Organiser un salon de l’habitat sans rien laisser au dernier moment

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez la date, les horaires d’ouverture et la salle avant de contacter les exposants. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour recueillir les inscriptions, attribuer les stands et confirmer les besoins techniques.
• Ouvrez rapidement le formulaire d’inscription des visiteurs et envoyez les invitations dès que le programme est assez précis. Relancez les personnes inscrites 3 à 5 jours avant le salon avec les horaires, l’accès et les informations pratiques.
• Construisez le plan des stands après avoir recueilli les besoins des exposants, puis attribuez un numéro à chaque emplacement. Envoyez le plan et les consignes au moins 7 jours avant l’ouverture afin d’éviter les changements à l’accueil.
• Préparez la signalétique et le plan imprimé avant le jour J : entrée, comptoir d’accueil, stands, sanitaires et sorties doivent être identifiables en quelques secondes. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et goulottes de câbles, souvent oubliées lors de l’installation.
• La veille, triez les badges nominatifs, vérifiez l’imprimante, le projecteur, le microphone et les haut-parleurs, puis préparez le comptoir d’accueil. Le jour du salon, réceptionnez le catering suffisamment tôt, remplissez les glacières et installez les tasses, verres et autres éléments de vaisselle avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’habitat ?

Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, construire le plan des stands et commander le catering sans traiter les urgences au dernier moment.

Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de l’habitat ?

Confirmez les exposants environ 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite le numéro de stand, le plan, les horaires d’installation et les besoins techniques au moins 7 jours avant l’ouverture.

Quand envoyer les confirmations aux visiteurs ?

Envoyez une première confirmation dès que l’inscription est enregistrée, puis un rappel 3 à 5 jours avant le salon. Indiquez les horaires, les modalités d’accueil et les informations utiles pour éviter les questions le jour J.

Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’habitat ?

Consacrez 2 à 3 heures à la vérification finale : mobilier, badges, imprimante, projecteur, sonorisation, rallonges, signalétique et vaisselle. Préparez aussi l’accueil et confirmez la réception du catering avant l’ouverture.

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