Comment organiser un salon alimentaire sans rien oublier

Un salon alimentaire se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une succession de stands. Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations avant d’inviter les cuisiniers participants. Ensuite, verrouillez les inscriptions, les menus, les prix et les besoins alimentaires pour dimensionner les tables, le froid, la vaisselle et les équipes. Les derniers jours servent surtout à contrôler les livraisons, préparer les aliments et rendre le paiement, l’orientation et le tri des déchets fluides.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Inviter les cuisiniers participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Rassembler les menus et les prix
2 personnes
8
Créer le plan
2 personnes
9
Définir l’agencement des stands
2 personnes
10
Réserver des tables et des chaises
11
Réserver le matériel de refroidissement
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Établir le plan de gestion des déchets
14
Planifier les bénévoles
2 personnes
15
Demander les informations sur les allergènes
2 personnes
16
Concevoir les menus
2 personnes
17
Imprimer les menus
2 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
19
Gérer les caisses et la monnaie
2 personnes
20
Recharger les terminaux de paiement
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les livraisons
2 personnes
23
Trier les stocks secs
2 personnes
24
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
25
Préparer les sauces et les vinaigrettes
3 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Portionner les ingrédients
3 personnes
28
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
31
Inspecter le lieu
2 personnes
32
Installer les tentes de fête
6 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Aménager les stands
8 personnes
36
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
3 personnes
37
Brancher le matériel de cuisine
4 personnes
38
Monter les buffets
5 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
40
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
41
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Brancher l’éclairage
2 personnes
44
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
45
Installer les caisses
2 personnes
46
Faire un essai avec les vendeurs
6 personnes
47
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

48
Accueillir les participants
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Distribuer les entrées et les bracelets
2 personnes
51
Servir les plats
8 personnes
52
Réapprovisionner les portions de dégustation
5 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Vérifier les bacs de maintien au chaud
3 personnes
56
Vérifier les températures de réfrigération
2 personnes
57
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
58
Maintenir les buffets propres
3 personnes
59
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
62
Réanimer les stocks
3 personnes
63
Traiter les dernières commandes
4 personnes
64
Faire démonter les stands
4 personnes
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Fermer les caisses
2 personnes
67
Emballer les aliments en toute sécurité
4 personnes
68
Faire la vaisselle
4 personnes
69
Éteindre l’équipement
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
5 personnes
72
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
73
Démonter les tentes de fête
6 personnes
74
Rapporter le matériel
4 personnes
75
Retourner les produits réfrigérés
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Donner la nourriture restante
2 personnes
78
Compter les bons et la caisse
2 personnes
79
Rassembler les factures des fournisseurs
80
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Lests de tenteqté 16
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 24
Tables de buffetqté 8
Tables bistrotqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tabouretsqté 20
Tables de caisseqté 3
Supports de présentationqté 8
Bacs de rangementqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Bol à soupeqté 100
Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 220
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 120
Cuillères à soupeqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plaques à inductionqté 8
Foursqté 3
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Mixeursqté 3
Grills de contactqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Thermomètresqté 6
Terminaux de paiementqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 16
Couteaux de chefqté 16
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 8
Pinces de serviceqté 24
Louchesqté 20
Thermomètres de cuisineqté 6
Bacs en aluminiumqté 40
Boîtes de conservationqté 30

Décoration

Nappesqté 36
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de menuqté 15
Panneaux en ardoiseqté 12
Porte-nomsqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 8 à 12 semaines avant l’ouverture : réservez le lieu, vérifiez les autorisations, puis invitez les cuisiniers avant d’envoyer les invitations au public. Vous éviterez de promouvoir des stands qui ne sont pas encore confirmés.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le salon. Demandez à chaque participant son menu, ses prix, ses allergènes et ses besoins en électricité ou en réfrigération pour établir un plan réaliste.
Dessinez l’agencement 10 à 14 jours avant l’événement. Prévoyez les stands, les tables de caisse, les zones de circulation, les points d’alimentation, les réfrigérateurs et les bacs de déchets avant de confirmer le mobilier.
Préparez les paiements la veille : répartissez la monnaie, rechargez les terminaux et testez chaque point de caisse. Imprimez aussi les menus et les panneaux de direction, car une modification le matin même crée vite des files d’attente.
Contrôlez les denrées et le matériel à la livraison, puis lavez les fruits et légumes et préparez les sauces ou vinaigrettes selon le planning. Gardez les aliments froids dans les réfrigérateurs ou les glacières jusqu’au montage des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon alimentaire ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les cuisiniers, traiter les inscriptions et commander le matériel sans organiser les derniers contrôles dans l’urgence.
Quand faut-il demander les menus et les informations sur les allergènes ?: Demandez-les au moment de l’inscription et fixez une clôture au plus tard 3 semaines avant le salon. Gardez ensuite 7 à 10 jours pour vérifier les informations, concevoir les menus et imprimer une signalétique cohérente.
Combien de temps avant faut-il préparer les aliments ?: Faites les courses et vérifiez les livraisons 1 à 2 jours avant, puis lavez et préparez les produits selon leur conservation. Les préparations froides doivent rester réfrigérées jusqu’au service, plutôt que d’être sorties plusieurs heures à l’avance.
Quand installer les stands et le matériel ?: Réservez au moins 3 à 4 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, le froid, les équipements de cuisson, les caisses et la signalétique. Faites un dernier tour 30 minutes avant l’accueil du public pour tester l’électricité, les paiements et les circulations.

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