Organiser un mariage sur tout un week-end, étape par étape

Un mariage sur un week-end demande plus qu’une cérémonie et un repas : il faut coordonner les invités, les prestataires, les transports et le matériel sur plusieurs temps forts. Commence par bloquer la date et le lieu, puis avance vers les invitations et les réservations. Les détails qui posent le plus souvent problème sont les allergies, les besoins de transport, le plan de table et le refroidissement des boissons. Termine par un déroulé imprimé et une répartition claire des responsabilités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier la liste de cadeaux
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recueillir les besoins en transport
8
Réserver le catering
9
Commander des fleurs
10
Confirmer le photographe
11
Fournir la musique
12
Confirmer l’officier d’état civil
13
Établir le programme de la cérémonie
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Établir le plan de table
2 personnes
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Créer les menus
2 personnes
18
Rassembler le matériel de cérémonie
2 personnes
19
Composer la playlist
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Signaler les allergies au traiteur
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Aller chercher le gâteau
2 personnes
25
Récupérer les fleurs
2 personnes
26
Nettoyer le lieu
3 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Aménager le lieu de la cérémonie
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Placer les compositions florales
2 personnes
33
Dresser les tables
4 personnes
34
Placer les badges nominatifs
2 personnes
35
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
36
Mettre le buffet en place
4 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Installer la table du gâteau
2 personnes
39
Aménager le vestiaire
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Tester le matériel sonore
2 personnes
42
Tester l’éclairage
2 personnes
43
Préparer les boissons
3 personnes
44
Vérifier les livraisons
2 personnes
45
Préparer le programme de la cérémonie

Événement

46
Accueillir les invités
3 personnes
47
Animer la cérémonie
3 personnes
48
Servir les toasts
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ouvrir le buffet
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Dégager les tables
3 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Couper le gâteau
2 personnes
57
Servir le gâteau
3 personnes
58
Fournir la musique
59
Encadrer la piste de danse
60
Mettre les cadeaux en lieu sûr
2 personnes
61
Accompagner les invités de départ
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Rassembler la vaisselle
4 personnes
64
Conserver les aliments en toute sécurité
2 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Démonter le mobilier
4 personnes
71
Démonter les tentes
4 personnes
72
Distribuer les restes
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Retourner le matériel loué
2 personnes
75
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables de réceptionqté 4
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Jupes de tableqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 80
Table des cadeaux
Table à gâteaux
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 90
Fourchettes de tableqté 90
Couteaux à dînerqté 90
Fourchettes à dessertqté 90
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Couteau à gâteau
Spatule à gâteauqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 10

Décoration

Chemins de tableqté 8
Vasesqté 16
Compositions floralesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Mur photo
Badges nominatifsqté 80
Cartes de menuqté 12
Numéros de tableqté 8
Arche de cérémonie
Coussin d’alliances
Livre d’or
Stylosqté 6
Bougies de tableqté 40
Bougeoirsqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixe d’abord la date et le lieu, puis établis la liste des invités avant d’envoyer les invitations. Prévois un délai d’au moins 8 à 12 semaines pour recueillir les réponses, les allergies et les besoins de transport.
Réserve rapidement le traiteur, le photographe, les fleurs, la musique et l’officier d’état civil. À 4 semaines du week-end, confirme par écrit les horaires, les quantités et les conditions d’accès au lieu.
Prépare le déroulé de la cérémonie et imprime plusieurs exemplaires au plus tard la veille. Garde aussi une version pour les personnes qui coordonnent le repas, la musique et les déplacements.
Compte la vaisselle et les verres pour chaque service, avec une marge d’environ 10 %. Vérifie séparément les assiettes de dîner, assiettes à dessert, verres à eau, à vin et à champagne, car ils ne sont pas toujours inclus dans la location du lieu.
Organise la dernière journée comme une check-list logistique : récupérer le gâteau et les fleurs, faire les courses, refroidir les boissons et signaler les allergies au traiteur. Attribue chaque course à une personne précise, avec une heure limite.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage sur un week-end ?: Envoie-les idéalement 8 à 12 semaines avant le week-end, surtout si les invités doivent prévoir un transport ou une nuit sur place. Fixe une date de réponse environ 4 semaines avant l’événement pour finaliser le traiteur et le plan de table.
Quand réserver le traiteur pour un mariage sur un week-end ?: Réserve le traiteur dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 4 à 6 mois à l’avance. Confirme les allergies, le nombre de repas et les horaires définitifs au plus tard 4 semaines avant.
Combien de verres et d’assiettes prévoir pour un mariage ?: Prévois au minimum une pièce par invité et par service, puis ajoute environ 10 % de marge. Pour un week-end, compte séparément les verres à eau, à vin et à champagne, ainsi que les assiettes de dîner et à dessert.
Quand préparer le plan de table et les badges nominatifs ?: Prépare une première version 4 semaines avant, puis finalise-la après la clôture des réponses, généralement 10 à 14 jours avant le mariage. Imprime les badges et le plan de table au plus tard la veille.

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