Organiser un opéra concertant, étape par étape

Un opéra concertant se prépare d’abord autour de la date, de la salle et des interprètes. Ensuite, il faut verrouiller les répétitions, le programme, la billetterie et les besoins techniques avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à classer les partitions, confirmer les transports, recevoir les livraisons et installer la salle. Ce déroulé évite les oublis fréquents : pupitres manquants, éclairage insuffisant, placement imprécis ou catering commandé trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer l’opéra et les interprètes
2 personnes
3
Réserver la salle de répétition
4
Réserver le catering
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les informations sur le programme
2 personnes
9
Inspecter la salle technique
2 personnes
10
Établir le plan de placement du public
2 personnes
11
Commander les partitions
12
Mettre en page le programme
2 personnes
13
Vérifier la liste des intervenants
14
Vérifier la billetterie
2 personnes
15
Planifier les bénévoles
16
Confirmer le transport des artistes
17
Passer la commande traiteur
18
Faire imprimer les livrets du programme
19
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
20
Classer les parties de musique
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le site et les vestiaires
2 personnes
23
Recevoir les livraisons
2 personnes
24
Installer les sièges du public
4 personnes
25
Dégager le sol de la scène
2 personnes
26
Installer le podium du chef d’orchestre
2 personnes
27
Installer les pupitres de musique
3 personnes
28
Installer les chaises de scène
3 personnes
29
Installer le piano et les instruments
3 personnes
30
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
31
Effectuer le contrôle du son
3 personnes
32
Préparer les partitions sur les pupitres
3 personnes
33
Aménager les loges des artistes
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Déposer les livrets du programme
2 personnes
37
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Effectuer l’enregistrement des artistes
2 personnes
41
Effectuer le contrôle final de la scène
3 personnes
42
Accueillir le public
4 personnes
43
Vérifier les cartes et les billets
3 personnes
44
Gérer le vestiaire
2 personnes
45
Interpréter l’opéra en concert
25 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir le buffet de pause
4 personnes
48
Animer les questions du public
2 personnes
49
Servir le repas des artistes
3 personnes
50
Ventiler l’espace public
51
Animer le programme du soir
25 personnes
52
Animer la cérémonie de clôture
2 personnes
53
Accompagner la distribution au vestiaire
2 personnes
54
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

55
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
56
Démonter le matériel de scène
4 personnes
57
Rassembler les partitions
2 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
3 personnes
61
Remettre le mobilier en place
3 personnes
62
Retourner le matériel de livraison
2 personnes
63
Stocker la restauration restante
2 personnes
64
Enregistrer les objets trouvés
65
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 250
Chaises de scèneqté 45
Tables pliantesqté 12
Nappesqté 12
Portantsqté 4
Tables de logeqté 6
Chaises des vestiairesqté 24

Équipement

Pupitres de musiqueqté 40
Pupitre de chef d’orchestre
Podium de chef d’orchestre
Piano numérique
Tabouret de piano
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Éclairage pour le publicqté 4
Lampes à batterieqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 150
Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Sacs à glaçonsqté 8

Décoration

Panneaux du programmeqté 4
Panneau d’entrée
Panneaux indicateursqté 8
Numéros de tableqté 12
Badges nominatifsqté 60
Numéros de vestiaireqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, la salle, l’opéra et tous les interprètes. Bloquez ensuite la salle de répétition et prévoyez au moins une répétition technique avant la représentation.
Inspectez la salle technique au moins 2 semaines avant le concert : vérifiez les microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, retours, rallonges et multiprises.
Finalisez le plan de placement du public avant d’ouvrir ou de contrôler la billetterie. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les invités, les accompagnants et les changements de dernière minute.
Commandez les partitions et recueillez les informations du programme assez tôt pour mettre en page les livrets. Faites imprimer la version définitive au moins 7 jours avant le concert.
Confirmez le catering, les besoins alimentaires et le transport des artistes 3 à 5 jours avant l’événement. Le jour même, ouvrez la salle et les vestiaires suffisamment tôt pour recevoir les livraisons et installer les sièges sans précipitation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un opéra concertant ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les interprètes, réserver les répétitions, commander les partitions, organiser la billetterie et préparer les livrets.
Quand faut-il réserver la salle de répétition ?: Réservez-la dès que la date et les interprètes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Gardez au moins un créneau pour une répétition technique avec la configuration réelle de la scène.
Quand envoyer les invitations pour un opéra concertant ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant, puis traitez définitivement les inscriptions pour ajuster les sièges et le catering.
Que faut-il vérifier dans la salle le jour du concert ?: Vérifiez les sièges du public, les chaises de scène, les pupitres, le piano, les microphones, l’éclairage et le sol dégagé de la scène au moins 2 heures avant l’ouverture. Prévoyez ensuite 30 minutes pour les derniers tests et l’accueil des artistes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.