Zo organiseer je een antiekbeurs
Begin met de datum, openingstijden en voorwaarden voor standhouders. Benader daarna deelnemers, verwerk aanmeldingen en maak pas een standindeling als je weet hoeveel tafels, vitrinekasten en andere presentatieplekken nodig zijn. Regel tegelijk de locatie, afvalinzameling, koffievoorziening en bezoekersinformatie. In de laatste week draait alles om duidelijke instructies, betaalapparatuur, verlichting, bewegwijzering en een controle van de weersverwachting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden publiceren
- 2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
- 3
Standhouders benaderen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Standhouders bevestigen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Standindeling maken
2 personen
- 9
Standhouderslijst afdrukken
- 10
Bezoekersinformatie publiceren
- 11
Reservering locatie bevestigen
- 12
Reservering afvalinzameling maken
- 13
Reservering koffieapparaat maken
- 14
Prijslijsten en formulieren maken
- 15
Route- en parkeerbordjes maken
- 16
Standhouders laatste instructies sturen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Kassawisselgeld opnemen
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
- 22
Materialen verzamelen
2 personen
- 23
Kassa en betaalapparatuur testen
2 personen
- 24
Naamkaartjes sorteren
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Vloer en entree controleren
2 personen
- 27
Tafels en stoelen lossen
4 personen
- 28
Standhouders ontvangen
3 personen
- 29
Tafels opstellen
4 personen
- 30
Stoelen plaatsen
2 personen
- 31
Tafelkleedjes neerleggen
3 personen
- 32
Standnummers ophangen
2 personen
- 33
Verlichting plaatsen
2 personen
- 34
Stroompunten beveiligen
2 personen
- 35
Routebordjes plaatsen
2 personen
- 36
Registratietafel inrichten
2 personen
- 37
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 40
Kassa gereedmaken
2 personen
- 41
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
- 42
Standhoudersbriefing geven
2 personen
Event
- 43
Deuren openen
3 personen
- 44
Bezoekers registreren
3 personen
- 45
Programma en plattegrond uitdelen
2 personen
- 46
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Hapjes serveren
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Servies en afval inzamelen
2 personen
- 51
Toiletten controleren
- 52
Koffiepunt schoonhouden
- 53
Kassa afsluiten
2 personen
- 54
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 55
Standhouders uitladen begeleiden
3 personen
- 56
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 57
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 58
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
- 59
Servies afwassen
2 personen
- 60
Locatie schoonmaken
3 personen
- 61
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen
- 62
Verloren voorwerpen verzamelen
- 63
Materialen inventariseren
2 personen
- 64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 65
Restvoorraad opslaan
- 66
Standhouders nabellen over eigendommen
- 67
Gevonden voorwerpen registreren
- 68
Facturen en bonnetjes archiveren
- 69
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inklapbare tafelsaantal 30
- Stoelenaantal 45
- Registratietafel
- Koffietafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 6
- Vitrinekastenaantal 4
- Hoge krukkenaantal 6
- Tafelkleedjesaantal 35
- Plexiglas tafelverhogersaantal 20
Apparatuur
- Koffieapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Betaalterminalsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printer
- Handmicrofoon
- Handlampenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 10
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Gaffer tapeaantal 6
- Haspelsaantal 4
- Kassa
- Geldkist
- Bonboekjesaantal 4
- Rekenmachinesaantal 3
- Portofoonsaantal 6
Verlichting
- Led-bouwlampenaantal 8
- Led-snoerenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Gebaksbordjesaantal 80
- Theelepelsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
- Schalenaantal 12
Keuken
- Koffiethermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Opscheptangenaantal 8
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Koelelementenaantal 20
Decoratie
- Standnummerbordenaantal 30
- Plattegrondenaantal 120
- Programmaflyersaantal 150
- Pijlbordjesaantal 12
- Naamkaartjesaantal 50
- Tafelbordjesaantal 30
- Prijshoudersaantal 100
- Klembordenaantal 8
- Pennenaantal 30
- A4-papieraantal 2
- Stiftenaantal 12
- Tafellopersaantal 12
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handvegersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
- Waarschuwingsbordenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de deelnemersvoorwaarden vast voordat je standhouders benadert. Vermeld daarin onder meer de beschikbare standruimte, opbouw- en openingstijden, betaling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Maak de standindeling pas na het verwerken van de aanmeldingen. Houd ruimte vrij voor de registratietafel, looproutes, koffiepunten en eventuele vitrinekasten; anders passen tafels en kabels op de beursdag niet logisch.
- Stuur standhouders uiterlijk een week vooraf de laatste instructies. Zet daarin het aankomsttijdstip, de standafmetingen, de parkeerroute en de contactpersoon, zodat je op de ochtend zelf niet tientallen dezelfde vragen krijgt.
- Test kassa, betaalterminals, laptops en printer vóór het openen van de locatie. Leg kassawisselgeld klaar en controleer ook stekkerdozen, verlengsnoeren, haspels en kabelmatten; een ontbrekende aansluiting kan een hele stand vertragen.
- Loop de beursruimte minimaal 2 uur voor opening door met de standhouderslijst. Controleer verlichting met led-bouwlampen en handlampen, plaats routebordjes en zorg dat gekoelde boodschappen en koffievoorzieningen klaarstaan voordat bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een antiekbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en het benaderen van standhouders. Plan de standindeling en bezoekersinformatie zodra de aanmeldingen binnen zijn, meestal 2 tot 3 weken voor de beurs.
- Wanneer moet ik standhouders voor een antiekbeurs uitnodigen?
- Stuur de eerste uitnodigingen 8 tot 10 weken voor de beurs. Bevestig deelname uiterlijk 3 weken vooraf en stuur de laatste praktische instructies ongeveer 7 dagen voor de opbouw.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een antiekbeurs?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, vitrinekasten, verlichting, bewegwijzering en de registratietafel. Bij veel standhouders of een tijdelijke locatie is 4 uur veiliger, zodat kabels en betaalapparatuur nog getest kunnen worden.
- Wat moet ik de dag voor een antiekbeurs controleren?
- Controleer de boodschappen, naamkaartjes, standhouderslijst, prijslijsten, formulieren, wisselgeld en betaalapparatuur. Leg gekoelde producten klaar, laad reservebatterijen op en controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!