Cómo organizar una feria de la vivienda paso a paso

Organizar una feria de la vivienda requiere cerrar primero la convocatoria y después convertir las inscripciones en un plano de puestos claro. Define las condiciones para los vendedores, publica la fecha y el horario, y deja tiempo suficiente para confirmar mesas, materiales y necesidades de alimentación. La última semana debes concentrarte en las instrucciones de montaje, la señalización, los turnos y los pagos. El día de la feria, el orden de descarga y montaje evita que los puestos bloqueen la entrada.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el horario de apertura
2 personas
2
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Anunciar la feria de la vivienda online
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar reservas de mesa
2 personas
9
Finalizar la lista de vendedores
2 personas
10
Crear un plano del mercado
2 personas
11
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
12
Enviar las instrucciones de montaje
13
Diseñar la señalización
14
Preparar etiquetas de precios
2 personas
15
Crear el horario de voluntarios
2 personas
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Comprobar entregas y materiales
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
20
Preparar aperitivos
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Clasificar el material impreso
2 personas
23
Marcar los puestos del mercado
2 personas
24
Descargar las mesas
4 personas
25
Montar carpas
6 personas
26
Instalar puntos de electricidad
2 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Colgar los números de stand
2 personas
30
Colocar la señalización
2 personas
31
Colgar la decoración
2 personas
32
Conectar la iluminación del puesto
2 personas
33
Montar el mostrador de información
2 personas
34
Preparar la caja
2 personas
35
Montar la mesa de catering
3 personas
36
Preparar los aperitivos
3 personas
37
Comprobar los baños
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

39
Recibir a los vendedores
4 personas
40
Asignar espacios de stand
3 personas
41
Comprobar los últimos stands
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Atender el mostrador de información
2 personas
44
Responder a las preguntas de los vendedores
2 personas
45
Servir aperitivos
2 personas
46
Servir las bebidas
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer café y té
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Limpiar los baños durante el evento
51
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
52
Registrar objetos perdidos
53
Anunciar el cierre tranquilo de ventas
54
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
55
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
56
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

57
Repartir el catering sobrante
2 personas
58
Recoger la vajilla
3 personas
59
Recoger la basura
4 personas
60
Recoger mesas y sillas
5 personas
61
Desmontar las carpas
6 personas
62
Retirar la decoración
2 personas
63
Desconectar la alimentación eléctrica
2 personas
64
Barrer el recinto
3 personas
65
Limpiar a fondo los baños
2 personas
66
Recoger el material prestado
2 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
69
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 4
Sillascant. 40
Taburetescant. 8
Percheroscant. 6
Bancos plegablescant. 4
Mantelescant. 28
Cajas de almacenajecant. 10

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8
Micrófono de mano
Altavocescant. 2
Terminal de pagocant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Plantas decorativascant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Decoración de mesacant. 12

Catering

Bandejas de serviciocant. 8
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 6
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cuencoscant. 30
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Azucareroscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2

Materiales para el mercado

Números de standcant. 30
Etiquetas de preciocant. 500
Notas adhesivascant. 20
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 6
Cajas de cajacant. 4
Cajitas para cambiocant. 4
Pulserascant. 250
Flechas de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Bloques de anclajecant. 4
Paraguascant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Consejos

Publica la fecha, el horario de apertura y las condiciones de participación antes de abrir el formulario de inscripción. Incluye qué debe traer cada vendedor, el tamaño del espacio y la hora límite para montar.
Cierra la lista de vendedores antes de crear el plano del mercado. Asigna cada puesto a una mesa o carpa concreta y envía las instrucciones de montaje con varios días de antelación para evitar cambios de última hora.
Prepara la señalización y las etiquetas de precios antes del día del evento. Las pizarras, los rotuladores de tiza y el material impreso deben estar clasificados por puesto, no guardados juntos en una sola caja.
Haz un horario de voluntarios con turnos definidos para recepción, descarga, montaje y cobros. Comprueba con antelación los cables alargadores, las regletas, las alfombrillas para cables y la ubicación de las lámparas LED.
Comprueba el pronóstico del tiempo y el estado de las entregas antes de empezar a montar. Descarga primero las mesas y carpas, marca los puestos en el suelo y deja las bebidas enfriándose mientras se colocan los materiales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de la vivienda?: Empieza al menos 6 semanas antes: publica la convocatoria, abre las inscripciones y redacta las condiciones. Deja la última semana para cerrar vendedores, preparar el plano, confirmar entregas y enviar las instrucciones de montaje.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de vendedores?: Ciérrala entre 7 y 10 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para asignar los espacios, confirmar las reservas de mesa, preparar las etiquetas y corregir cambios sin rehacer todo el plano.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de la vivienda?: Prepara el material impreso, la señalización, las etiquetas de precios, la caja registradora, el cambio y los equipos de pago. También conviene enfriar las bebidas y comprobar las entregas, los cables y las linternas a pilas.
¿En qué orden se montan los puestos de la feria?: Primero descarga y coloca las carpas y las mesas; después marca cada espacio según el plano. A continuación instala sillas, taburetes, iluminación y cables, y deja la decoración, los aperitivos y las bebidas para el final.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.