Organiser un salon d’instruments de musique

Un salon d’instruments de musique se prépare d’abord comme un espace de circulation et de vente, puis comme une animation sonore. Commencez par confirmer la date et le lieu, dessinez le plan des stands et fixez les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les branchements électriques et les essais au casque sont souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine. Prévoyez aussi un accueil capable de gérer les badges, les plans, les paiements et les questions des exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer le plan du salon
2 personnes
3
Rédiger les conditions de participation
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
7
Distribuer les affiches
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les vendeurs par téléphone
2 personnes
12
Attribuer les emplacements
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Publier les informations aux visiteurs
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les numéros de stand
17
Imprimer les plans
18
Préparer les bracelets
19
Vérifier le mode de paiement
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer les étiquettes des instruments
2 personnes
22
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Vérifier le sol du lieu
2 personnes
25
Décharger les tables
4 personnes
26
Décharger les chaises
3 personnes
27
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Installer les tables de vente
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Aménager l'espace de démonstration
3 personnes
31
Désigner des vestiaires pour les vendeurs
32
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
33
Installer des rallonges
2 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Installer la signalétique
2 personnes
36
Placer les numéros des stands
2 personnes
37
Tester l’équipement de démonstration
2 personnes
38
Régler le niveau sonore
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Remplir les glacières
2 personnes
41
Préparer les en-cas
2 personnes
42
Vérifier les toilettes

Événement

43
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
44
Accueil des vendeurs
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
46
Distribuer les bracelets
47
Distribuer les plans
48
Guider les vendeurs vers les stands
2 personnes
49
Annoncer les démonstrations
50
Encadrer l'espace de démonstration
2 personnes
51
Vérifier le niveau sonore
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Annoncer le dernier tour de vente
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
61
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

62
Dégager les tables de vente
4 personnes
63
Éteindre le matériel de démonstration
2 personnes
64
Retirer les rallonges électriques
2 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Replier les tables
4 personnes
69
Empiler les chaises
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Clôturer la caisse
2 personnes
73
Recharger le matériel
4 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger les provisions restantes
76
Gérer les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement aux participants
78
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de venteqté 30
Chaisesqté 60
Bureau d’accueil
Chaises pliantesqté 8
Tabouretsqté 12
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Chemins de tableqté 30

Équipement

Pieds de microqté 10
Supports de clavierqté 4
Supports de guitareqté 12
Pieds de microqté 4
Microphonesqté 4
Enceintes compactesqté 2
Table de mixage
Boîtiers DIqté 2
Casques audioqté 6
Amplificateurs pour casqueqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Caisse
Talkies-walkiesqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Bannières du salonqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Cartes avec numéro de standqté 30
Panneaux indicateursqté 8
Décoration de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Pinces de tableqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Poubellesqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Nettoyant multi-usagesqté 3
Nettoyant pour vitresqté 2
Nettoyant pour toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan avant d’attribuer les emplacements : indiquez les tables de vente, l’accueil, les zones d’écoute et les passages. Gardez des circulations assez larges pour déplacer les instruments et évitez de placer les câbles dans les zones de passage.
Ouvrez les inscriptions avec des conditions précises et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, le mobilier souhaité et les besoins électriques. Relancez les inscrits non confirmés au moins 7 jours avant le salon.
Pour le matériel audio, regroupez les pieds de micro, microphones, enceintes compactes, table de mixage, boîtiers DI et casques au même endroit. Testez chaque branchement avant l’arrivée des exposants et protégez les rallonges avec des passe-câbles.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, numéros de stand, plans, bracelets, caisse et monnaie doivent être imprimés et regroupés. Vérifiez aussi le fonctionnement des terminaux de paiement mobiles avant l’ouverture.
Organisez le déchargement par ordre d’arrivée et contrôlez le sol du lieu avant d’installer les tables. Prévoyez des talkies-walkies si plusieurs personnes coordonnent simultanément l’accueil, les stands et le matériel.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon d’instruments de musique ?: Ouvrez le formulaire au moins 6 semaines avant le salon pour laisser le temps de traiter les demandes et d’attribuer les emplacements. Fermez les inscriptions environ 10 jours avant afin de finaliser le plan, les badges et les réservations.
Combien de temps faut-il pour installer un salon d’instruments ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour décharger les tables, installer les stands, placer les supports et effectuer les branchements. Ajoutez 30 minutes de test audio et de vérification des paiements avant l’arrivée du public.
Que faut-il prévoir pour les essais d’instruments sur place ?: Préparez une zone dédiée avec microphones, pieds, enceintes compactes, table de mixage, boîtiers DI et casques audio. Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’ouverture pour régler le volume et repérer les câbles mal protégés.
Quand confirmer les exposants d’un salon d’instruments ?: Confirmez chaque vendeur par téléphone au plus tard 7 jours avant l’événement. Envoyez ensuite l’emplacement, les horaires d’arrivée, les informations de paiement et les consignes de déchargement dans un même message.

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