Ein Derbymatch Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Derbymatch müssen sportliche Abläufe, Zuschauer, Helfer und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Platz, Umkleiden, Schiedsrichter und Anmeldungen, bevor du Einkauf und Aufbau planst. Rund eine Woche vorher sollten Wettkampfinformationen, Programmhefte und Einsatzpläne feststehen. Am Spieltag selbst zählen klare Zuständigkeiten, eine Geländekontrolle und ein getestetes Mikrofon mehr als zusätzliche Dekoration.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Feld und Umkleidekabinen reservieren
3
Schiedsrichter bestätigen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Freiwillige einteilen
2 Personen
7
Wettkampfinformationen veröffentlichen
8
Programmhefte zusammenstellen
2 Personen
9
Getränkevorrat bestellen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Teamuniformen prüfen
2 Personen
13
Sportmaterial prüfen
2 Personen
14
Programmhefte drucken
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Umkleidekabinen vorbereiten
2 Personen
17
Geländeinspektion durchführen
2 Personen
18
Tore und Netze kontrollieren
2 Personen
19
Tribünen und Stühle aufstellen
4 Personen
20
Tische für den Kartenverkauf aufstellen
2 Personen
21
Gastronomiebereich einrichten
3 Personen
22
Dekoration aufhängen
3 Personen
23
Musikanlage anschließen
2 Personen
24
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

27
Ticketverkauf eröffnen
3 Personen
28
Besucher empfangen
4 Personen
29
Teams empfangen
2 Personen
30
Wettkampfformular ausfüllen
2 Personen
31
Aufstellung ansagen
32
Getränke servieren
4 Personen
33
Snacks servieren
3 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Halbzeitstand ansagen
36
Ergebnis bekannt geben
37
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
38
Bargeld zählen
2 Personen

Nachbereitung

39
Gastronomiebereich schließen
3 Personen
40
Sportmaterial aufräumen
3 Personen
41
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
42
Dekoration entfernen
3 Personen
43
Abfall sammeln
4 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Umkleiden reinigen
2 Personen
46
Cateringbereich reinigen
3 Personen
47
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
48
Gelände sauber übergeben
4 Personen
49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
50
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 12

Sportmaterial

WettkampfbälleAnz. 6
ErsatzbälleAnz. 4
KegelAnz. 30
WarnwestenAnz. 24
FahnenAnz. 4
PfeifenAnz. 3
Anzeigetafel
WasserflaschenAnz. 24
KühltaschenAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ScherenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

ClubflaggenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
KlebebandrollenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
SchwammtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Spielfeld und Umkleidekabinen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und bestätige den Schiedsrichter spätestens 14 Tage vor dem Anpfiff. So bleibt Zeit, bei einer Absage Ersatz zu finden.
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Spieltag und erfasse dabei Ernährungswünsche. Plane die Snacks erst danach, damit vegetarische oder andere benötigte Optionen nicht fehlen.
Teile Helfer für Einlass, Gastronomie, Technik und Spielfeld jeweils mit einer konkreten Startzeit ein. Eine kurze Einsatzübersicht mit Namen und Telefonnummern verhindert, dass beim Aufbau Aufgaben liegen bleiben.
Prüfe Sportmaterial, Teamuniformen, Tore und Netze am Vortag. Lege Wettkampfbälle, mindestens einen Ersatzball, Pfeifen, Erste-Hilfe-Koffer und Kühlkompressen so bereit, dass sie sofort erreichbar sind.
Baue Tribünen, Stühle, Verkaufstische und Absperrgitter mindestens 2 Stunden vor Spielbeginn auf. Teste Musikanlage, Mikrofon und Anzeigetafel anschließend mit Stromkabeln und einem vollständigen Probelauf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Derbymatch organisieren?: Starte etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Platz, Umkleiden und Schiedsrichter. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Spieltag laufen.
Wann soll ich die Anmeldungen für das Derbymatch schließen?: Schließe die Anmeldungen 7 bis 10 Tage vor dem Spiel. Dann kannst du Teamlisten, Programmhefte, Helferplan und Verpflegung mit verlässlichen Zahlen vorbereiten.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Derbymatch?: Rechne bei warmem Wetter mit etwa 1 bis 1,5 Litern pro Person für Spieler, Helfer und Zuschauer über mehrere Stunden. Stelle Wasser für die Teams getrennt bereit und kühle den Vorrat spätestens am Vorabend.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Spieltag?: Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Absperrgitter, Gastronomie und Umkleiden ein. Für Musik, Mikrofon, Anzeigetafel und die Kontrolle von Toren und Netzen solltest du weitere 30 Minuten reservieren.

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