Organiser un salon de caravanes, étape par étape

Un salon de caravanes se prépare d’abord avec un plan d’implantation, puis avec une gestion précise des exposants et des visiteurs. Commencez par fixer la date et les horaires, avant d’ouvrir les inscriptions et de réserver les stands. Prévoyez ensuite les flux de circulation, le stationnement, l’accueil et les démonstrations. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins techniques des exposants, les badges et la signalétique installée trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir la liste des exposants
2 personnes
8
Répartir les emplacements
2 personnes
9
Faire des réservations pour les stands
10
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
11
Créer un plan pour les visiteurs
12
Planifier le programme et les démonstrations
2 personnes
13
Envoyer les consignes aux exposants
14
Passer la commande traiteur
15
Vérifier le matériel technique
2 personnes
16
Faire réaliser les imprimés
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
19
Imprimer les badges nominatifs
20
Faire les courses
2 personnes
21
Trier les imprimés
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
24
Fixer les stands avec du ruban adhésif
3 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Installer la signalisation
3 personnes
29
Balisage du parking
3 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
31
Tester l’éclairage
2 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Remplir les glacières
2 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Décharger le matériel du stand
4 personnes
37
Installer les panneaux des exposants
2 personnes
38
Positionner les caravanes en toute sécurité
4 personnes
39
Vérifier les modèles de démonstration
2 personnes
40
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

41
Ouvrir les portes du salon
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les programmes
2 personnes
44
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
45
Encadrer les démonstrations
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Collecter la vaisselle
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Vérifier les câbles d’alimentation
2 personnes
53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
54
Fermer les portes du salon
3 personnes

Suivi

55
Raccompagner les exposants
3 personnes
56
Faire sortir les caravanes en toute sécurité
4 personnes
57
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Retirer la décoration
2 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
63
Couper l’électricité
2 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Stocker les restes au frais
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement
69
Recueillir les retours des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables hautesqté 8
Tables de standqté 24
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 12
Présentoirs à dépliantsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 10
Poteaux d’attenteqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Téléphone mobileqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Antivols pour ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Câbles HDMIqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de secoursqté 4

Signalétique

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 30
Panneaux de stationnementqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Plansqté 80
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20

Sécurité

Extincteursqté 6
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6
Rampe pour fauteuil roulant

Décoration

Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 10
Nappesqté 30
Bannières de salonqté 6
Colle repositionnableqté 10
Ruban de papierqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Carafes d'eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de lancer les invitations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour recruter les exposants, traiter les inscriptions et faire réaliser les imprimés.
Demandez à chaque exposant ses besoins en tables, prises, rallonges et écran dès l’inscription. Regroupez ces informations dans un tableau avant de répartir les emplacements.
Dessinez séparément le plan des stands, le parcours des visiteurs et le stationnement. Prévoyez une signalétique visible dès l’arrivée, notamment pour l’accueil, les démonstrations et les zones de circulation.
Fermez les inscriptions exposants 10 à 14 jours avant le salon afin de finaliser la liste, les badges et les consignes d’installation. Envoyez le plan d’implantation avec les horaires d’arrivée, pas seulement le jour de l’événement.
La veille, testez l’ordinateur, l’imprimante, les tablettes, les câbles HDMI et les talkies-walkies. Le jour même, ouvrez le lieu au moins 2 heures avant les visiteurs pour nettoyer l’espace, installer les tables et sécuriser les câbles avec des passe-câbles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de caravanes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’inviter les exposants, de traiter les inscriptions, de commander le traiteur et de préparer les plans, badges et panneaux.
Quand faut-il envoyer les consignes aux exposants ?: Envoyez-les 10 à 14 jours avant le salon, une fois les emplacements répartis. Indiquez les horaires d’arrivée, l’accès au site, le stationnement, le matériel prévu et les contraintes électriques.
Quand préparer le plan des stands et du parking ?: Commencez dès que les premières inscriptions sont confirmées et finalisez les plans environ 2 semaines avant l’ouverture. Gardez quelques emplacements libres pour absorber les changements de dernière minute.
À quelle heure faut-il ouvrir le lieu le jour du salon ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce temps sert à nettoyer, installer les tables et les panneaux, tester le matériel technique et préparer l’accueil des visiteurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.