Cómo organizar un relevo de antorchas paso a paso

Organizar un relevo de antorchas empieza mucho antes de encender la primera llama. Primero se fijan la fecha, la ruta, la salida y la meta; después se tramitan los permisos y se comprueba cada tramo por motivos de seguridad. La coordinación depende de tener inscritos, portadores, voluntarios y puntos de relevo bien asignados. En los últimos días conviene cerrar la información para participantes, revisar el pronóstico y comprobar antorchas, combustible, señalización y comunicaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Reservar la salida y la meta
2 personas
3
Solicitar permisos
4
Comprobar la ruta por seguridad
3 personas
5
Registrar las medidas de tráfico
2 personas
6
Preparar la información para los participantes
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Asignar puestos de cruce
2 personas
13
Asignar a los portadores de antorchas
2 personas
14
Registrar los puntos de relevo
2 personas
15
Planificar el personal de primeros auxilios
16
Pedir antorchas y combustible
17
Gestionar señales de tráfico
18
Diseñar los dorsales
19
Crear mapas de ruta
2 personas
20
Redactar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
21
Crear la lista final de participantes
2 personas
22
Enviar confirmaciones
23
Pedir el catering
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Inspeccionar antorchas y materiales
2 personas
26
Ordenar dorsales y pulseras
2 personas
27
Preparar los paquetes de ruta por correo
3 personas
28
Guardar las antorchas de forma segura
2 personas
29
Recoger la compra
2 personas

Evento

30
Trazar la ruta
6 personas
31
Colocar señales de tráfico
4 personas
32
Montar la zona de salida y meta
6 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar las carpas
4 personas
35
Colgar la iluminación
3 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar aperitivos
3 personas
40
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
41
Comprobar las antorchas
3 personas
42
Distribuir las antorchas por punto de relevo
3 personas
43
Recibir a los voluntarios
3 personas
44
Dar la charla a los voluntarios
3 personas
45
Registrar a los participantes
4 personas
46
Repartir dorsales
3 personas
47
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
48
Coordinar la ceremonia de apertura
4 personas
49
Encender la antorcha
2 personas
50
Acompañar el relevo
8 personas
51
Cubrir los puntos de relevo
12 personas
52
Gestionar el tráfico
8 personas
53
Seguir a los participantes en ruta
3 personas
54
Rellenar antorchas
2 personas
55
Servir las bebidas
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Coordinar la recepción de llegada
4 personas
60
Apagar la antorcha
2 personas
61
Agradecer a los participantes
2 personas

Seguimiento

62
Retirar los carteles de ruta
4 personas
63
Desmontar la zona de salida y meta
6 personas
64
Empaquetar las antorchas de forma segura
2 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Retirar los residuos
2 personas
68
Inventariar materiales
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Guardar los restos de forma segura
2 personas
71
Compartir fotos de los participantes
72
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 6
Sillascant. 24
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Material deportivo

Antorchascant. 30
Portafaconescant. 12
Antorchas de reservacant. 6
Chalecos reflectantescant. 30
Dorsalescant. 150
Pulserascant. 150
Mapas de rutacant. 40
Conoscant. 40
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 30
Señales de tráficocant. 20
Flechas de rutacant. 40
Cinta de salida
Tarjetas de selloscant. 150

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8
Linternas frontalescant. 12

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 8
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 150
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arco de salida
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 4

Limpieza

Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Esponjascant. 8
Pinzas para residuoscant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Guantes resistentes al calorcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define la ruta y los puntos de relevo antes de abrir las inscripciones. Así podrás indicar distancias, horarios y puestos concretos a cada participante, en lugar de cambiar la organización a última hora.
Solicita los permisos y registra las medidas de tráfico con suficiente margen. La ruta debe revisarse sobre el terreno, incluyendo cruces, zonas estrechas, iluminación y lugares donde harán falta conos, vallas o señales.
Asigna a cada portador una hora y un punto de relevo, y prepara algunos portadores de reserva. Entrega dorsales, pulseras o tarjetas de sellos junto con un mapa sencillo para evitar confusiones durante el recorrido.
Convoca a los voluntarios con una sesión informativa breve y un canal de comunicación común. Reparte los puestos de cruce, primeros auxilios, salida, meta y relevos; comprueba también que haya walkie-talkies, megáfonos o baterías externas donde se necesiten.
Haz la revisión final entre 24 y 48 horas antes. Confirma la lista de participantes y el catering, revisa el pronóstico e inspecciona las antorchas, el combustible, las reservas, los chalecos reflectantes y toda la señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un relevo de antorchas?: Empieza al menos 8 semanas antes si la ruta requiere permisos o medidas de tráfico. Reserva la salida y la meta al principio, y deja la última semana para confirmaciones, material y cambios por el tiempo.
¿Cuándo se deben asignar los puntos de relevo?: Asígnalos cuando la ruta esté comprobada y antes de enviar la información definitiva a los participantes. Intenta cerrar los nombres y horarios como mínimo 7 días antes, para que cada portador sepa dónde y cuándo debe presentarse.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un relevo de antorchas?: Depende del número de cruces y tramos, pero cuenta al menos una persona por cada puesto de cruce y una persona responsable por cada punto de relevo. Añade un equipo separado para primeros auxilios, salida, meta y coordinación; no combines esos puestos sin revisar los horarios.
¿Qué hay que revisar el día anterior al relevo?: Comprueba el pronóstico, la lista final, las confirmaciones y el catering entre 24 y 48 horas antes. También revisa las antorchas, el combustible, las antorchas de reserva, la señalización, los mapas, los chalecos reflectantes y las baterías de los equipos de comunicación.

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