Musikinstrumentenbörse organisieren: Schritt für Schritt

Bei einer Musikinstrumentenbörse entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Anbieter schnell ihren Stand finden und Besucher gezielt suchen können. Beginne mit Ort, Datum und Teilnahmebedingungen, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Standplanung, Teilnehmerkommunikation, Beschilderung und die Prüfung von Zahlung, Strom und Tontechnik. Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag: Tische, Kabel, Kasse und Lagepläne müssen rechtzeitig vor Ort sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Teilnahmebedingungen erstellen
4
Anmeldeformular veröffentlichen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbung in sozialen Medien posten
7
Poster verteilen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Teilnehmerliste aktualisieren
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Verkäufer telefonisch bestätigen
2 Personen
12
Standplätze zuweisen
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Besucherinformationen veröffentlichen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Standnummern drucken
17
Lagepläne drucken
18
Armbänder bereitlegen
19
Zahlungsart prüfen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Instrumentenetiketten vorbereiten
2 Personen
22
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
24
Boden der Location prüfen
2 Personen
25
Tische ausladen
4 Personen
26
Stühle ausladen
3 Personen
27
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
28
Verkaufstische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Demonstrationsraum einrichten
3 Personen
31
Umkleiden für Verkäufer zuweisen
32
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
33
Verlängerungskabel verlegen
2 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Standnummern anbringen
2 Personen
37
Demonstrationsausrüstung testen
2 Personen
38
Lautstärke einstellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
40
Kühlboxen füllen
2 Personen
41
Snacks bereitstellen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren

Event

43
Eingangstheke besetzen
2 Personen
44
Verkäufer empfangen
3 Personen
45
Besucher registrieren
2 Personen
46
Armbänder verteilen
47
Pläne verteilen
48
Verkäufer zu den Ständen begleiten
2 Personen
49
Vorführungen ankündigen
50
Vorführraum betreuen
2 Personen
51
Lautstärke kontrollieren
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
57
Besucherfragen beantworten
2 Personen
58
Fundgegenstände registrieren
59
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
60
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
61
Verkäufer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

62
Verkaufstische abräumen
4 Personen
63
Vorführgeräte ausschalten
2 Personen
64
Verlängerungskabel entfernen
2 Personen
65
Dekoration entfernen
2 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Tische zusammenklappen
4 Personen
69
Stühle stapeln
3 Personen
70
Location reinigen
3 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Kasse abschließen
2 Personen
73
Materialien zurückladen
4 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
76
Fundsachen bearbeiten
77
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
78
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

VerkaufstischeAnz. 30
StühleAnz. 60
Eingangsbereich
KlappstühleAnz. 8
HockerAnz. 12
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischläuferAnz. 30

Ausstattung

NotenständerAnz. 10
KeyboardständerAnz. 4
GitarrenständerAnz. 12
MikrofonständerAnz. 4
MikrofoneAnz. 4
Kompakte LautsprecherAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 2
KopfhörerAnz. 6
KopfhörerverstärkerAnz. 2
Laptop
Drucker
Mobile ZahlungsterminalsAnz. 2
Kasse
FunkgeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
KabelmattenAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

MessebannerAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 10
StandnummernkartenAnz. 30
WegweiserAnz. 8
TischdekorationAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4
TischklemmenAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 8
KaraffeAnz. 4

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
AllzweckreinigerAnz. 3
GlasreinigerAnz. 2
ToilettenreinigerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standaufteilung erst fest, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. Plane Durchgänge großzügig und nummeriere jeden Verkaufstisch, damit Anbieter beim Aufbau nicht suchen müssen.
Schicke angemeldeten Verkäufern spätestens 3 bis 5 Tage vorher eine Bestätigung mit Standnummer, Einlasszeit, Zahlungsart und Ansprechpartner. So klärst du Absagen und offene Fragen vor dem Aufbau.
Bereite Instrumentenetiketten mit Preis, Verkäuferkürzel und kurzer Beschreibung vor. Lege zusätzlich Namensschilder, Armbänder und gedruckte Lagepläne am Eingang bereit.
Prüfe die Stromplanung vor dem Einladen: Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelmatten müssen für Verkaufs- und Technikbereiche ausreichen. Kabelwege dürfen keine Laufwege kreuzen.
Teste Kasse, Wechselgeld und mobile Zahlungsterminals mindestens am Vorabend. Für eine Börse mit vielen Einzelverkäufen ist eine klar geregelte Zahlungsabwicklung wichtiger als eine improvisierte Lösung an der Eingangstür.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Musikinstrumentenbörse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Teilnahmebedingungen. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen geöffnet bleiben, damit du Standplätze, Verkäuferliste und Besucherinformationen rechtzeitig fertigstellen kannst.
Wie plane ich die Standplätze bei einer Musikinstrumentenbörse?: Erstelle nach Ende der Anmeldefrist einen Lageplan und reserviere pro Verkäufer den vereinbarten Tischbereich. Drucke Standnummern und Pläne spätestens 3 Tage vor der Börse, damit der Aufbau ohne Rückfragen starten kann.
Was muss ich am Tag vor der Musikinstrumentenbörse prüfen?: Kontrolliere am Vortag Kasse, Wechselgeld, Zahlungsgeräte, Drucker, Beschilderung und die komplette Strom- und Tontechnik. Lege außerdem Etiketten, Namensschilder und Armbänder nach Einsatzort sortiert bereit.
Wann sollte ich Verkäufer telefonisch bestätigen?: Rufe angemeldete Verkäufer etwa 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung an. Dabei lassen sich Teilnahme, Standgröße, Ankunftszeit und besondere Anforderungen klären, bevor der endgültige Lageplan verteilt wird.

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