Zo organiseer je een fakkelestafette
Begin niet met de fakkels, maar met de route en de veiligheid. Leg eerst datum, start- en finishlocatie, wisselpunten en verkeersmaatregelen vast. Daarna kun je deelnemers, fakkeldragers, oversteekposten en EHBO logisch indelen. Regel vergunningen en materiaal ruim vooraf; vooral brandstof, portofoons en verkeersborden worden snel vergeten. In de laatste week draait alles om bevestigingen, weersverwachting en een gezamenlijke inspectie van fakkels en route.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Route op veiligheid controleren
3 personen
- 5
Verkeersmaatregelen vastleggen
2 personen
- 6
Deelnemersinformatie opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Inschrijfformulier openen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Oversteekposten indelen
2 personen
- 13
Fakkeldragers indelen
2 personen
- 14
Wisselpunten vastleggen
2 personen
- 15
EHBO-bezetting inplannen
- 16
Fakkels en brandstof bestellen
- 17
Verkeersborden regelen
- 18
Startnummers ontwerpen
- 19
Routekaarten maken
2 personen
- 20
Vrijwilligersbriefing opstellen
2 personen
- 21
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
- 22
Bevestigingen versturen
- 23
Catering bestellen
- 24
Weersverwachting controleren
- 25
Fakkels en materialen inspecteren
2 personen
- 26
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
- 27
Routepakketten per post maken
3 personen
- 28
Fakkels veilig opslaan
2 personen
- 29
Boodschappen ophalen
2 personen
Event
- 30
Route uitzetten
6 personen
- 31
Verkeersborden plaatsen
4 personen
- 32
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
- 33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 34
Partytenten opbouwen
4 personen
- 35
Verlichting ophangen
3 personen
- 36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 37
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 40
EHBO-tafel inrichten
2 personen
- 41
Fakkels controleren
3 personen
- 42
Fakkels per wisselpunt verdelen
3 personen
- 43
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
- 44
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
- 45
Deelnemers registreren
4 personen
- 46
Startnummers uitdelen
3 personen
- 47
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 48
Startceremonie begeleiden
4 personen
- 49
Fakkel aansteken
2 personen
- 50
Estafette begeleiden
8 personen
- 51
Wisselpunten bemannen
12 personen
- 52
Verkeer begeleiden
8 personen
- 53
Deelnemers onderweg volgen
3 personen
- 54
Fakkels bijvullen
2 personen
- 55
Dranken serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Hapjes serveren
3 personen
- 58
Afvalbakken legen
2 personen
- 59
Finish ontvangst begeleiden
4 personen
- 60
Fakkel doven
2 personen
- 61
Deelnemers bedanken
2 personen
Nazorg
- 62
Routeborden verwijderen
4 personen
- 63
Start- en finishterrein afbouwen
6 personen
- 64
Fakkels veilig verpakken
2 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Locatie schoonmaken
4 personen
- 67
Afval afvoeren
2 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Restanten veilig opslaan
2 personen
- 71
Deelnemersfoto's delen
- 72
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Fakkelsaantal 30
- Fakkelhoudersaantal 12
- Reservefakkelsaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 30
- Startnummersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Routekaartenaantal 40
- Pionnenaantal 40
- Afzethekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Verkeersbordenaantal 20
- Routepijlenaantal 40
- Startlint
- Stempelkaartenaantal 150
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Hoofdlampenaantal 12
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Megafoonsaantal 4
- Portofoonsaantal 12
- Powerbanksaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Startboog
- Welkomstbord
- Informatiebordenaantal 4
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 3
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 3
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Hittebestendige handschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de route vóór je het inschrijfformulier opent. Noteer per wisselpunt wie overdraagt, waar de fakkelhouder staat en hoeveel tijd de volgende loper nodig heeft.
- Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen minstens 8 weken vóór de estafette aan. Controleer daarna de volledige route op kruisingen, donkere stukken en plaatsen waar deelnemers moeten oversteken.
- Maak aparte indelingen voor fakkeldragers, oversteekposten en EHBO. Geef iedere vrijwilliger uiterlijk 1 week vooraf een briefing met post, aanvangstijd, routekaart en contactmogelijkheid.
- Bestel fakkels, brandstof en reservefakkels niet pas na het sluiten van de inschrijving. Test het materiaal uiterlijk 2 dagen vooraf en leg ook houders, reflecterende hesjes, hoofdlampen en batterijlantaarns klaar.
- Plan de laatste deelnemersbevestiging 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer dan dieetwensen, startnummers, polsbandjes, catering, portofoons en de weersverwachting; pas de briefing aan als het donkerder, natter of gladder wordt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fakkelestafette organiseren?
- Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Reserveer start- en finishlocatie meteen en dien vergunningen en verkeersmaatregelen uiterlijk 8 weken voor de datum in.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fakkelestafette?
- Tel per oversteekpost minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast aparte mensen voor registratie, wisselpunten en EHBO. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf, zodra het aantal deelnemers bekend is.
- Wanneer bestel je fakkels en brandstof voor een fakkelestafette?
- Bestel fakkels, brandstof en reservefakkels zodra de route en het verwachte deelnemersaantal vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Inspecteer en test alles uiterlijk 2 dagen voor de start.
- Wat moet je de deelnemers voor een fakkelestafette sturen?
- Stuur uiterlijk 5 dagen vooraf de starttijd, verzamelplaats, route, wisselpunten, kledingadvies en veiligheidsregels. Voeg een routekaart toe en vermeld waar deelnemers zich melden en hun startnummer of polsbandje ophalen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!