Cómo organizar una feria de deportes acuáticos

Una feria de deportes acuáticos necesita más coordinación que un evento con puestos convencionales: hay expositores, visitantes, demostraciones y material voluminoso. Empieza cerrando la fecha, el horario y la lista de participantes antes de invitar a expositores o abrir las inscripciones. Después organiza el plano, el programa, el registro y la logística del recinto. Reserva tiempo para comprobar cables, carpas, pasillos y equipos como kayaks, canoas o tablas de paddle surf antes de que lleguen los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y los horarios de la feria
2
Elaborar la lista de participantes
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Hacer el plano de puestos
2 personas
8
Enviar la distribución de los expositores
9
Reservar el catering
10
Publicar información de estacionamiento
11
Elaborar el programa
2 personas
12
Preparar el registro de visitantes
2 personas
13
Diseñar acreditaciones
14
Imprimir credenciales
2 personas
15
Imprimir el plano de la feria
16
Comprobar los datos de los expositores
2 personas
17
Reunir material de presentación
3 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Llevar materiales al lugar
4 personas
21
Comprobar el lugar
2 personas
22
Despejar el suelo y los pasillos
3 personas
23
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Instalar los paneles del stand
4 personas
27
Colocar los expositores de presentación
3 personas
28
Colocar carteles de stand
2 personas
29
Colgar los planos de la feria
2 personas
30
Colocar señales de ruta
2 personas
31
Montar el mostrador de información
2 personas
32
Montar la mesa de registro
2 personas
33
Montar el buffet de catering
3 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Preparar el registro de pruebas en el agua
2 personas
36
Comprobar material de seguridad
2 personas
37
Comprobar los puntos de electricidad y los cables
2 personas

Evento

38
Recibir a los expositores
3 personas
39
Descargar los materiales del stand
4 personas
40
Registrar a los expositores
2 personas
41
Recibir a los visitantes
3 personas
42
Registrar a los visitantes
3 personas
43
Presentar el programa
2 personas
44
Apoyar a los expositores
2 personas
45
Inscribir las pruebas de navegación
2 personas
46
Dar instrucciones de seguridad
2 personas
47
Coordinar demostraciones
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener limpio el buffet
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar las instalaciones sanitarias
54
Mantener libres las vías de paso
2 personas
55
Tomar fotos de la feria
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
57
Despedir a los expositores
2 personas
58
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

59
Guardar de forma segura los restos del catering
2 personas
60
Recoger la vajilla
3 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Desmontar las paredes del stand
4 personas
63
Desmontar las carpas
4 personas
64
Recoger material promocional
3 personas
65
Clasificar y retirar residuos
3 personas
66
Limpiar los suelos
3 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Llevar los materiales al almacén
4 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Devolver los materiales prestados
2 personas
71
Guardar el stock sobrante
2 personas
72
Enviar agradecimiento a los visitantes
73
Enviar agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 20
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Paredes para standscant. 24
Expositores de presentacióncant. 12
Punto de información
Percheroscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Jarras térmicascant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Lámparas recargablescant. 12
Micrófono de mano
Altavoz Bluetoothcant. 2

Material deportivo

Chalecos salvavidascant. 20
Remeroscant. 8
Tablas de paddle surfcant. 4
Kayakscant. 4
Canoascant. 2
Bombas de infladocant. 4
Cabos de amarrecant. 12
Boyascant. 10
Cuerdas de lanzamientocant. 6
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas de deportes acuáticoscant. 12
Manteles azulescant. 20
Carteles de standcant. 24
Planos de la feriacant. 8
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Pósteres del programacant. 12
Carteles informativoscant. 12
Marcos para bannerscant. 8
Bannerscant. 8

Cocina

Bandejas de serviciocant. 8
Cestas de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Pinzascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Tarjetas de nombrecant. 150
Pulserascant. 200
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 100
Servilletas de papelcant. 300
Sellos de accesocant. 2
Formularios de visitantescant. 250
Formularios de prueba de navegacióncant. 100
Portapapelescant. 12
Prueba de las pulserascant. 100
Compras

Consejos

Cierra la fecha y el horario antes de enviar invitaciones. Deja al menos 3 semanas para que los expositores confirmen su participación y para gestionar las inscripciones de visitantes.
Dibuja el plano antes de alquilar o colocar el mobiliario. Marca cada puesto en el suelo y reserva pasillos despejados de al menos 1,2 metros para que circulen visitantes y material deportivo.
Envía a cada expositor la distribución de su puesto con 7 días de antelación. Pide entonces los datos definitivos, las necesidades eléctricas y el material de presentación para evitar cambios durante el montaje.
Prepara el registro y las acreditaciones como mínimo 2 días antes. Imprime un pequeño margen adicional, por ejemplo un 10 % más de credenciales que las inscripciones confirmadas, para cubrir errores y altas de última hora.
Haz la comprobación del lugar el día anterior y vuelve a revisar todo al llegar. Prueba micrófono, altavoz, cables, regletas, lámparas y máquinas de café; enfría las bebidas con varias horas de margen y no dejes el montaje de carpas para el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de deportes acuáticos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Las primeras 2 semanas deberían servir para confirmar fecha, horario, expositores y participantes; reserva la última semana para cerrar el plano, el programa y la logística.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a los expositores?: Envíalas al menos 3 semanas antes de la feria y fija una fecha de respuesta 10 o 14 días antes. Así todavía tendrás tiempo para rehacer el plano y confirmar mesas, sillas, carpas y conexiones eléctricas.
¿Cuándo se prepara el montaje del recinto?: Comprueba el lugar el día anterior y realiza el montaje principal con varias horas de margen el mismo día. Primero despeja suelo y pasillos, después marca los puestos, coloca mesas y sillas y finalmente monta las carpas y los expositores.
¿Cuánta bebida hay que calcular para la feria?: Para la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por visitante si no hay servicio continuo de comida, y añade un margen del 10 %. Enfría las bebidas y prepara vasos reutilizables antes de abrir el registro.

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