Organiser un match derby, étape par étape

Un match derby demande plus qu’un terrain et deux équipes. Il faut verrouiller les inscriptions, l’arbitre et les vestiaires avant de préparer l’accueil du public. La veille, concentrez-vous sur les stocks, les tenues, le matériel et la sonorisation ; le jour même, contrôlez le terrain puis installez les espaces dans l’ordre d’arrivée des spectateurs. Ce déroulé vous aide à repérer les oublis qui provoquent le plus souvent des retards : boissons non fraîches, filets mal fixés, informations de match incomplètes ou bénévoles sans consigne.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Réserver le terrain et les vestiaires
3
Confirmer l’arbitre
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Publier les informations du match
8
Composer les programmes
2 personnes
9
Commander les stocks de boissons
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Vérifier les tenues d’équipe
2 personnes
13
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
14
Imprimer les feuilles du programme
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les vestiaires
2 personnes
17
Effectuer l’inspection du terrain
2 personnes
18
Vérifier les buts et les filets
2 personnes
19
Installer les gradins et les chaises
4 personnes
20
Installer les tables de billetterie
2 personnes
21
Aménager le point de restauration
3 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Tester la musique et le micro
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

27
Ouvrir la billetterie
3 personnes
28
Accueillir les visiteurs
4 personnes
29
Accueillir les équipes
2 personnes
30
Remplir la feuille de match
2 personnes
31
Annoncer le dispositif
32
Servir les boissons
4 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Annoncer l’heure de repos
36
Annoncer les résultats
37
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
38
Compter l’argent liquide
2 personnes

Suivi

39
Fermer le point de restauration
3 personnes
40
Ranger le matériel sportif
3 personnes
41
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
42
Retirer la décoration
3 personnes
43
Rassembler les déchets
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
46
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
47
Débrancher la sonorisation
2 personnes
48
Rendre le terrain propre
4 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 10
Barrières de sécuritéqté 12

Matériel de sport

Ballons de matchqté 6
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 30
Giletsqté 24
Drapeauxqté 4
Siffletsqté 3
Tableau des scores
Bidons d’eauqté 24
Sacs isothermesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Ciseauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Drapeaux du clubqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Rouleaux de ruban adhésifqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Lavettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez 3 à 4 semaines avant le derby par les invitations, la réservation du terrain et des vestiaires, puis confirmez l’arbitre. Fixez une date limite d’inscription afin de pouvoir établir les équipes et le programme sans changement de dernière minute.
Sept jours avant, rassemblez les besoins alimentaires et répartissez les bénévoles par créneau. Prévoyez au moins une personne pour la billetterie, une pour la restauration et une pour l’accueil des équipes, avec un responsable joignable pendant toute la rencontre.
La veille, vérifiez séparément les tenues, les ballons de match et de rechange, les cônes, les gilets, les sifflets, le tableau des scores et les bidons d’eau. Refroidissez les boissons et préparez les encas avant l’ouverture des vestiaires, car ces tâches prennent plus de temps que prévu.
Le jour du match, inspectez le terrain avant d’installer les gradins et les chaises. Contrôlez les buts et les filets, placez les barrières de sécurité et gardez une trousse de premiers secours ainsi que des poches de glace accessibles, pas rangées au fond de la réserve.
Testez la sonorisation, la musique et le micro au moins 60 minutes avant le coup d’envoi. Branchez les machines à café, bouilloires, réfrigérateurs et multiprises sur des rallonges sécurisées, puis installez la billetterie et le point de restauration avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour un match derby ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la rencontre. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le match pour finaliser les équipes, les besoins alimentaires et le programme.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le terrain ?: Bloquez au moins 90 minutes le jour même. Comptez ce temps pour inspecter le terrain, vérifier les buts et les filets, placer les barrières, installer les gradins et préparer le tableau des scores.
Quand faut-il refroidir les boissons pour le derby ?: Mettez les boissons au frais la veille, idéalement 12 à 24 heures avant le début du match. Vous éviterez de dépendre d’un seul réfrigérateur au dernier moment et pourrez contrôler les stocks avant l’ouverture.
Que faut-il tester avant le coup d’envoi ?: Testez le micro, la musique et toute la sonorisation au moins 60 minutes avant le coup d’envoi. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises, puis gardez une solution de secours si le son ne fonctionne pas.

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