Organiser un salon de la cuisine, étape par étape

Un salon de la cuisine se prépare d’abord comme un parcours pour les visiteurs, puis comme une succession de contraintes techniques. Commencez par fixer la date, les horaires et la capacité du lieu avant de contacter les exposants. Le plan de salle, les démonstrations et les besoins électriques doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les informations envoyées aux exposants et le stockage au froid des produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Inscrire les exposants
2 personnes
5
Créer le plan du salon
2 personnes
6
Attribuer les emplacements
2 personnes
7
Vérifier les autorisations
2 personnes
8
Confirmer les accords avec les fournisseurs
2 personnes
9
Créer le programme des démonstrations de cuisine
2 personnes
10
Préparer le contenu des démonstrations culinaires
3 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Faire les réservations de matériel
2 personnes
16
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
17
Concevoir la signalétique
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer le plan et le programme
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
22
Faire les courses de produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Trier le stock de catering
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
26
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
27
Installer les tables hautes
4 personnes
28
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
29
Monter la cuisine de démonstration culinaire
4 personnes
30
Brancher le matériel de cuisine
3 personnes
31
Tester les branchements électriques
2 personnes
32
Baliser les stands des exposants
2 personnes
33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Accompagner les exposants jusqu'aux stands
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Installer le point café et thé
2 personnes
40
Préparer les ingrédients de la démonstration culinaire
2 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

43
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Animer les démonstrations culinaires
3 personnes
47
Servir les dégustations
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
52
Faire la vaisselle
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Soutenir les exposants
2 personnes
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

58
Éteindre le matériel de cuisson
2 personnes
59
Démonter les stands des exposants
4 personnes
60
Démonter le matériel du stand
4 personnes
61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
62
Emballer les restes
2 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Nettoyer la cuisine
3 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
68
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaises pour les visiteursqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Table d'inscription
Portantsqté 2
Poubellesqté 10
Nappesqté 30

Équipement

Plaques à inductionqté 4
Fours à micro-ondes combinésqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Minuteurs de cuisineqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux d’officeqté 12
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 6
Cuillères doseusesqté 6
Poêlesqté 4
Casserolesqté 6
Spatulesqté 8
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Carafesqté 4
Passoiresqté 4
Plats à gratinqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 80
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 16
Cuillères à caféqté 100

Décoration

Banderoles de salonqté 6
Herbes aromatiques décorativesqté 12
Décoration de tableqté 24
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Supports pour cartes de tableqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Spots LEDqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires et l’agencement avant les inscriptions : prévoyez des emplacements clairement numérotés et gardez un passage dégagé entre les stands.
Contactez les exposants avec un dossier précis au moins 4 à 6 semaines avant l’ouverture. Demandez leurs besoins en tables, alimentation électrique, réfrigération et matériel de démonstration.
Traitez les démonstrations comme de vrais ateliers : prévoyez le contenu, les ingrédients, les plaques à induction, les casseroles, les couteaux et un minuteur pour chaque session.
Calculez le catering à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Achetez les produits non périssables en premier, puis les produits frais 1 à 2 jours avant le salon, avec une solution de conservation au froid.
Envoyez le plan, le programme, les horaires d’arrivée et les consignes d’installation aux exposants avant la dernière semaine. Imprimez aussi les badges, la signalétique et plusieurs exemplaires du plan pour l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la cuisine ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les exposants, les fournisseurs et le programme des démonstrations peuvent prendre plusieurs semaines à confirmer.
Quand faut-il contacter les exposants pour un salon de la cuisine ?: Contactez-les au moins 4 à 6 semaines avant l’événement, puis clôturez les inscriptions environ 2 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les emplacements et d’adapter le plan de salle.
Quand acheter les produits frais pour les démonstrations culinaires ?: Faites les achats de produits frais 1 à 2 jours avant le salon. Triez-les dès leur arrivée et prévoyez des réfrigérateurs ou des glacières pour maintenir la chaîne du froid.
Comment calculer le catering pour un salon de la cuisine ?: Basez le calcul sur le nombre d’inscrits, les exposants, l’équipe et les besoins alimentaires déclarés. Ajoutez généralement 10 % de marge pour les variations de fréquentation et les portions supplémentaires.

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