Organiser un salon de l'habitat, étape par étape

Un salon de l'habitat se prépare d'abord comme un projet logistique, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par fixer la date, les horaires et les conditions exposants avant d'ouvrir les inscriptions. Une fois les réservations avancées, construisez le plan des stands, attribuez les emplacements et envoyez des consignes de montage précises. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, l'électricité, la signalétique, la caisse et l'accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Annoncer la salon de l’habitat en ligne
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les réservations de tables
2 personnes
9
Finaliser la liste des vendeurs
2 personnes
10
Créer le plan du marché
2 personnes
11
Attribuer les emplacements
2 personnes
12
Envoyer les instructions de montage
13
Concevoir la signalétique
14
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Vérifier les livraisons et le matériel
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Trier le matériel imprimé
2 personnes
23
Marquer les stands du marché
2 personnes
24
Décharger les tables
4 personnes
25
Installer les tentes de fête
6 personnes
26
Installer des points d’alimentation
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Installer la décoration
2 personnes
32
Brancher l’éclairage du stand
2 personnes
33
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
34
Installer la caisse
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

39
Accueil des vendeurs
4 personnes
40
Attribuer les emplacements
3 personnes
41
Vérifier les derniers stands
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Tenir le stand d’information
2 personnes
44
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Servir les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Nettoyer les toilettes entre-temps
51
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Annoncer la fermeture progressive des ventes
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes
55
Faire démonter les stands
3 personnes
56
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

57
Répartir le catering restant
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
61
Démonter les tentes de fête
6 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Débrancher l’alimentation électrique
2 personnes
64
Balayer le lieu
3 personnes
65
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
66
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
69
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 24
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Bancs pliantsqté 4
Nappesqté 28
Boîtes de rangementqté 10

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Terminal de paiementqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Plantes décorativesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 12

Catering

Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Sucriersqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2

Fournitures de marché

Numéros de standqté 30
Étiquettes de prixqté 500
Post-itqté 20
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Caissesqté 4
Bacs à monnaieqté 4
Braceletsqté 250
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Blocs d’arrêtqté 4
Parapluiesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Fixez les conditions des vendeurs avant l'ouverture du formulaire : précisez le type d'activité accepté, le matériel fourni et la date limite d'inscription. Cela évite de devoir renégocier les emplacements au dernier moment.
Traitez les inscriptions au fil de l'eau et confirmez les besoins de chaque exposant. Finalisez la liste avant de créer le plan du salon, puis envoyez les instructions de montage au moins 7 jours avant l'ouverture.
Prévoyez les branchements dès le plan des stands : repérez les prises, utilisez des rallonges et des multiprises adaptées, puis protégez les câbles avec des passe-câbles. Les machines à café et bouilloires ne doivent pas partager une installation improvisée.
Préparez la signalétique et les étiquettes de prix avant le jour du montage. Marquez chaque emplacement et triez les supports imprimés par zone : vous éviterez de chercher les panneaux pendant que les exposants déchargent leurs tables.
Organisez le jour J à rebours de l'ouverture : déchargement, installation des tentes, marquage des stands, vérification du matériel, puis accueil. Contrôlez la météo la veille et gardez les lampes à piles, les boissons fraîches et la monnaie prêtes en réserve.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de l'habitat ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, les horaires et les conditions exposants sont fixés. Prévoyez une période d'inscription d'au moins 3 à 4 semaines afin de pouvoir relancer les professionnels et ajuster le plan des stands.
Quand envoyer les consignes de montage aux exposants ?: Envoyez-les au moins 7 jours avant le salon, avec l'horaire d'arrivée, l'emplacement attribué, les accès et le matériel à apporter. Renvoyez un rappel 48 heures avant le montage pour limiter les oublis.
Comment organiser le plan des stands d'un salon de l'habitat ?: Commencez par placer les zones qui nécessitent une alimentation électrique ou davantage d'espace, puis répartissez les tables et les chaises restantes. Finalisez le plan 5 à 7 jours avant l'ouverture et transmettez à chaque exposant un emplacement clairement identifié.
Que vérifier la veille d'un salon de l'habitat ?: Vérifiez les prévisions météo, les livraisons, les tentes, les tables, les rallonges, les passe-câbles, la signalétique et le terminal de paiement. Préparez aussi la caisse et la monnaie, les en-cas, les thermos et les boissons au plus tard la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.