz. 4
FestmacherleinenAnz. 12
SchwimmbojenAnz. 10
WurfleinenAnz. 6
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
WassersportflaggenAnz. 12
Blaue TischdeckenAnz. 20
StandbeschilderungAnz. 24
MessepläneAnz. 8
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 12
InformationsposterAnz. 12
BannerrahmenAnz. 8
BannerAnz. 8

Küche

ServiertablettsAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
SchälchenAnz. 20
ZangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Catering

NamensschilderAnz. 150
ArmbänderAnz. 200
NotizblöckeAnz. 100
KugelschreiberAnz. 100
PapierserviettenAnz. 300
EinlassstempelAnz. 2
BesucherformulareAnz. 250
ProbefahrtformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 12
Testfahrt für ArmbänderAnz. 100
Einkäufe

Tipps

Lege den Standplan nicht zu früh fest: Warte, bis Ausstellerdaten und benötigte Präsentationsflächen geprüft sind. Verschicke die Einteilung anschließend gesammelt, damit Änderungen nicht an mehreren Stellen kursieren.
Plane die Besucherregistrierung spätestens 7 Tage vor der Messe. Drucke Namensschilder und Messeplan erst, wenn die Teilnehmer- und Ausstellerdaten final kontrolliert wurden.
Bestätige das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung. Für Kaffee und Tee brauchst du neben Tassen auch Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermokannen.
Prüfe den Veranstaltungsort am Vortag: Durchgänge müssen frei sein, Standplätze markiert und Tische, Stühle, Standwände sowie Präsentationsregale vollständig vorhanden sein. Partyzelte sollten nicht erst beim Eintreffen der Aussteller aufgebaut werden.
Plane den Aufbau mit einem festen Zeitfenster von mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Bringe Paddleboards, Kajaks, Kanus, Paddel und Schwimmwesten gesammelt zum Veranstaltungsort und prüfe Verlängerungskabel, Lampen, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wassersportmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ausstellerliste und Einladungen. Catering, Parkinformationen und Standaufteilung sollten spätestens 2 Wochen vor der Messe feststehen.
Wann sollte man die Aussteller zur Wassersportmesse einladen?: Versende die Einladungen etwa 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen, damit Standplätze, Präsentationsmaterial und der Messeplan rechtzeitig geplant werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wassersportmesse?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Standwände, Präsentationsregale und die Markierung der Standplätze ein. Bei Partyzelten oder vielen Wassersportgeräten sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
Wann müssen Namensschilder und der Messeplan gedruckt werden?: Drucke beides 1 bis 3 Tage vor der Messe, nachdem Ausstellerdaten und Anmeldungen abschließend geprüft wurden. So vermeidest du falsche Namen, fehlende Stände und unnötige Nachdrucke.

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