Organiser un salon d’antiquités sans rien laisser au dernier moment

Un salon d’antiquités se prépare d’abord comme une opération logistique, puis comme un rendez-vous pour les visiteurs. Commence par fixer la date, les horaires et les conditions de participation avant de contacter les exposants. Les inscriptions, le plan des stands et les besoins alimentaires doivent être suivis dans un même tableau. La dernière semaine sert surtout à confirmer les détails, tester les paiements et rendre le lieu facile à comprendre dès l’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Confirmer les exposants
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Préparer le plan du stand
2 personnes
9
Imprimer la liste des exposants
10
Publier les informations aux visiteurs
11
Confirmer la réservation du lieu
12
Réserver la collecte des déchets
13
Faire la réservation de la machine à café
14
Créer les listes de prix et les formulaires
15
Créer les panneaux de direction et de stationnement
16
Envoyer les dernières instructions aux exposants
17
Vérifier les prévisions météo
18
Retirer la monnaie de la caisse
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Stocker les courses au frais
2 personnes
22
Rassembler le matériel
2 personnes
23
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
24
Trier les badges nominatifs
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
27
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
28
Accueillir les exposants
3 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
2 personnes
31
Installer des nappes en papier
3 personnes
32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
33
Installer l’éclairage
2 personnes
34
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
35
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
36
Installer la table d'inscription
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
2 personnes
40
Préparer la caisse
2 personnes
41
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
42
Faire le briefing des exposants
2 personnes

Événement

43
Ouvrir les portes
3 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
46
Soutenir les exposants
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Collecter la vaisselle et les déchets
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Maintenir le coin café propre
53
Clôturer la caisse
2 personnes
54
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

55
Accompagner le déchargement des exposants
3 personnes
56
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
57
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
58
Collecter et trier les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
3 personnes
61
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
62
Rassembler les objets perdus
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Stocker les restes
66
Rappeler les exposants au sujet de leurs biens
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Classer les factures et les reçus
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 30
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Tables à caféqté 3
Portants à vêtementsqté 6
Vitrinesqté 4
Tabourets hautsqté 6
Nappesqté 35
Rehausses de table en plexiglasqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Microphone à main
Lampes de pocheqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Enrouleursqté 4
Caisse
Caisse
Carnets de ticketsqté 4
Calculatricesqté 3
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 8
Guirlandes LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Saladiersqté 12

Cuisine

Thermos à caféqté 6
Carafes d’eauqté 6
Pince de serviceqté 8
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pains de glaceqté 20

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Plansqté 120
Flyers du programmeqté 150
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 50
Pancartes de tableqté 30
Porte-prixqté 100
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Papier A4qté 2
Marqueursqté 12
Chemins de tableqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Panneaux d'avertissementqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publie la date, les horaires d’ouverture et les conditions de participation avant de lancer les invitations. Sans ces informations, les exposants posent les mêmes questions et les inscriptions prennent du retard.
Demande aux exposants leurs besoins alimentaires et leurs contraintes de stand dès l’inscription. Prépare ensuite le plan des tables, vitrines, portants et rehausses avant de confirmer leur emplacement.
Envoie les dernières instructions aux exposants au moins 3 jours avant l’ouverture. Indique l’heure d’arrivée, le stationnement, l’accès au déchargement et l’emplacement prévu de chaque stand.
Teste la caisse, les terminaux de paiement et l’imprimante avant le jour du salon. Prévois aussi la monnaie, des rallonges, des multiprises, des passe-câbles et du ruban gaffer pour éviter les câbles dans les passages.
Fais une visite complète du lieu la veille : signalétique, éclairage, café, inscriptions et circulation. Garde les lampes de poche, les piles de rechange et les projecteurs LED accessibles, car les problèmes apparaissent souvent pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un salon d’antiquités ?: Commence au moins 8 semaines avant l’ouverture pour confirmer le lieu, publier la date et contacter les exposants. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats, l’impression et les tests techniques.
Comment organiser les inscriptions des exposants ?: Utilise un formulaire avec les coordonnées, les dimensions du stand, les besoins électriques et les besoins alimentaires. Confirme chaque inscription par écrit au plus tard 10 jours avant le salon et mets à jour la liste des exposants après chaque changement.
Comment préparer le plan des stands d’un salon d’antiquités ?: Dessine le plan après avoir recueilli les besoins des exposants, puis réserve une table d’inscription près de l’entrée et des passages dégagés. Imprime une version pour l’équipe et une liste des exposants à afficher avant l’ouverture.
Que vérifier la veille d’un salon d’antiquités ?: Vérifie le lieu, la météo, les panneaux, l’éclairage, le matériel de paiement et les fournitures de café. Fais aussi les courses, stocke les produits au frais et rassemble tout le matériel avant la fermeture du lieu.

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