Eine Food-Messe Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Food-Messe entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Tag. Beginne mit Location, Genehmigungen und teilnehmenden Köchen, bevor du Stände, Technik und Personal planst. Danach folgen Speisekarten, Allergene, Zahlungsabläufe und die Warenlogistik. Besonders häufig fehlen Kühlkapazität, Wechselgeld, klare Wege und ein Plan für Abfall und Nachschub.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Teilnehmende Köche einladen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Speisekarten und Preise sammeln
2 Personen
8
Lageplan erstellen
2 Personen
9
Standaufteilung festlegen
2 Personen
10
Tische und Stühle reservieren
11
Kühlgeräte reservieren
12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
13
Abfallkonzept erstellen
14
Freiwillige einplanen
2 Personen
15
Allergeninformationen einholen
2 Personen
16
Speisekarten entwerfen
2 Personen
17
Menükarten drucken
2 Personen
18
Routenschilder vorbereiten
19
Kassen und Wechselgeld organisieren
2 Personen
20
Bezahlgeräte aufladen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Lieferungen überprüfen
2 Personen
23
Trockenwaren sortieren
2 Personen
24
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
25
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
26
Snacks vorbereiten
4 Personen
27
Zutaten portionieren
3 Personen
28
Allergenkennzeichnungen erstellen
2 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
31
Location inspizieren
2 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
3 Personen
35
Stände einrichten
8 Personen
36
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
3 Personen
37
Kochgeräte anschließen
4 Personen
38
Buffets aufbauen
5 Personen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
40
Menükarten aufstellen
2 Personen
41
Allergenkarten auslegen
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Beleuchtung anschließen
2 Personen
44
Abfallstellen bereitstellen
2 Personen
45
Kassen installieren
2 Personen
46
Proberunde mit Verkäufern durchführen
6 Personen
47
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

48
Teilnehmende empfangen
3 Personen
49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Einlass und Armbänder ausgeben
2 Personen
51
Gerichte servieren
8 Personen
52
Verkostungsportionen auffüllen
5 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
55
Warmhaltebehälter prüfen
3 Personen
56
Kühltemperaturen kontrollieren
2 Personen
57
Allergeninformationen beantworten
2 Personen
58
Buffets sauber halten
3 Personen
59
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
62
Bestand auffüllen
3 Personen
63
Letzte Bestellungen bearbeiten
4 Personen
64
Verkäufer abbauen lassen
4 Personen
65
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Kassen abschließen
2 Personen
67
Lebensmittel sicher verpacken
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
4 Personen
69
Geräte ausschalten
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Location reinigen
5 Personen
72
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
73
Partyzelte abbauen
6 Personen
74
Materialien zurückbringen
4 Personen
75
Kühlprodukte zurückgeben
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Übrig gebliebene Lebensmittel spenden
2 Personen
78
Belege und Kasse zählen
2 Personen
79
Lieferantenrechnungen sammeln
80
Dankeschön an Besucher senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
ZeltgewichteAnz. 16
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 24
BuffetischeAnz. 8
BistrotischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 100
HockerAnz. 20
KassentischeAnz. 3
PräsentationsregaleAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
SuppenschalenAnz. 100
KaffeetassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 220
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 120
EsslöffelAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 8
InduktionskochplattenAnz. 8
ÖfenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
MixerAnz. 3
KontaktgrillsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
TemperaturmesserAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 16
KüchenmesserAnz. 16
RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 8
ServierzangenAnz. 24
ServierlöffelAnz. 20
KüchenthermometerAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 40
FrischhaltedosenAnz. 30

Dekoration

TischdeckenAnz. 36
WimpelkettenAnz. 12
MenükartenAnz. 15
KreidetafelnAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location früh und prüfe mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, ob Genehmigungen, Stromanschlüsse und die gewünschte Standaufteilung möglich sind. Plane Zeltgewichte mit ein, falls Partyzelte im Außenbereich stehen.
Lege die Standaufteilung fest, bevor du Tische, Marktstände, Kühlgeräte und Sitzmöbel reservierst. Lass Wege zwischen den Ständen frei und platziere Kassentische so, dass sich Warteschlangen nicht vor den Essensausgaben stauen.
Fordere Speisekarten, Preise und Allergeninformationen spätestens 3 Wochen vorher von allen Köchen an. Übertrage die Angaben einheitlich auf Menükarten und Routenschilder, statt Änderungen am Veranstaltungstag handschriftlich zu ergänzen.
Plane Kühlung und Warmhaltung nach Lieferzeiten, nicht nur nach der Zahl der Stände. Prüfe Kühlschränke, Kühlboxen, Warmhaltebehälter, Induktionskochplatten und Öfen am Vortag und sortiere Trockenwaren getrennt von Obst und Gemüse.
Teile Helfer in feste Schichten ein und kläre Kassen, Wechselgeld und aufgeladene Bezahlgeräte vor dem Einlass. Lege außerdem fest, wer Lieferungen kontrolliert, Abfall behält und bei fehlenden Zutaten oder technischen Problemen entscheidet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Food-Messe organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Einladungen an die Köche. Drei Wochen vor dem Termin sollten Speisekarten, Preise, Allergene und der Lageplan vorliegen.
Wie plant man die Stände bei einer Food-Messe?: Erstelle den Lageplan, sobald die teilnehmenden Köche feststehen, spätestens 4 Wochen vor der Messe. Berücksichtige dabei Strom, Kühlung, Ausgabewege, Kassentische und mindestens einen klaren Durchgang für Besucher.
Wie viel Kühlung braucht eine Food-Messe?: Plane pro Stand die tatsächlich benötigte Lager- und Ausgabekapazität anhand der Liefermenge und der erwarteten Verkaufszeit. Prüfe mindestens 7 Tage vorher, ob Kühlschränke und Kühlboxen ausreichen und welche Anschlüsse sie benötigen.
Wann sollte man Allergene und Speisekarten klären?: Hole Allergeninformationen, Preise und Speisekarten spätestens 3 Wochen vor der Veranstaltung ein. Drucke die Menükarten erst, wenn alle Angaben bestätigt sind, und halte eine aktuelle Kopie für Helfer und Besucher bereit.

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