Organiser un salon des rongeurs sans rien laisser au hasard

Un salon des rongeurs se prépare d’abord comme un événement accueillant du public, puis comme une rencontre avec des animaux vivants. Commencez par réserver la salle, fixer la date et vérifier les autorisations ainsi que les exigences de bien-être animal. Ensuite, structurez les inscriptions, le nombre d’animaux et les besoins des participants avant de dessiner le plan des stands. Les derniers jours servent surtout à confirmer les exposants, imprimer les documents et installer un accueil fonctionnel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date du salon
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier les exigences de bien-être animal
2 personnes
5
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Annoncer le salon en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Enregistrer le nombre d’animaux
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Préparer le plan du stand
2 personnes
13
Confirmer les participants
2 personnes
14
Envoyer la lettre d'information
15
Communiquer le nombre de tables
16
Partager les informations de stationnement
17
Imprimer le plan
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer la liste des participants
20
Prévoir de l’argent liquide
21
Faire les courses
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les fournitures pour animaux
2 personnes
24
Assembler le matériel d’inscription
25
Ouvrir la salle
2 personnes
26
Vérifier la ventilation
2 personnes
27
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer le point de contrôle des animaux
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
35
Préparer l’eau potable
2 personnes
36
Suspendre la décoration
2 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Enregistrer les exposants
3 personnes
41
Contrôler visuellement les animaux
2 personnes
42
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
43
Encaisser l’entrée
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Expliquer le trajet vers les stands
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vérifier l’eau des animaux
2 personnes
50
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Diffuser le message de fin
54
Encadrer la sortie
2 personnes
55
Faire partir les animaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Faire le check-out des exposants
3 personnes
58
Démonter les tables
4 personnes
59
Empiler les chaises
3 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer la salle
4 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Archiver les informations des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 45
Tabourets de barqté 4
Paravents de vestiaireqté 4
Poubellesqté 8

Soins aux animaux

Enclos pour rongeursqté 8
Gobelets à boireqté 20
Gamellesqté 20
Caisses de transportqté 6
Serviettesqté 12
Balance numériqueqté 2
Brosses pour animauxqté 4
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Talkies-walkiesqté 6
Haut-parleur

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pincesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Numéros de standqté 30
Panneaux d'informationqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 24
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Extincteursqté 2
Ruban de balisageqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle avant de lancer les invitations : prévoyez aussi le temps nécessaire pour obtenir les autorisations et vérifier les règles de bien-être animal.
Faites figurer dans le formulaire d’inscription le nombre d’animaux présentés et les besoins alimentaires. Arrêtez ces informations avant de confirmer les participants et le nombre de tables.
Envoyez la lettre d’information quelques jours avant le salon avec le plan, les indications de stationnement et les horaires. C’est souvent à ce moment que les participants découvrent qu’ils ne savent pas où décharger leurs caisses de transport.
Préparez séparément l’accueil et les espaces animaliers : badges, liste imprimée et matériel d’inscription d’un côté, enclos, gamelles, abreuvoirs, serviettes et balance numérique de l’autre.
Ouvrez la salle assez tôt pour installer les tables, les rallonges et les multiprises, mettre les boissons au frais et tester les terminaux de paiement. Gardez de l’argent liquide et un moyen de communication entre les personnes présentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des rongeurs ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions, compter les animaux et confirmer les participants.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un salon des rongeurs ?: Fixez une date limite environ 10 à 14 jours avant le salon. Vous pourrez ainsi finaliser le plan des stands, communiquer le nombre de tables et imprimer la liste des participants.
Que faut-il prévoir pour le bien-être des rongeurs pendant le salon ?: Préparez un espace adapté avec des enclos, des gamelles, des récipients d’eau, des caisses de transport et des serviettes. Vérifiez les exigences applicables au moins 4 semaines avant l’événement, puis contrôlez le matériel à l’ouverture de la salle.
Quand envoyer les informations pratiques aux exposants ?: Envoyez-les 5 à 7 jours avant le salon, après confirmation des inscriptions. Indiquez le plan, le nombre de tables attribuées, le stationnement et les horaires d’arrivée afin d’éviter les changements de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.