Zo organiseer je een Caravanbeurs

Begin met de beursdatum, openingstijden en locatie; die bepalen de planning voor exposanten, bezoekers en leveranciers. Nodig daarna exposanten uit en publiceer het inschrijfformulier, zodat je op tijd weet hoeveel standruimte en stroom nodig zijn. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en parkeerbehoeften voordat je de plattegrond en het programma definitief maakt. In de laatste week verschuift de aandacht naar drukwerk, naamkaartjes, vrijwilligers, techniek en een opbouw waarbij elk standvak gemarkeerd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Exposanten uitnodigen
2 personen
3
Inschrijfformulier publiceren
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
8
Standplaatsen indelen
2 personen
9
Reserveringen voor stands maken
10
Parkeerplan uitwerken
2 personen
11
Plattegrond voor bezoekers maken
12
Programma en demonstraties plannen
2 personen
13
Exposanteninstructies versturen
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Technische benodigdheden controleren
2 personen
16
Drukwerk laten maken
17
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
18
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
19
Naamkaartjes printen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Drukwerk sorteren
22
Locatie openen
2 personen
23
Beursvloer schoonmaken
3 personen
24
Standvakken afplakken
3 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
29
Parkeerroute markeren
3 personen
30
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
31
Verlichting testen
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Koelboxen vullen
2 personen
35
Exposanten ontvangen
3 personen
36
Standmaterialen uitladen
4 personen
37
Exposantenbordjes plaatsen
2 personen
38
Caravans veilig positioneren
4 personen
39
Demonstratiemodellen controleren
2 personen
40
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

41
Beursdeuren openen
3 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Programmafolders uitdelen
2 personen
44
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
45
Demonstraties begeleiden
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies inzamelen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Stroomkabels controleren
2 personen
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen
54
Beursdeuren sluiten
3 personen

Nazorg

55
Exposanten uitgeleide doen
3 personen
56
Caravans veilig laten uitrijden
4 personen
57
Standmaterialen verzamelen
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Beursvloer schoonmaken
3 personen
63
Stroom uitschakelen
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
68
Bedankbericht versturen
69
Bezoekersreacties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalie
Statafelsaantal 8
Beurstafelsaantal 24
Klaptablesaantal 6
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Folderrekkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Wachtpalenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Labelprinter
Printer
Mobiele telefoonaantal 4
Portofoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Laptopslotenaantal 2
Presentatiescherm
HDMI-kabelsaantal 3

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Noodlampenaantal 4

Bewegwijzering

Pijlbordenaantal 12
Standbordjesaantal 30
Parkeerbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Plattegrondenaantal 80
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20

Veiligheid

Brandblussersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 10
Zaklampenaantal 6
Rolstoelhelling

Decoratie

Vlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 10
Tafelkledenaantal 30
Beursdoekenaantal 6
Plakgumaantal 10
Papiertapeaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkaraffenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat de exposantenlijst grotendeels compleet is. Reserveer per stand niet alleen een tafel, maar controleer ook de benodigde stroom, loopruimte en eventuele plek voor een presentatiescherm.
Stuur exposanteninstructies uiterlijk een week voor de beurs. Zet daarin het aanmeldpunt, de opbouwtijd, de standmaat, parkeeraanwijzingen en de regels voor verlengkabels en kabelmatten.
Maak twee plattegronden: één werkversie met standnummers en voorzieningen voor de organisatie en één eenvoudige bezoekersversie. Plaats pijlborden en informatieborden al tijdens de opbouw, niet pas bij de opening.
Test bezoekersregistratie, printer, labelprinter, tablets en presentatieapparatuur vóór de beursdag. Leg reservekabels, stekkerdozen en een opgeladen mobiele telefoon klaar bij de receptiebalie.
Werk met een opbouwschema per tijdsblok: eerst schoonmaken en standvakken afplakken, daarna tafels en stoelen plaatsen, vervolgens bewegwijzering, registratie en catering. Plan minimaal 30 minuten voor een laatste ronde over de vloer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Caravanbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, openingstijden, locatie en exposantenwerving. Leg catering, drukwerk, techniek en vrijwilligers uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs vast.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een Caravanbeurs?: Nodig exposanten ongeveer 12 tot 16 weken vooraf uit en geef een duidelijke inschrijftermijn van 2 tot 3 weken. Zo houd je daarna nog tijd over voor de standindeling, reserveringen en een definitieve exposantenlijst.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Caravanbeurs?: Reken op minimaal 3 uur voor schoonmaken, standvakken afplakken, tafels opstellen, bewegwijzering plaatsen en registratie klaarzetten. Voeg 30 minuten toe voor een technische test en een controle van alle stands.
Wanneer moet je de bezoekersuitnodigingen versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken voor de beurs en een herinnering ongeveer 7 dagen vooraf. Sluit de registratie niet eerder dan 2 tot 3 dagen voor de beurs, zodat late aanmeldingen nog verwerkt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.