Organiser un salon de la boulangerie, étape par étape

Un salon de la boulangerie se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de rendez-vous avec les exposants. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez la liste des exposants, le programme et les démonstrations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins techniques, alimentaires et administratifs. Le jour J, la circulation, les dégustations et l’alimentation électrique demandent autant d’attention que l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Élaborer le programme du salon
2 personnes
5
Planifier les démonstrations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Réserver le catering
13
Vérifier les autorisations
14
Vérifier l’assurance
15
Créer le plan du salon
2 personnes
16
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
17
Envoyer les informations aux exposants
18
Créer les badges nominatifs
19
Concevoir les brochures du programme
20
Concevoir la signalétique
21
Faire imprimer les documents
22
Organiser le mode de paiement de l’entrée
23
Répartir les bénévoles
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Envoyer un dernier mail aux exposants
26
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
27
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
28
Acheter les produits périssables
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Recevoir les livraisons
2 personnes
31
Installer les stands
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Aménager les stands des exposants
6 personnes
34
Monter la cuisine de démonstration
3 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Aménager le buffet de dégustation
3 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
41
Préparer la table d'inscription
2 personnes
42
Étiqueter les produits et les allergènes
3 personnes
43
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

45
Accueillir les exposants
3 personnes
46
Tenir l’accueil
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Ouvrir la dégustation
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Compléter les plats de dégustation
3 personnes
53
Encadrer les démonstrations
2 personnes
54
Annoncer les intervenants
55
Répondre aux informations sur les allergènes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Établir le planning des pauses
2 personnes
59
Enregistrer les objets trouvés
60
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
61
Démonter les stands des exposants
3 personnes

Suivi

62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Réfrigérer les produits de dégustation
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Sécuriser les objets trouvés
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Stocker les restes
2 personnes
74
Remercier les exposants
75
Envoyer l’e-mail aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables de standqté 24
Chaises pour les clientsqté 48
Chaises des exposantsqté 30
Nappesqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 150
Assiettes de dégustationqté 250
Fourchettes à gâteauqté 250
Cuillères à caféqté 150
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Foursqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Ordinateur portable
Imprimante

Cuisine

Saladiersqté 8
Verres doseursqté 6
Balances de cuisineqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Rouleaux à pâtisserieqté 4
Spatulesqté 8
Carafesqté 4
Plaques de cuissonqté 12
Moules de cuissonqté 12
Gants de cuisineqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Trancheusesqté 2
Pinces à produitsqté 20
Bacs alimentairesqté 20
Thermomètres numériquesqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 6
Chemins de tableqté 30
Paniers à pain décoratifsqté 20
Compositions floralesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6

Catering

Courses

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 150
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Formulaires d'inscriptionqté 200
Brochures du programmeqté 250
Braceletsqté 250
Bacs à monnaieqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Blocs-notesqté 12
Listes de contactsqté 12

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de solliciter les exposants. Prévoyez assez d’espace pour les tables de stand, les chaises, les dégustations et les démonstrations avec fours ou plaques à induction.
Établissez le programme avant d’envoyer les invitations au public. Indiquez les horaires précis des démonstrations et gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour remettre le matériel en place.
Demandez aux exposants leurs besoins techniques et alimentaires dès l’inscription. Une machine à café, un réfrigérateur, un four ou plusieurs multiprises ne se remplacent pas facilement la veille.
Attribuez les numéros de stand avant d’envoyer les informations finales. Transmettez le plan, l’horaire d’arrivée, les accès, le matériel prévu et un dernier rappel au moins 7 jours avant le salon.
Préparez l’accueil séparément du reste de la salle. Testez le paiement de l’entrée, les badges, la signalétique et les microphones avant l’ouverture, puis répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la boulangerie ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières servent à fixer le lieu, recruter les exposants et construire le programme ; les 2 dernières sont consacrées aux confirmations, à l’impression et aux détails techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions du salon ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le programme principal sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez ou relancez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de transmettre un nombre fiable au traiteur et à l’accueil.
Que faut-il vérifier avec les exposants avant le salon ?: Demandez au plus tard 10 jours avant leur heure d’arrivée, leurs besoins électriques, leur mobilier, leurs besoins alimentaires et le matériel de démonstration. Envoyez ensuite le numéro de stand et le plan définitifs au moins 7 jours avant.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon de la boulangerie ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 pour la circulation et 1 pour la coordination des démonstrations pendant chaque créneau. Pour une ouverture de 6 heures, organisez deux équipes de 2 à 3 heures afin d’éviter les postes vacants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.