Eine Wohnungsmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Wohnungsmesse beginnt die Organisation nicht mit der Dekoration, sondern mit Termin, Öffnungszeiten und dem passenden Saal. Danach gewinnen Sie Standbetreiber, öffnen die Anmeldung und bauen aus den Rückmeldungen einen belastbaren Standplan. Besonders leicht vergessen werden Fristen für Ausstellerinformationen, Namensschilder, Beschilderung und die Prüfung der Technik. Arbeiten Sie rückwärts vom Messetag und bündeln Sie alle Aufgaben in einem Ablaufplan, damit Empfang, Stände, Catering und Besucherregistrierung rechtzeitig bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Besucherregistrierung verarbeiten
2 Personen
- 7
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Standplan erstellen
2 Personen
- 10
Standnummern zuweisen
2 Personen
- 11
Catering bestellen
- 12
Getränke und Geschirr einkaufen
2 Personen
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Programm erstellen
2 Personen
- 15
Beschilderung entwerfen
- 16
Lageplan drucken
- 17
Informationen für Aussteller senden
- 18
Besucherbestätigungen versenden
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Materialien prüfen
2 Personen
- 21
Standbetreiber erinnern
- 22
Catering entgegennehmen
2 Personen
- 23
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 24
Namenskarten sortieren
2 Personen
- 25
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Standwände aufstellen
4 Personen
- 28
Standtische dekorieren
4 Personen
- 29
Produktproben ausstellen
4 Personen
- 30
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 31
Tonanlage testen
2 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
- 34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 35
Registrierungsliste bereitlegen
2 Personen
- 36
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 37
Aussteller empfangen
3 Personen
- 38
Besucher registrieren
3 Personen
- 39
Programm vorstellen
- 40
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 42
Snacks präsentieren
2 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 45
Präsentation moderieren
2 Personen
- 46
Fragen am Informationsschalter beantworten
2 Personen
- 47
Vorrat an der Kaffeestation auffüllen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Standbetreiber über die Abreise informieren
- 51
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 52
Standbetreiber beim Ausladen begleiten
3 Personen
- 53
Produktproben einpacken
4 Personen
- 54
Standwände abbauen
4 Personen
- 55
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 57
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 58
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 61
Restbestand einlagern
2 Personen
- 62
Fundsachen sammeln
- 63
Besucherliste archivieren
- 64
Dankesnachricht versenden
- 65
Daten der Standbetreiber aktualisieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 90
- Empfangstresen
- PräsentationstischAnz. 2
- HockerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 24
- ProspektständerAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- StandwändeAnz. 24
- Roll-Up-BannerAnz. 8
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 2
- Drucker
- HandmikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 10
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeelöffelAnz. 100
Dekoration
- PflanzenAnz. 16
- VasenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 24
- GirlandenAnz. 12
- Fotowand
- Tuch für Fotowand
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 16
- TablettsAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- WäschekörbeAnz. 4
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 100
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- ArmbänderAnz. 120
- InfotafelnAnz. 12
- DruckpapierAnz. 500
- OrdnerAnz. 6
Präsentation
- Flipchart
- Flipchartblätter
- MarkerAnz. 12
- PinnwändeAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- StahlbehälterAnz. 24
- MessbänderAnz. 12
- WasserwaagenAnz. 6
- FarbmusterAnz. 24
- BilderrahmenAnz. 12
Werkzeug
- Scheren-SetsAnz. 6
- CuttermesserAnz. 4
- HämmerAnz. 4
- SchraubendrehersetsAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
- GewebeklebebandAnz. 8
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- MaßbandAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum, Öffnungszeiten und den reservierten Saal zuerst fest. Öffnen Sie die Anmeldung für Standbetreiber erst, wenn Sie Kapazität, Standgrößen und die wichtigsten Rahmenbedingungen kennen.
- Setzen Sie für Standbetreiber eine feste Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen vor der Messe. Bestätigen Sie danach die Teilnahme und erstellen Sie erst dann Standplan und Standnummern.
- Verschicken Sie Informationen für Aussteller spätestens 7 Tage vorher. Darin sollten Aufbauzeiten, Standnummer, Lageplan, Zugang, Technik und Ansprechpartner stehen, damit am Veranstaltungstag keine Einzelabsprachen entstehen.
- Planen Sie Empfang und Registrierung als eigenen Bereich mit Empfangstresen, Namenskarten, Drucker und Besucherbestätigungen. Sortieren Sie die Namenskarten am Vortag und legen Sie Beschilderung sowie Lageplan sichtbar am Eingang aus.
- Bestellen Sie Catering und Getränke nach bestätigten Teilnehmerzahlen und prüfen Sie Materialien sowie Technik spätestens am Vortag. Testen Sie Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel, bevor die ersten Standbetreiber eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Wohnungsmesse organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal und Ausstelleransprache. Die Anmeldung sollte mindestens 4 Wochen vor dem Termin öffnen, damit Sie Rückmeldungen, Catering und Standplan rechtzeitig verarbeiten können.
- Wann sollte man die Standbetreiber für eine Wohnungsmesse bestätigen?
- Bestätigen Sie die Standbetreiber spätestens 14 Tage vor der Messe. So bleiben noch etwa 10 Tage für Standnummern, Standplan, Ausstellerinformationen und mögliche Änderungen.
- Wie erstellt man einen Standplan für eine Wohnungsmesse?
- Erstellen Sie den Standplan erst nach Ablauf der Anmeldefrist und ordnen Sie jedem bestätigten Stand eine Nummer zu. Drucken Sie den Lageplan mindestens einmal für den Empfang und senden Sie ihn 7 Tage vorher an die Aussteller.
- Wann bestellt man Catering und Getränke für eine Wohnungsmesse?
- Bestellen Sie das Catering 7 bis 10 Tage vor der Messe auf Grundlage der bestätigten Besucher- und Ausstellerzahlen. Kaufen Sie haltbare Getränke und Geschirr spätestens am Vortag, damit Kühlboxen und Thermokannen rechtzeitig vorbereitet werden können.
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