Organiser un salon des médicaments, étape par étape

Un salon des médicaments se prépare d’abord comme un projet d’exposition, puis comme une journée d’accueil. Commencez par fixer la date et le lieu, avant de dessiner le plan des stands et de confirmer les exposants. Les inscriptions des visiteurs, le programme des conférences et les besoins alimentaires doivent avancer en parallèle. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les quantités, les accès, le matériel technique et les badges.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Créer le plan du salon
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Collecter les informations des exposants
2 personnes
10
Vérifier les dimensions du stand
2 personnes
11
Composer le programme de conférences
2 personnes
12
Confirmer les intervenants
13
Rassembler les présentations
14
Réserver le catering
15
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
16
Définir la politique d’accès
2 personnes
17
Concevoir les badges
18
Concevoir les panneaux d’orientation
19
Envoyer des e-mails promotionnels
20
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
21
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
22
Communiquer les quantités de catering
23
Inventorier le matériel
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
25
Imprimer les badges
2 personnes
26
Composer les dossiers d’information
3 personnes
27
Préparer les packs exposants
3 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Tester la technique
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
3 personnes
33
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Installer les parois des stands
4 personnes
37
Aménager les stands des exposants
8 personnes
38
Installer les présentoirs produits
4 personnes
39
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
40
Brancher l’équipement audiovisuel
2 personnes
41
Installer la signalétique
2 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
45
Accueillir les exposants
4 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
47
Distribuer les badges
2 personnes
48
Annoncer l'ouverture
49
Informer les visiteurs
3 personnes
50
Animer les conférences
2 personnes
51
Gérer les micros
52
Lancer les présentations
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
4 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Aider les exposants
2 personnes
60
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
61
Annoncer la clôture
62
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

63
Démonter les stands des exposants
8 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Rassembler le matériel
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer les sols
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Archiver les données d'inscription
73
Envoyer les messages de remerciement
74
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises pliantesqté 180
Tabourets de barqté 20
Bureaux d’inscriptionqté 2
Tables de présentationqté 4
Panneaux de standqté 36
Présentoirs à dépliantsqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 300
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 250
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 250
Cuillèresqté 180
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Batteries externesqté 6
Lecteur de badgesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Scanners portatifsqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Éclairage du salonqté 30

Cuisine

Thermosqté 8
Pichets de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 12
Bacs de rangementqté 12
Conteneurs à glaceqté 6

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 30
Affiches du programmeqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Nappesqté 30
Présentoirs pour cartes nominativesqté 40
Pots à stylosqté 30
Compositions floralesqté 8
Présentoirsqté 60
Flèches de directionqté 20
Braceletsqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles à pédaleqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Brosses de toilettesqté 6
Sprays nettoyantsqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Porte-papier toiletteqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan des stands avant de confirmer les exposants : demandez à chacun les dimensions nécessaires et prévoyez les tables, panneaux, présentoirs et assises correspondants au moins 4 semaines avant l’ouverture.
Ouvrez les inscriptions dès que la date et le lieu sont définitifs. Relancez les visiteurs 7 à 10 jours avant le salon et clôturez la liste finale assez tôt pour imprimer les badges sans travail de dernière minute.
Pour les conférences, confirmez chaque intervenant au moins 3 semaines avant l’événement et récupérez les présentations 5 jours avant. Testez ensuite les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs sur place.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis transmettez les quantités définitives au traiteur 5 à 7 jours avant. Comptez séparément les repas, les boissons chaudes et la vaisselle afin d’éviter une rupture pendant les pauses.
Préparez les consignes de sécurité, la politique d’accès et les panneaux d’orientation avant l’installation. Le jour J, installez le bureau d’inscription, le lecteur de badges et l’imprimante d’étiquettes au moins 90 minutes avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des médicaments ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions, confirmer les conférences et ajuster le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez-les environ 10 à 12 semaines avant le salon. Demandez dès la première réponse les dimensions du stand, les besoins électriques, les informations de présentation et le nombre de participants.
Quand imprimer les badges des visiteurs ?: Établissez la liste définitive 3 à 5 jours avant l’événement et imprimez les badges la veille ou le matin même. Gardez l’imprimante d’étiquettes et quelques badges vierges pour les inscriptions tardives.
Quand confirmer les quantités de catering ?: Confirmez le nombre de repas et de boissons 5 à 7 jours avant le salon, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez une marge de 5 à 10 % pour les intervenants, exposants et invités ajoutés tardivement.

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