Zo organiseer je een derbymatch zonder gaten in de planning
Een derbymatch organiseren begint niet met de wedstrijddag, maar met het vastleggen van veld, kleedkamers en scheidsrechter. Daarna bouw je de planning op rond teams, vrijwilligers, materiaal en publieksinformatie. Controleer vooraf niet alleen de wedstrijdballen, maar ook reserveballen, doelen, netten, scorebord en EHBO. Op de dag zelf draait alles om een korte veldinspectie, ingerichte kleedkamers en een horecapunt dat op tijd open kan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Veld en kleedkamers reserveren
- 3
Scheidsrechter bevestigen
- 4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 7
Wedstrijdinformatie publiceren
- 8
Programmabladen samenstellen
2 personen
- 9
Drankvoorraad bestellen
- 10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 11
Boodschappen doen
3 personen
- 12
Teamtenues controleren
2 personen
- 13
Sportmateriaal controleren
2 personen
- 14
Programmabladen printen
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
- 17
Veldinspectie uitvoeren
2 personen
- 18
Doelen en netten controleren
2 personen
- 19
Tribunes en stoelen opstellen
4 personen
- 20
Tafels voor kaartverkoop plaatsen
2 personen
- 21
Horecapunt inrichten
3 personen
- 22
Versiering ophangen
3 personen
- 23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 24
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
- 27
Kaartverkoop openen
3 personen
- 28
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 29
Teams ontvangen
2 personen
- 30
Wedstrijdformulier invullen
2 personen
- 31
Opstelling omroepen
- 32
Dranken serveren
4 personen
- 33
Hapjes serveren
3 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Ruststand omroepen
- 36
Uitslag omroepen
- 37
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 38
Contant geld tellen
2 personen
Nazorg
- 39
Horecapunt afsluiten
3 personen
- 40
Sportmateriaal opruimen
3 personen
- 41
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 42
Versiering verwijderen
3 personen
- 43
Afval verzamelen
4 personen
- 44
Servies afwassen
3 personen
- 45
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
- 46
Horecaruimte schoonmaken
3 personen
- 47
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
- 48
Terrein schoon opleveren
4 personen
- 49
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 50
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Afzethekkenaantal 12
Sportmateriaal
- Wedstrijdballenaantal 6
- Reserveballenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Hesjesaantal 24
- Vlaggenaantal 4
- Fluitjesaantal 3
- Scorebord
- Waterbidonsaantal 24
- Koeltassenaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- IJscompressenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 200
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Scharenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
Apparatuur
- Koelkastenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 4
Decoratie
- Clubvlaggenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Plakbandrollenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Sponsdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg veld, kleedkamers en scheidsrechter eerst vast; zonder die drie afspraken kun je uitnodigingen en wedstrijdinformatie niet betrouwbaar publiceren.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en deel vrijwilligers vroeg in. Plan aparte mensen voor kaartverkoop, horeca, veldzaken en ontvangst.
- Controleer teamtenues en sportmateriaal minstens één dag vooraf. Tel wedstrijdballen, reserveballen, hesjes, pionnen en waterbidons voordat de teams arriveren.
- Koel dranken pas nadat de voorraad is gecontroleerd en houd herbruikbare bekers, borden, bestek en serveerbladen bij het horecapunt klaar. Zo voorkom je dat de verkoop stilvalt door ontbrekende spullen.
- Test geluidsinstallatie, muziek en microfoon vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Zet tribunes, stoelen, afzethekken en tafels op tijd neer en loop daarna het veld, de doelen en de netten nog één keer na.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een derbymatch organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van veld en kleedkamers en het bevestigen van de scheidsrechter. Verstuur daarna de uitnodigingen en plan de vrijwilligers.
- Wanneer moet ik de wedstrijdinformatie publiceren?
- Publiceer teams, aanvangstijd, route, kleedkamers en praktische afspraken uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Verwerk dieetwensen en wijzigingen daarna in één laatste deelnemersoverzicht.
- Wanneer controleer ik het sportmateriaal voor een derbymatch?
- Doe een volledige telling de dag vóór de wedstrijd en controleer op de wedstrijddag opnieuw de ballen, doelen, netten, het scorebord en de EHBO-koffers. Leg reserveballen en ijscompressen direct bereikbaar klaar.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om het terrein klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 2 uur vóór de aftrap voor veldinspectie, doelen en netten, tribunes, stoelen, afzethekken, horeca en geluidsinstallatie. Plan daarna nog 30 minuten voor een gezamenlijke eindcontrole.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!