Cómo organizar un partido de derbi sin imprevistos
Un partido de derbi necesita más coordinación que una simple pachanga: hay que asegurar el campo, el árbitro, los equipos y la atención al público. Empieza por cerrar la fecha y las reservas, continúa con las inscripciones y termina con una revisión completa del recinto. La mayor parte de los problemas aparece cuando se deja para el último día el material deportivo, la información de la competición o la preparación de vestuarios y bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Reservar el campo y los vestuarios
- 3
Confirmar al árbitro
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Asignar voluntarios
2 personas
- 7
Publicar la información de la competición
- 8
Preparar los folletos del programa
2 personas
- 9
Pedir bebidas
- 10
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 11
Hacer la compra
3 personas
- 12
Comprobar los uniformes del equipo
2 personas
- 13
Comprobar el material deportivo
2 personas
- 14
Imprimir programas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar los vestuarios
2 personas
- 17
Realizar la inspección del campo
2 personas
- 18
Comprobar las porterías y las redes
2 personas
- 19
Montar gradas y sillas
4 personas
- 20
Colocar mesas para la venta de entradas
2 personas
- 21
Montar el punto de catering
3 personas
- 22
Colgar la decoración
3 personas
- 23
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 24
Probar la música y el micrófono
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 27
Abrir la venta de entradas
3 personas
- 28
Recibir a los visitantes
4 personas
- 29
Recibir a los equipos
2 personas
- 30
Rellenar el formulario de competición
2 personas
- 31
Anunciar la disposición
- 32
Servir las bebidas
4 personas
- 33
Servir aperitivos
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Anunciar el descanso
- 36
Anunciar el resultado
- 37
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 38
Contar el dinero en efectivo
2 personas
Seguimiento
- 39
Cerrar el punto de restauración
3 personas
- 40
Recoger el material deportivo
3 personas
- 41
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 42
Retirar la decoración
3 personas
- 43
Recoger la basura
4 personas
- 44
Lavar la vajilla
3 personas
- 45
Limpiar los vestuarios
2 personas
- 46
Limpiar el área de catering
3 personas
- 47
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
- 48
Dejar el recinto limpio
4 personas
- 49
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 50
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 10
- Vallas de separacióncant. 12
Material deportivo
- Balones de competicióncant. 6
- Pelotas de repuestocant. 4
- Conoscant. 30
- Chalecoscant. 24
- Banderascant. 4
- Silbatoscant. 3
- Marcador
- Bidones de aguacant. 24
- Bolsas isotérmicascant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Compresas de hielocant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tijerascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Neverascant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Banderas del clubcant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el campo, los vestuarios y el árbitro antes de enviar las invitaciones. Si alguno de estos tres elementos falla, tendrás que cambiar horarios o equipos cuando los participantes ya estén avisados.
- Recoge las inscripciones con una fecha límite de 7 días antes del partido. Aprovecha el mismo formulario para preguntar por preferencias dietéticas y saber cuántas raciones y bebidas necesitas.
- Publica el programa de la competición al menos 3 días antes. Incluye horarios, equipos, normas, ubicación de vestuarios y punto de atención, y prepara copias impresas para quienes no consulten el móvil.
- Haz una revisión del campo entre 2 y 3 horas antes del inicio: comprueba porterías, redes, marcador y material de repuesto. Deja preparados también los balones, conos, chalecos, silbatos, agua y botiquines.
- Monta gradas, mesas, catering, decoración y sonido antes de abrir el recinto. Prueba el micrófono y la música con el volumen real, enfría las bebidas y prepara los aperitivos como mínimo 60 minutos antes del primer partido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar un campo para un partido de derbi?
- Resérvalo al menos 4 semanas antes, especialmente si necesitas vestuarios y un horario concreto. Confirma de nuevo la disponibilidad 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que confirmar al árbitro?
- Confirma al árbitro entre 2 y 3 semanas antes del partido y vuelve a verificar la hora, las reglas y el contacto del responsable 48 horas antes.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los equipos?
- Cierra las inscripciones 7 días antes. Así puedes publicar los equipos, ajustar los horarios, preparar los uniformes y calcular las compras de comida y bebidas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el campo y los vestuarios?
- Empieza el montaje y la inspección entre 2 y 3 horas antes del primer encuentro. Reserva la última hora para colocar el catering, enfriar bebidas y probar el sonido, sin mezclarlo con la revisión deportiva.
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