Cómo organizar un pub quiz sin perder el control

Un pub quiz funciona cuando las preguntas, el ritmo y la logística están preparados con el mismo cuidado. Empieza por reservar el lugar y fijar la fecha, después cierra las rondas, la inscripción y el equipo necesario. Antes de abrir las puertas, prueba el proyector, el sonido y la presentación completa. También tendrás que prever respuestas, desempates, hojas de puntuación, bebidas y una mesa de registro para evitar esperas al comienzo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y la inscripción
3
Preparar las rondas del concurso
2 personas
4
Seleccionar fragmentos musicales
5
Preparar las respuestas y los desempates
2 personas
6
Enviar invitaciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar confirmación a los participantes
10
Gestionar el equipo
11
Hacer la distribución de la sala
12
Maquetar la presentación del quiz
13
Imprimir los formularios de respuesta
14
Imprimir las preguntas del quiz
15
Crear tarjetas para equipos y mesas
16
Comprar premios
17
Hacer la compra
2 personas
18
Empaquetar el material del quiz
2 personas
19
Probar la técnica con antelación
2 personas

Evento

20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Colocar mesas y sillas
4 personas
23
Montar la mesa de registro
2 personas
24
Decoración de la sala del quiz
2 personas
25
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
26
Conectar el sonido y el portátil
2 personas
27
Realizar prueba técnica final
2 personas
28
Preparar las mesas de equipo y los materiales
3 personas
29
Instruir a los voluntarios
30
Recepción de participantes
3 personas
31
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
32
Explicar las reglas del quiz
33
Presentar la primera ronda
34
Revisar las respuestas de la primera ronda
3 personas
35
Presentar la segunda ronda
36
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Presentar la tercera ronda
39
Procesar el marcador parcial
3 personas
40
Presentar la cuarta ronda
41
Servir snacks calientes
3 personas
42
Reponer bebidas y snacks
2 personas
43
Presentar la ronda final
44
Comprobar la puntuación final
3 personas
45
Realizar el desempate
2 personas
46
Anunciar a los ganadores
47
Entregar premios
2 personas
48
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

49
Recoger la basura
3 personas
50
Recoger mesas y sillas
4 personas
51
Lavar la vajilla
3 personas
52
Desconectar el equipo
2 personas
53
Limpiar el espacio
3 personas
54
Retirar la decoración
2 personas
55
Devolver los objetos prestados
2 personas
56
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60

Vajilla

Vasoscant. 70
Tazas de cafécant. 30
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 60

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Temporizadorcant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Cafetera
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 4
Cuencoscant. 12
Pinzas y cucharascant. 12
Abrebotellascant. 3

Suministros

Bolígrafoscant. 70
Lápicescant. 20
Gomas de borrarcant. 10
Portapapelescant. 12
Hojas de respuestacant. 150
Tarjetas de mesacant. 12
Hojas de puntuacióncant. 20
Premioscant. 3

Decoración

Globoscant. 40
Guirnaldascant. 6
Decoración de mesacant. 12
Cinta adhesivacant. 3
Tijerascant. 3

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Escoba y recogedorcant. 2
Fregona y escurridorcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las rondas antes de enviar las invitaciones: prepara las preguntas, las respuestas y al menos un desempate. Así puedes anunciar con claridad la duración y el formato del quiz.
Haz la inscripción con una fecha límite concreta y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Envía la confirmación a cada participante cuando el equipo y la mesa estén asignados.
Prueba la presentación, el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono con antelación en la misma sala. Lleva cables HDMI, alargadores y regletas de repuesto: suelen ser lo último que se comprueba.
Imprime las preguntas, las hojas de respuesta, las hojas de puntuación y las tarjetas de mesa antes del día del evento. Prepara un paquete por equipo y otro de reserva para no detener una ronda por falta de material.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir el registro. Monta primero las mesas, las sillas y la zona de inscripción; después coloca la técnica, porque moverla cuando todo está conectado suele retrasar el inicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un pub quiz?: Reserva al menos 2 semanas para organizarlo con margen. Intenta tener listas las rondas, la inscripción y las invitaciones 7 días antes; deja los últimos 2 días para imprimir, comprar y probar la técnica.
¿Cuántas preguntas debe tener un pub quiz?: Prepara entre 30 y 50 preguntas, repartidas en 5 o 6 rondas. Calcula unos 10 minutos por ronda, incluyendo la lectura, el tiempo de respuesta y la corrección.
¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes, preferiblemente en la misma sala. Comprueba también el cable HDMI, los alargadores, el micrófono y los altavoces, y llega 60 minutos antes para montar todo.
¿Cuánta bebida necesito para un pub quiz?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol, café y té. Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes y ajusta la cantidad según la duración y si habrá comida.

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