Cómo organizar una feria de cocina sin perder el control

Una feria de cocina combina puestos de expositores, demostraciones en directo y servicio de comida, así que conviene trabajar con un calendario cerrado. Empieza por la fecha, el horario, el espacio y los permisos; después confirma quién participa y qué necesita cada puesto. A continuación, ordena las inscripciones, el programa y las compras. Los últimos días deben reservarse para recibir materiales, enfriar bebidas, clasificar el catering y preparar el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Contactar a los expositores
2 personas
4
Registrar expositores
2 personas
5
Crear plano de la feria
2 personas
6
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
7
Comprobar permisos
2 personas
8
Confirmar acuerdos con proveedores
2 personas
9
Crear el programa para las demostraciones de cocina
2 personas
10
Preparar el contenido de las demostraciones de cocina
3 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
14
Calcular las cantidades de catering
2 personas
15
Hacer reservas de material
2 personas
16
Enviar información a los expositores
2 personas
17
Diseñar la señalización
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Imprimir el plano y el programa
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Comprar productos no perecederos
2 personas
22
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Clasificar el stock de catering
2 personas
25
Llevar materiales al lugar
4 personas
26
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
27
Montar mesas de stand
4 personas
28
Colocar mesas y asientos
3 personas
29
Montar la cocina de demostración culinaria
4 personas
30
Conectar el equipo de cocina
3 personas
31
Probar las conexiones eléctricas
2 personas
32
Marcar los stands de los expositores
2 personas
33
Recibir a los expositores
3 personas
34
Acompañar a los expositores a sus stands
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Montar el mostrador de registro
2 personas
38
Preparar el buffet de catering
3 personas
39
Montar el punto de café y té
2 personas
40
Preparar los ingredientes para la demo de cocina
2 personas
41
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
42
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

43
Atender la mesa de registro
2 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Repartir el programa
2 personas
46
Coordinar las demostraciones de cocina
3 personas
47
Servir las degustaciones
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer el stock del buffet
2 personas
51
Recoger la vajilla usada
2 personas
52
Lavar la vajilla
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Apoyar a los expositores
2 personas
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
57
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

58
Apagar el equipo de cocina
2 personas
59
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
60
Desmontar los materiales del stand
4 personas
61
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
62
Empacar lo sobrante
2 personas
63
Clasificar y retirar residuos
3 personas
64
Limpiar la cocina
3 personas
65
Limpiar la sala
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Recoger el material prestado
2 personas
68
Contar y comprobar los materiales
2 personas
69
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Sillas para visitantescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de registro
Percheroscant. 2
Papeleracant. 10
Mantelescant. 30

Equipo

Placas de induccióncant. 4
Hornos combinadoscant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Temporizadores de cocinacant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y peladorescant. 12
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 6
Cucharas medidorascant. 6
Sartenescant. 4
Sartenescant. 6
Espátulascant. 8
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8
Batidor de varillascant. 4
Coladorescant. 4
Fuentes para hornocant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 80
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 16
Cucharillas de cafécant. 100

Decoración

Banderas publicitariascant. 6
Hierbas culinarias decorativascant. 12
Decoración de mesacant. 24
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Carteles de señalizacióncant. 12
Pizarrascant. 12
Soportes para carteles de mesacant. 30

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución antes de confirmar los puestos. Dibuja el plano con las mesas de los expositores, el registro, las demostraciones, el buffet y las zonas de paso; deja espacio suficiente para visitantes y equipos.
Pide a cada expositor sus necesidades por escrito al registrarlo. Confirma con antelación si necesita placas de inducción, hornos, neveras, mesas, enchufes o cables alargadores, porque cambiar la instalación el mismo día suele ser tarde.
Programa las demostraciones con horarios concretos y prepara cada receta por separado. Para cada sesión, asigna ingredientes, utensilios, fuentes, temporizadores y una persona responsable de tenerlo todo listo antes de que empiece.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. Separa las cantidades para visitantes, expositores y equipo, y marca los productos frescos que deben comprarse en los últimos días para que no pierdan calidad.
Haz una comprobación del recinto el día anterior y lleva los materiales agrupados por zona. Además del mobiliario y el equipo de cocina, revisa señalización, acreditaciones, plano impreso, programa, papeleras y bebidas ya frías.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de cocina?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores y hay demostraciones. Deja permisos, proveedores y reservas de material cerrados como mínimo 4 semanas antes, y confirma las cantidades de catering durante la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de cocina?: Contacta con ellos entre 8 y 10 semanas antes y cierra el registro unas 4 semanas antes. Envía el plano, el horario de llegada, las medidas del puesto y las necesidades eléctricas al menos 10 días antes.
¿Cuánta comida y bebida se necesita para una feria de cocina?: Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y separa visitantes, expositores y personal. Para las bebidas, prevé aproximadamente 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tipo de feria.
¿Qué se prepara el día antes de una feria de cocina?: El día anterior conviene imprimir el plano y el programa, preparar acreditaciones, clasificar el stock, enfriar las bebidas y comprobar compras y reservas. Deja los productos frescos para el último momento posible y transporta el material agrupado por puesto o zona.

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