Journée d’adoption : la checklist pour tout préparer

Une journée d’adoption demande de coordonner les animaux, les visiteurs, les bénévoles et le lieu d’accueil. Commencez par les inscriptions et les informations médicales, puis confirmez les rendez-vous et répartissez les rôles. Dans les derniers jours, préparez les dossiers, les contrats, les enclos et le matériel de soins. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le formulaire d'inscription
Enregistrer les animaux participants
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les rendez-vous chez le vétérinaire
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le message promotionnel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les entretiens d’adoption
2 personnes
Répartir les bénévoles
Vérifier les informations sur les animaux
2 personnes
Imprimer les contrats d’adoption
Envoyer les indications d'accès
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Nettoyer les enclos des animaux
3 personnes
Étiqueter les enclos des animaux
2 personnes
Préparer les dossiers d’adoption
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Acheminer les animaux sur le site
4 personnes
Faire contrôler médicalement les animaux
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des enclos pour animaux
4 personnes
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le stand d’adoption
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Briefer les bénévoles
3 personnes
Laisser les animaux s'acclimater
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Présenter les informations sur les animaux
4 personnes
Animer la rencontre avec les animaux
5 personnes
Conduire les entretiens d’adoption
3 personnes
Enregistrer les demandes d'adoption
2 personnes
Expliquer les conditions d'adoption
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Abreuver les animaux
3 personnes
Nourrir les animaux
3 personnes
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
Nettoyer les hébergements entre-temps
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Signer les contrats d’adoption
2 personnes
Remettre les kits d’adoption
2 personnes
Accompagner le départ des adoptants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Laisser les animaux partir calmement
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Ramener les animaux
4 personnes
Archiver les dossiers d'adoption
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer les enclos des animaux
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Relancer les demandes en attente
2 personnes
Relancer les adoptants
2 personnes
Transmettre les coordonnées du vétérinaire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table de comptoirqté 2
Portant à vêtements
Armoires de rangementqté 3

Soins aux animaux

Enclos pour animauxqté 15
Paniers de transportqté 10
Colliersqté 10
Lignesqté 10
Bacs à eauqté 20
Gamellesqté 20
Bacs à litièreqté 8
Pelles à litièreqté 4
Brosses pour animauxqté 6
Serviettesqté 30
Tapis pour animauxqté 15
Jouetsqté 20
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Tassesqté 60
Verresqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4
Pincesqté 6

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Porte-nomsqté 20
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Éponges de nettoyageqté 10

Sécurité

Barrières pour animauxqté 12
Passe-câblesqté 6
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions et vérifiez qu’il permet d’installer les tables, les chaises et un enclos séparé pour chaque animal présenté.
Demandez les informations alimentaires et médicales au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite les rendez-vous vétérinaires et faites contrôler les animaux avant leur arrivée.
Préparez un dossier par animal avec ses informations vérifiées, son historique utile et le contrat d’adoption imprimé. Prévoyez au moins 2 exemplaires supplémentaires pour corriger une erreur ou remplacer un document perdu.
Répartissez les bénévoles au minimum 3 jours à l’avance : accueil, entretiens d’adoption, surveillance des enclos, circulation des visiteurs et rangement doivent avoir des responsables distincts.
Le jour J, installez les enclos, les bacs à eau, les gamelles, les litières et les tapis avant d’acheminer les animaux. Gardez les paniers de transport, les serviettes et les produits de nettoyage accessibles pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée d’adoption ?: Commencez environ 4 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, créez le formulaire d’inscription et rassemblez les informations sur les animaux, puis lancez les invitations.
Combien de temps avant faut-il confirmer les bénévoles ?: Confirmez la répartition des bénévoles au moins 3 jours avant l’événement. Envoyez à chacun son horaire, son rôle et les indications d’accès afin d’éviter les absences le matin même.
Quand préparer les contrats d’adoption ?: Imprimez les contrats 1 à 2 jours avant la journée d’adoption, après avoir vérifié les informations de chaque animal. Gardez au moins 2 exemplaires de réserve sur place.
Que faut-il installer avant l’arrivée des animaux ?: Installez les tables, les chaises et les enclos au moins 60 minutes avant l’ouverture au public. Ajoutez ensuite l’eau, les gamelles, les litières, les tapis et les dossiers pour que les animaux arrivent dans un espace prêt.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.