Eine Nagetiermesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Nagetiermesse müssen Veranstaltung, Aussteller und Tierwohl gleichzeitig geplant werden. Beginne deshalb mit Saal, Messetermin und den nötigen Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Teilnahmebedingungen, Anmeldungen und die Standaufteilung. In der letzten Woche geht es vor allem um Tierzahlen, Ernährungswünsche, Tischbedarf, Lageplan und die Registrierung vor Ort. So vermeidest du, dass wichtige Angaben erst am Messetag fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Messetermin festlegen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Tierschutzanforderungen prüfen
2 Personen
- 5
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Messe online ankündigen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Tierzahlen erfassen
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 13
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 14
Informationsbrief verschicken
- 15
Tischanzahl mitteilen
- 16
Parkinformationen teilen
- 17
Lageplan drucken
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Teilnehmerliste ausdrucken
- 20
Bargeld organisieren
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Tierbedarf bereitstellen
2 Personen
- 24
Registrierungsmaterial bündeln
- 25
Saal öffnen
2 Personen
- 26
Belüftung prüfen
2 Personen
- 27
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 32
Tierkontrollpunkt einrichten
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Tiergehege kontrollieren
3 Personen
- 35
Trinkwasser bereitstellen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 39
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 40
Standbetreiber registrieren
3 Personen
- 41
Tiere visuell kontrollieren
2 Personen
- 42
Besucherempfang besetzen
2 Personen
- 43
Eintritt kassieren
2 Personen
- 44
Besucher begrüßen
2 Personen
- 45
Route zu den Ständen erklären
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Snacks servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Tierwasser kontrollieren
2 Personen
- 50
Tiergehege kontrollieren
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
- 53
Abschlussansage durchgeben
- 54
Ausgang begleiten
2 Personen
- 55
Tiere sicher abreisen lassen
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Kasse abschließen
2 Personen
- 57
Standbetreiber auschecken
3 Personen
- 58
Tische abbauen
4 Personen
- 59
Stühle stapeln
3 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Saal reinigen
4 Personen
- 64
Geräte ausschalten
2 Personen
- 65
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 68
Teilnehmerinformationen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 45
- BarhockerAnz. 4
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Tierpflege
- NagergehegeAnz. 8
- FutternäpfeAnz. 20
- FutterschüsselnAnz. 20
- TransportboxenAnz. 6
- HandtücherAnz. 12
- Digitale WaageAnz. 2
- TierbürstenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KassenboxenAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- FunkgeräteAnz. 6
- Lautsprecher
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ZangenAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- StandnummernAnz. 30
- InfotafelnAnz. 10
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- TischdeckenAnz. 24
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
Reinigung
- BesenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 2
- AbsperrbandAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Saal zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Tierschutzanforderungen, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Änderungen an diesen Punkten verursachen später die meisten Rückfragen.
- Schließe die Anmeldung nicht nur mit einer Teilnehmerzahl ab: Erfasse auch Tierzahlen, Ernährungswünsche und den benötigten Tischbedarf. Schicke bestätigten Teilnehmern die Informationen spätestens eine Woche vor der Messe.
- Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Drucke Lageplan, Teilnehmerliste und Namensschilder mindestens einen Tag vorher, damit die Registrierung morgens nicht ins Stocken gerät.
- Bereite Tierbedarf getrennt von Registrierung und Verpflegung vor. Gehege, Futternäpfe, Transportboxen, Handtücher, Wasserkannen und eine digitale Waage gehören an einen klar gekennzeichneten Platz.
- Kläre den Aufbau für Strom, Licht und Kommunikation vor dem Öffnen des Saals. Teste Verlängerungskabel, LED-Lampen, Lautsprecher und Funkgeräte am selben Tag und stelle Getränke gekühlt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Nagetiermesse anmelden?
- Lege den Termin und den Saal mehrere Monate vorher fest, damit Genehmigungen und Tierschutzanforderungen geprüft werden können. Verschicke Einladungen erst, wenn Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular fertig sind.
- Wann sollte die Standaufteilung für eine Nagetiermesse fertig sein?
- Erstelle die Standaufteilung nach Ende der Anmeldefrist und bestätige die Teilnehmer anschließend. Schicke den Lageplan und die Tischanzahl spätestens eine Woche vor der Messe, damit alle ihren Platz kennen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Nagetiermesse?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro anwesender Person und plane danach etwa ein Getränk pro Stunde ein. Berücksichtige zusätzlich Kaffee, Tee und Wasser für Aussteller und Helfer.
- Was muss am Morgen der Nagetiermesse zuerst passieren?
- Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Stelle zuerst Gehege, Tierbedarf, Tische und die Registrierung auf, teste Strom und Lautsprecher und lege Teilnehmerliste, Namensschilder sowie Bargeld bereit.
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