Organiser un quiz de pub, étape par étape

Un quiz de pub réussi repose sur un déroulé préparé dans le bon ordre. Commence par réserver le lieu et fixer les inscriptions, puis construis les manches, les questions et les extraits musicaux. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, imprimer les documents et tester le projecteur, le son et les branchements. Le jour J, prévois assez de temps pour installer les tables, refroidir les boissons et vérifier chaque table d’équipe avant l’arrivée des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Enregistrer la date et l’inscription
3
Composer les manches du quiz
2 personnes
4
Sélectionner des extraits musicaux
5
Préparer les réponses et les questions de départage
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer la confirmation aux participants
10
Organiser le matériel
11
Établir le plan de la salle
12
Mettre en page la présentation du quiz
13
Imprimer les formulaires de réponse
14
Imprimer les questions du quiz
15
Créer les cartes d’équipe et de table
16
Acheter les prix
17
Faire les courses
2 personnes
18
Emballer le matériel du quiz
2 personnes
19
Tester la technique à l’avance
2 personnes

Événement

20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Décorer la salle du quiz
2 personnes
25
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
26
Brancher le son et l'ordinateur portable
2 personnes
27
Effectuer le test technique final
2 personnes
28
Préparer les tables d'équipe et le matériel
3 personnes
29
Briefer les bénévoles
30
Accueillir les participants
3 personnes
31
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
32
Expliquer les règles du quiz
33
Présenter le premier tour
34
Vérifier les réponses du premier tour
3 personnes
35
Présenter le tour 2
36
Servir les en-cas de pause
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Présenter le tour 3
39
Saisir le classement intermédiaire
3 personnes
40
Présenter le tour quatre
41
Servir des snacks chauds
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
43
Présenter la dernière manche
44
Vérifier le score final
3 personnes
45
Organiser le tie-break
2 personnes
46
Annonce des gagnants
47
Remettre les prix
2 personnes
48
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Faire la vaisselle
3 personnes
52
Débrancher l’équipement
2 personnes
53
Nettoyer l’espace
3 personnes
54
Retirer la décoration
2 personnes
55
Rendre les articles empruntés
2 personnes
56
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 70
Couvertsqté 60

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Minuterieqté 2

Cuisine

Glacièresqté 3
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Petits bolsqté 12
Pinces et cuillèresqté 12
Tire-bouchonsqté 3

Fournitures nécessaires

Stylos à billeqté 70
Crayonsqté 20
Gommesqté 10
Presse-papiersqté 12
Formulaires de réponseqté 150
Cartes de tableqté 12
Feuilles de scoreqté 20
Prixqté 3

Décoration

Ballonsqté 40
Guirlandesqté 6
Décoration de tableqté 12
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2
Serpillière et racletteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le quiz. Tu pourras ainsi confirmer le nombre d’équipes, ajuster les tables et recueillir les besoins alimentaires sans courir après les réponses.
Prépare plusieurs manches de durée comparable et garde les questions de départage à part. Une question chiffrée permet de départager rapidement deux équipes à égalité, sans improviser devant la salle.
Teste la présentation, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 24 heures avant. Vérifie aussi le câble HDMI, les rallonges et les multiprises : ce sont souvent les petits branchements qui retardent le début.
Imprime les questions, les formulaires de réponse, les feuilles de score et les cartes d’équipe avec une marge d’au moins 10 % par rapport au nombre prévu. Ajoute des stylos à chaque table plutôt que de compter sur les joueurs.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’arrivée des participants. Installe la table d’inscription, les tables et les chaises au moins 60 minutes à l’avance pour garder du temps en cas de problème technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un quiz de pub ?: Prévois environ 2 à 3 semaines pour réserver le lieu, ouvrir les inscriptions et préparer les manches. Garde les 2 derniers jours pour les impressions, les achats et le test technique.
Combien de questions faut-il pour un quiz de pub ?: Prépare généralement 5 à 8 manches, avec 8 à 10 questions par manche selon la durée souhaitée. Ajoute au moins 2 questions de départage avant le jour du quiz.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un quiz de pub ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixe une clôture des inscriptions environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de confirmer les équipes, les repas et le plan de salle.
Quel matériel tester avant un quiz de pub ?: Teste l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et le câble HDMI au moins 24 heures avant. Fais fonctionner la présentation du début à la fin et garde des rallonges ainsi que des multiprises disponibles.

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