Eine Fackelstaffel sicher und pünktlich organisieren
Bei einer Fackelstaffel entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Ablauf. Lege zuerst Datum, Strecke sowie Start- und Zielort fest und kläre anschließend Genehmigungen, Verkehrssicherung und Erste Hilfe. Danach folgen Anmeldungen, Helfereinteilung, Fackelwechsel und Material. Plane die letzten sieben Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein: Dann sollten Teilnehmerliste, Routenpläne, Bestätigungen und die Kontrolle von Fackeln und Brennstoff bereits erledigt sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
- 5
Verkehrsmaßnahmen festlegen
2 Personen
- 6
Teilnehmerinformationen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 12
Überquerungsstellen einteilen
2 Personen
- 13
Fackelträger einteilen
2 Personen
- 14
Wechselpunkte festlegen
2 Personen
- 15
Ersthelferbesetzung einplanen
- 16
Fackeln und Brennstoff bestellen
- 17
Verkehrsschilder organisieren
- 18
Startnummern entwerfen
- 19
Wegkarten erstellen
2 Personen
- 20
Freiwilligen-Briefing erstellen
2 Personen
- 21
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 22
Bestätigungen versenden
- 23
Catering bestellen
- 24
Wettervorhersage prüfen
- 25
Fackeln und Materialien inspizieren
2 Personen
- 26
Startnummern und Armbänder sortieren
2 Personen
- 27
Routepakete per Post versenden
3 Personen
- 28
Fackeln sicher lagern
2 Personen
- 29
Einkäufe abholen
2 Personen
Event
- 30
Route festlegen
6 Personen
- 31
Verkehrsschilder aufstellen
4 Personen
- 32
Start- und Zielbereich aufbauen
6 Personen
- 33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 36
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 37
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 40
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
- 41
Fackeln kontrollieren
3 Personen
- 42
Fackeln pro Wechselpunkt verteilen
3 Personen
- 43
Freiwillige empfangen
3 Personen
- 44
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
- 45
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 46
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 47
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 48
Eröffnungszeremonie begleiten
4 Personen
- 49
Fackel anzünden
2 Personen
- 50
Staffellauf begleiten
8 Personen
- 51
Wechselpunkte besetzen
12 Personen
- 52
Verkehr lenken
8 Personen
- 53
Teilnehmende unterwegs verfolgen
3 Personen
- 54
Fackeln nachfüllen
2 Personen
- 55
Getränke servieren
3 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Snacks servieren
3 Personen
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Zieleinlauf betreuen
4 Personen
- 60
Fackel löschen
2 Personen
- 61
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Wegweiser entfernen
4 Personen
- 63
Start- und Zielbereich abbauen
6 Personen
- 64
Fackeln sicher verpacken
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Abfall entsorgen
2 Personen
- 68
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Reste sicher lagern
2 Personen
- 71
Teilnehmerfotos teilen
- 72
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Anmeldetisch
- AbfallbehälterAnz. 6
Sportmaterial
- FackelnAnz. 30
- FackelhalterAnz. 12
- ErsatzfackelnAnz. 6
- WarnwestenAnz. 30
- StartnummernAnz. 150
- ArmbänderAnz. 150
- RoutenpläneAnz. 40
- KegelAnz. 40
- AbsperrgitterAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 30
- VerkehrsschilderAnz. 20
- WegweiserAnz. 40
- Startband
- StempelkartenAnz. 150
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
- StirnlampenAnz. 12
Ausstattung
- Mobile Beschallungsanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MegafoneAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 12
- PowerbanksAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- Mehrweg-TellerAnz. 150
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- Startbogen
- Willkommensschild
- InfotafelnAnz. 4
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 3
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- Hitzebeständige HandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Route und Behörden: Prüfe jede Überquerungsstelle vor der Anmeldung und beantrage notwendige Genehmigungen mehrere Wochen vor dem Termin. Erst danach solltest du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichen.
- Teile Fackelträger und Wechselpunkte anhand der tatsächlichen Strecke ein. Lege für jeden Wechsel einen konkreten Treffpunkt und eine Uhrzeit fest und gib die Information zusammen mit Startnummern oder Armbändern aus.
- Plane die Strecke nicht ohne Sicherheitsreserve: Besetze Überquerungsstellen mit eingewiesenen Freiwilligen und statte sie mit Warnwesten, Funkgeräten oder Megafonen aus. Eine Person sollte die Helfer vor dem Start kurz und verbindlich briefen.
- Bestelle Fackeln nicht nur nach Teilnehmerzahl. Halte Ersatzfackeln, Fackelhalter und ausreichenden Brennstoff bereit und prüfe alles spätestens am Vortag auf Schäden, Funktion und sichere Handhabung.
- Kontrolliere sieben Tage vorher die Anmeldungen, Ernährungswünsche und Helferbesetzung. Bestelle das Catering erst mit der endgültigen Teilnehmerzahl und prüfe am Veranstaltungstag Wetter, Beschilderung, Beleuchtung und Stromversorgung.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Fackelstaffel anmelden?
- Kläre Start- und Zielort sowie die Genehmigungen mehrere Wochen vor der Veranstaltung. Für eine Strecke mit Straßenquerungen solltest du die Sicherheitsprüfung und Verkehrsmaßnahmen nicht erst in den letzten sieben Tagen beginnen.
- Wie viele Ersatzfackeln braucht man bei einer Fackelstaffel?
- Plane zusätzlich zu den Fackeln für alle vorgesehenen Träger einen Ersatzvorrat ein. Als praktische Untergrenze gelten 5 bis 10 Prozent Ersatz, also 5 bis 10 zusätzliche Fackeln je 100 Teilnehmende.
- Wann sollte die Teilnehmerliste endgültig feststehen?
- Schließe die Liste spätestens sieben Tage vor dem Termin, damit Fackelwechsel, Startnummern, Catering und Bestätigungen angepasst werden können. Danach solltest du nur noch Änderungen aufnehmen, die für Sicherheit oder Gesundheit erforderlich sind.
- Wie organisiert man die Fackelwechsel bei einer Staffel?
- Lege für jeden Wechselpunkt einen festen Ort, eine verantwortliche Person und ein Zeitfenster fest. Informiere Fackelträger und Helfer spätestens 48 Stunden vorher mit Routenplan und Treffpunkt, damit niemand den Wechsel während des Laufs suchen muss.
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