Organiser un salon de l'habitat sans rien oublier

Un salon de l'habitat se prépare d'abord comme un projet logistique, pas comme une simple journée portes ouvertes. Commencez par fixer les horaires et les conditions de participation, puis structurez les inscriptions, les stands et les besoins des exposants. Les dernières semaines servent à verrouiller les livraisons, la restauration, le stationnement, la signalétique et les paiements. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre jusqu'à l'ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Envoyer les conditions de participation
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Établir la répartition des stands
2 personnes
7
Confirmer les participants
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver les prestataires de restauration
10
Réserver la collecte des déchets
11
Envoyer le plan aux participants
12
Publier les informations de stationnement
13
Répartir les bénévoles
14
Confirmer les livraisons et les horaires
15
Préparer les badges nominatifs
16
Imprimer les étiquettes de prix et les panneaux
2 personnes
17
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
18
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
19
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Informer les participants par téléphone
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les toilettes
2 personnes
27
Vérifier les points d’alimentation et le cheminement des câbles
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les stands et le mobilier de présentation
4 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
33
Aménager le point de restauration
3 personnes
34
Aménager la caisse et le point de paiement par carte
2 personnes
35
Préparer les étiquettes de nom et de prix
2 personnes
36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Vérifier les stands des participants
3 personnes
38
Tester la musique d’ambiance
2 personnes
39
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
40
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
43
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
44
Accompagner les stands
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les tables et les parcours de circulation
2 personnes
50
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
51
Ajuster l’éclairage
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Clôturer la vente et l’entrée
2 personnes
54
Faire descendre les participants
3 personnes
55
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes

Suivi

56
Clore les stocks de restauration
2 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Démonter l’éclairage
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Collecter et trier les déchets
3 personnes
61
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 60
Fauteuils loungeqté 8
Canapés de salonqté 4
Tables d'appointqté 10
Portants à vêtementsqté 6
Présentoirsqté 10
Boîtes de rangementqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Nappesqté 20

Équipement

Distributeurs automatiquesqté 2
Caissesqté 2
Caisses de monnaieqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Échellesqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 2
Panneaux de directionqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Plantesqté 20
Vasesqté 10
Fleurs artificiellesqté 10
Presse-papiersqté 20
Porte-nomsqté 30

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Saladiers de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d'ouverture et les conditions de participation avant d'envoyer les invitations. Gardez une date limite d'inscription assez tôt pour établir la répartition des stands et confirmer chaque participant.
Traitez les inscriptions dans un tableau unique avec le nom, le stand prévu, les besoins alimentaires et les horaires de livraison. Envoyez ensuite le plan aux participants afin d'éviter les changements de dernière minute.
Réservez la restauration et la collecte des déchets dès que le nombre de participants est connu. Une confirmation écrite des horaires de livraison quelques jours avant l'événement évite les attentes à l'entrée.
Préparez la signalétique en plusieurs niveaux : bienvenue, direction, stationnement, sécurité et informations sur les stands. Imprimez aussi les badges nominatifs, les étiquettes de prix et les panneaux avant l'installation.
Testez la caisse, le terminal de paiement et les rallonges avant l'arrivée du public. Le jour même, prévoyez une vérification des stocks, le refroidissement des boissons et la préparation des en-cas avant d'ouvrir le lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l'habitat ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, la répartition des stands et la réservation des prestataires doivent être lancées assez tôt pour confirmer les besoins et les horaires.
Quand faut-il envoyer le plan des stands aux exposants ?: Envoyez une première version dès que les inscriptions sont traitées, idéalement 2 à 3 semaines avant le salon. Confirmez les changements et les horaires de livraison quelques jours avant l'installation.
Combien de temps avant l'ouverture faut-il installer un salon de l'habitat ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour acheminer le matériel, installer les stands, poser la signalétique, brancher les équipements et contrôler les paiements. Ajoutez du temps si les livraisons arrivent séparément.
Que faut-il vérifier la veille d'un salon de l'habitat ?: Vérifiez les stocks, les livraisons, le stationnement, les badges, les panneaux et les besoins alimentaires. Testez également la caisse et le terminal de paiement au plus tard la veille, puis confirmez les informations essentielles par téléphone aux participants concernés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.