Organiser un relais de flambeaux, étape par étape

Un relais de flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme une animation. Commence par fixer la date, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que l’itinéraire exact. Les autorisations, la circulation et les secours doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartis les porteurs, les bénévoles et les points de relais, puis verrouille le matériel et les informations participants au plus tard la semaine de l’événement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
5
Définir les mesures de circulation
2 personnes
6
Rédiger les informations participants
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les postes de traversée
2 personnes
13
Répartir les porteurs de flambeaux
2 personnes
14
Fixer les points de relais
2 personnes
15
Planifier le personnel de premiers secours
16
Commander les flambeaux et le combustible
17
Gérer les panneaux de signalisation
18
Concevoir les dossards
19
Créer les plans d’accès
2 personnes
20
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
21
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
22
Envoyer les confirmations
23
Commander le catering
24
Vérifier les prévisions météo
25
Inspecter les torches et le matériel
2 personnes
26
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
27
Envoyer les packs de parcours par la poste
3 personnes
28
Stocker les torches en toute sécurité
2 personnes
29
Récupérer les courses
2 personnes

Événement

30
Tracer l’itinéraire
6 personnes
31
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
32
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Vérifier les torches
3 personnes
42
Répartir les torches par point de relais
3 personnes
43
Accueillir les bénévoles
3 personnes
44
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
45
Enregistrer les participants
4 personnes
46
Distribuer les dossards
3 personnes
47
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
48
Animer la cérémonie d’ouverture
4 personnes
49
Allumer la torche
2 personnes
50
Encadrer le relais
8 personnes
51
Tenir les points de relais
12 personnes
52
Gérer la circulation
8 personnes
53
Suivre les participants en route
3 personnes
54
Recharger les flambeaux
2 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Animer l’accueil à l’arrivée
4 personnes
60
Éteindre la torche
2 personnes
61
Remercier les participants
2 personnes

Suivi

62
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
63
Démonter la zone de départ et d'arrivée
6 personnes
64
Emballer les torches en toute sécurité
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
71
Partager les photos des participants
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Torchesqté 30
Supports de torchesqté 12
Fusées de réserveqté 6
Gilets réfléchissantsqté 30
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Cartes d'itinéraireqté 40
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux de signalisationqté 20
Flèches de directionqté 40
Ruban de départ
Cartes de poinçonnageqté 150

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Lampes frontalesqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arche de départ
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Pinces à déchetsqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants résistants à la chaleurqté 6

Catering

Courses

Conseils

Dessine l’itinéraire avec les points de relais avant d’envoyer les invitations. Indique pour chaque tronçon sa longueur, son responsable et l’endroit précis où le flambeau change de porteur.
Lance les demandes d’autorisation dès que le parcours est défini, idéalement au moins 6 à 8 semaines avant la date. Les mesures de circulation et les postes de traversée sont souvent les éléments qui prennent le plus de temps.
Prévois un bénévole identifié pour chaque poste de traversée et un responsable par point de relais. Remets-leur les horaires, les moyens de communication et un plan imprimé pendant le briefing.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive, les dossards et les besoins alimentaires. Envoie les confirmations avec l’heure d’arrivée, l’accès au départ et les consignes liées aux flambeaux.
Inspecte les torches, les supports, les fusées de réserve, les gilets réfléchissants et l’éclairage avant le jour J. Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis vérifie une dernière fois le matériel et le parcours le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais de flambeaux ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un parcours nécessitant des autorisations, des mesures de circulation et des secours. Commence encore plus tôt si plusieurs communes ou gestionnaires de voirie sont concernés.
Quand ouvrir les inscriptions pour un relais de flambeaux ?: Ouvre-les une fois l’itinéraire, les horaires et les conditions de participation stabilisés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Arrête les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de préparer la liste finale et les dossards.
Combien de points de relais faut-il prévoir ?: Le nombre dépend de la distance et du rythme choisi, mais définis un point clairement identifié pour chaque changement de porteur. Communique les emplacements au moins 7 jours avant et fais-les repérer par les bénévoles avant le départ.
Quand faire le briefing des bénévoles ?: Organise un briefing complet entre 5 et 7 jours avant, puis un rappel sur place 60 à 90 minutes avant le départ. Chaque bénévole doit connaître son poste, son horaire, le contact du responsable et la procédure en cas de problème.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.