Zo organiseer je een knaagdierenbeurs

Begin een knaagdierenbeurs niet met de standindeling, maar met de zaal, datum en voorwaarden voor deelnemers. Controleer eerst vergunningen en dierenwelzijnseisen; die bepalen vaak welke ruimte en voorzieningen nodig zijn. Daarna verzamel je inschrijvingen, dierenaantallen en tafelaantallen voordat je de plattegrond maakt. In de laatste week draait alles om duidelijke informatie, verzorgde dierenbenodigdheden en een registratie die bij de opening direct werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Beursdatum vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Dierenwelzijnseisen controleren
2 personen
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Beurs online aankondigen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dierenaantallen registreren
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Standindeling maken
2 personen
13
Deelnemers bevestigen
2 personen
14
Informatiebrief versturen
15
Tafelaantallen doorgeven
16
Parkeerinformatie delen
17
Plattegrond afdrukken
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Contantgeld regelen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Dierenbenodigdheden klaarzetten
2 personen
24
Registratiemateriaal bundelen
25
Zaal openen
2 personen
26
Ventilatie controleren
2 personen
27
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Standnummers ophangen
2 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Dierencontrolepunt inrichten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Dierenverblijven controleren
3 personen
35
Drinkwater klaarzetten
2 personen
36
Versiering ophangen
2 personen
37
Informatieborden plaatsen
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Standhouders registreren
3 personen
41
Dieren visueel controleren
2 personen
42
Bezoekersbalie bemannen
2 personen
43
Entree innen
2 personen
44
Bezoekers verwelkomen
2 personen
45
Route naar stands uitleggen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Dierenwater controleren
2 personen
50
Dierenverblijven controleren
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Eindmededeling omroepen
54
Uitgang begeleiden
2 personen
55
Dieren veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Standhouders uitchecken
3 personen
58
Tafels afbouwen
4 personen
59
Stoelen stapelen
3 personen
60
Versiering verwijderen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Zaal schoonmaken
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Geleende spullen verzamelen
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
68
Deelnemersinformatie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 45
Barkrukkenaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Dierenverzorging

Knaagdierenverblijvenaantal 8
Drinkbakjesaantal 20
Voerbakjesaantal 20
Transportboxenaantal 6
Handdoekenaantal 12
Digitale weegschaalaantal 2
Dierenborstelsaantal 4
Waterkannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Portofoonsaantal 6
Luidspreker

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Tangenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 100
Standnummersaantal 30
Informatiebordenaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Afzetlintaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemersvoorwaarden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem daarin op welke dieren welkom zijn, hoeveel dieren per deelnemer worden aangemeld en welke verzorging tijdens de beurs wordt verwacht.
Vraag bij de inschrijving meteen dierenaantallen, tafelaantallen en dieetwensen uit. Plan de standindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt; anders moet je de plattegrond later opnieuw maken.
Stuur de informatiebrief uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Zet daarin de aankomsttijd, parkeerinformatie, standplaats, deelnemersvoorwaarden en wat iemand zelf moet meenemen.
Maak voor de dieren een aparte voorbereidingscontrole. Zet knaagdierenverblijven, drink- en voerbakjes, transportboxen, handdoeken, water en een digitale weegschaal vóór opening klaar, niet pas wanneer de eerste deelnemer binnenkomt.
Test de registratie en betalingen vóór de zaal opengaat. Leg deelnemerslijst, naambadges, contantgeld, kassaboxen en betaalterminals samen op één punt en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een knaagdierenbeurs organiseren?: Leg de zaal en beursdatum bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken daarna voor vergunningen, dierenwelzijnseisen, deelnemersvoorwaarden en de inschrijving.
Wanneer maak je de standindeling van een knaagdierenbeurs?: Maak de standindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Dan zijn dierenaantallen en tafelaantallen bekend en kun je een definitieve plattegrond en deelnemerslijst afdrukken.
Wat moet je voor knaagdieren op een beurs klaarzetten?: Zet per verzorgingspunt verblijven, drinkbakjes, voerbakjes, water, handdoeken en transportboxen klaar. Controleer dit minimaal 1 dag vooraf en houd tijdens de beurs een digitale weegschaal en dierenbenodigdheden beschikbaar.
Wanneer stuur je deelnemers de laatste informatie?: Stuur de informatiebrief uiterlijk 7 dagen voor de beurs en deel parkeerinformatie opnieuw in een korte herinnering 1 tot 2 dagen vooraf. Zo komen deelnemers met de juiste aankomsttijd en standgegevens naar de zaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.