Konzertante Oper organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer konzertanten Oper stehen Musik, Stimmen und ein reibungsloser Ablauf im Mittelpunkt – ohne aufwendiges Bühnenbild. Beginne mit Termin, Ort und verbindlicher Bestätigung von Oper und Mitwirkenden. Danach folgen Probenraum, Partituren, Technik, Sitzplan und Kommunikation mit dem Publikum. Kurz vor dem Termin werden Anmeldungen, Verpflegung, Transporte und Programmhefte verbindlich abgeschlossen. Plane außerdem einen festen Aufbau- und Einlasszeitraum ein, damit Bühne, Umkleiden und Saal nicht gleichzeitig improvisiert werden müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Opern- und Darstellerbestätigung
2 Personen
- 3
Proberaum reservieren
- 4
Catering reservieren
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Programminformationen sammeln
2 Personen
- 9
Technikraum inspizieren
2 Personen
- 10
Sitzplan für das Publikum erstellen
2 Personen
- 11
Musikpartituren bestellen
- 12
Programmheft gestalten
2 Personen
- 13
Liste der Mitwirkenden prüfen
- 14
Kartenverkauf prüfen
2 Personen
- 15
Freiwillige einplanen
- 16
Künstlertansport bestätigen
- 17
Cateringbestellung aufgeben
- 18
Programmhefte drucken lassen
- 19
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
- 20
Musikpartituren sortieren
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
Event
- 22
Veranstaltungsort und Umkleiden öffnen
2 Personen
- 23
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 24
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 25
Bühnenfläche freiräumen
2 Personen
- 26
Dirigentenpodest aufstellen
2 Personen
- 27
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 28
Bühnenstühle aufstellen
3 Personen
- 29
Klavier und Instrumente aufstellen
3 Personen
- 30
Lichtstufen einstellen
2 Personen
- 31
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 32
Partien pro Pult bereitlegen
3 Personen
- 33
Künstlerzimmer einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 37
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
- 38
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 39
Künstler empfangen
2 Personen
- 40
Künstlerregistrierung durchführen
2 Personen
- 41
Letzte Bühnenkontrolle durchführen
3 Personen
- 42
Publikum begrüßen
4 Personen
- 43
Karten und Tickets prüfen
3 Personen
- 44
Garderobe verwalten
2 Personen
- 45
Konzertoper aufführen
25 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Pausebuffet servieren
4 Personen
- 48
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
- 49
Künstlermahlzeit servieren
3 Personen
- 50
Publikumsbereich lüften
- 51
Abendprogramm durchführen
25 Personen
- 52
Abschiedsbühne begleiten
2 Personen
- 53
Garderobenausgabe begleiten
2 Personen
- 54
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 55
Geschirr abräumen
3 Personen
- 56
Bühnenequipment abbauen
4 Personen
- 57
Musikpartituren sammeln
2 Personen
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Location reinigen
3 Personen
- 61
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 62
Liefermaterialien zurücksenden
2 Personen
- 63
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 64
Fundgegenstände registrieren
- 65
Rechnungen und Belege sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 250
- BühnensitzeAnz. 45
- KlappischeAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 4
- UmkleidetischeAnz. 6
- UmkleidestühleAnz. 24
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 40
- Dirigentenpult
- Dirigentenpodium
- Digitalpiano
- Klavierhocker
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- MonitorspeakerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 8
- PublikumsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielampenAnz. 12
Geschirr
- WeingläserAnz. 150
- WassergläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 80
- DesserttellerAnz. 150
- GebäckgabelnAnz. 150
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbeutelAnz. 8
Dekoration
- ProgrammschilderAnz. 4
- Eingangsschild
- WegweiserAnz. 8
- TischnummernAnz. 12
- NamensschilderAnz. 60
- GarderobennummernAnz. 300
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- MüllbeutelhalterAnz. 10
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sichere zuerst Termin, Spielort und die Bestätigung von Oper und Darstellern. Reserviere den Probenraum erst danach verbindlich, damit Besetzung und Raumzeiten zusammenpassen.
- Besichtige den Technikraum mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Prüfe dort Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker, Stromanschlüsse und Verlängerungskabel statt erst beim Aufbau.
- Lege den Sitzplan vor dem Kartenverkauf fest. Berücksichtige Publikumssitze, Bühnenfläche, Dirigentenpodium, Notenpulte und Sichtlinien; Änderungen am Veranstaltungstag kosten schnell 30 bis 60 Minuten.
- Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung ab. Erst dann gibst du die Cateringbestellung endgültig auf und weißt, wie viele Gläser, Tassen und Teller gebraucht werden.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für Öffnen, Lieferungen, Sitzaufbau, Bühne und Umkleiden ein. Halte Batterielampen bereit, falls beim Einlass oder hinter der Bühne nicht überall ausreichend Licht vorhanden ist.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine konzertante Oper organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort und Besetzung. Technikbesichtigung, Probenraum und Catering sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann muss die Besetzung einer konzertanten Oper bestätigt sein?
- Die verbindliche Bestätigung sollte mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Aufführung vorliegen. So bleiben genug Zeit für Probenplanung, Partituren, Transporte und Programminformationen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 2 Stunden ein, bei umfangreicher Tontechnik eher 3 Stunden. Darin enthalten sind Raumöffnung, Lieferungen, Publikums- und Bühnensitze, Notenpulte, Mikrofone und Beleuchtung.
- Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche abschließen?
- Erfasse Ernährungswünsche bis 7 Tage vor der Veranstaltung und bestätige die Bestellung spätestens 5 Tage vorher. Danach lassen sich Mengen und Sonderkost bei vielen Caterern nur noch eingeschränkt ändern.
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